Meeting hallway

Sterker uit de crisis… het kantoor als clubhuis?

  • Alexander Raaijmakers, Partner |

4 minuten leestijd

Collega’s uit het werkveld van Real Estate & Business Services vragen ons vaak welke kijk KPMG heeft op de nieuwe werkelijkheid na COVID-19.

Collega's uit het werkveld van Real Estate & Business Services vragen ons vaak welke kijk KPMG heeft op de nieuwe werkelijkheid na COVID-19. Deze vraag is voor veel organisaties best een puzzel en natuurlijk ook voor KPMG. Eén ding is zeker, hier liggen kansen! Organisaties die erin slagen om de puzzelstukjes op de juiste plaats te leggen, kunnen sterker dan voorheen uit deze crisis komen.

Dat betekent concreet dat we ook na COVID naast het voorzien in relevante en kwalitatieve producten en diensten, naar alle variabelen moeten kijken die bijdragen aan de beste beleving voor klanten, medewerkers en stakeholders.
Hierbij spelen zaken mee als:

  • Veiligheid en gezondheid van medewerkers
  • Logistieke aspecten, beweging van mensen en middelen en veranderingen in de supply chain 
  • Duurzaamheid (onze footprint verder verkleinen)
  • Een toekomstbestendige inrichting van de organisatie en alle ondersteunende processen
  • De samenwerking met partners en leveranciers in het bredere netwerk

Bij het beantwoorden van de vragen van vandaag en morgen speelt de functie van Real Estate & Business Services een grote rol. Zo hebben veel organisaties door de coronacrisis ondervonden dat thuiswerken met een fit for purpose IT-infrastructuur prima werkt en reistijd scheelt. Tegelijkertijd blijkt uit verschillende surveys, zoals onder medewerkers, dat men het persoonlijke contact ondanks de vele ICT-oplossingen soms echt nodig heeft. Dat lijkt best een spanningsveld en niet voor niets zien we dat grote internetshops na enige tijd soms ook fysieke winkels openen om te voorzien in de behoeften. Aan de andere kant zien we ook dat een aantal (Tech)organisaties volledig afscheid nemen van hun kantoren vanwege de positieve ervaringen met het werken op afstand.

Hoe dan ook, het gaat erom dat de Real Estate & Business Services-portfolio zo optimaal mogelijk aansluit bij de behoeften van alle stakeholders en maximaal bijdraagt aan het behalen van de doelen van de organisatie.

COVID heeft de behoefte naar het beperken van logistieke bewegingen en de behoefte om meer lokaal te doen versterkt. Kortom, thuiswerken neemt een belangrijkere plek in – ook na COVID – en voldoende landelijke dekking van kantoren en ruimten voor waardecreatie is nu een belangrijk vraagstuk. Waar bijvoorbeeld kantoororganisaties eerder het bedrijfsvastgoed inzetten om vooral werkplekken te bieden, komt nu voor veel organisaties nog meer nadruk te liggen op het bieden van interactie- en ontmoetingsruimten. Een goede en herkenbare omgeving maakt de ambitie en waarden van de organisatie zichtbaar en tastbaar, het faciliteert het échte gesprek en zorgt voor meer verbondenheid dan ooit. Zo wordt het kantoorgebouw veel meer een 'clubhuis' waar alle stakeholders elkaar echt ontmoeten en in gesprek gaan over hun behoeften, belangen en opvattingen. Hierbij gaat men letterlijk de deur uit met nieuwe ervaringen, verrijkte inzichten en mooie gezamenlijke successen.

De werkelijke uitwerking en invulling van de (post-)COVID-scenario's verschilt per organisatie. Daarom heeft KPMG Global het '4R-model' ontwikkeld dat al veel organisaties heeft geholpen om de aanpak te bepalen voor de verschillende fases die zijn te identificeren bij abrupte en impactvolle veranderingen, zoals deze crisis:

  • Reactiefase als primaire reactie op de crisis met de focus op veiligheid 
  • Resilienceperiode waarbij de organisatie zich richt op het weerbaar maken van de organisatie, mensen, performance en financiën (focus van meeste organisaties op dit moment)
  • Recovery is de fase gericht op het identificeren van nieuwe kansen om sterker uit de crisis te komen
  • Met de new Reality als laatste, toekomstige fase om de nieuwe werkelijkheid ook volledig te integreren in het operating model van de organisatie.

Om uiteindelijk te bepalen wat de organisatie in 'the new reality-fase' nu en in de toekomst nodig heeft, is een heatmap assessment waarin alle variabelen worden meegewogen zeer behulpzaam. Dit helpt onder meer bij het vaststellen van de strategie en het concretiseren van het actieplan op de eerder genoemde puzzelstukjes. Een dergelijke heatmap inclusief een aantal andere door het internationale netwerk geteste tools is wat we vanuit KPMG niet alleen inzetten bij klanten, maar waar we ook zelf gebruik van maken. Deze tools helpen ons om met de nodige efficiency een optimaal effect te bereiken.

Zo hebben we gewerkt aan het optimaliseren van de belangrijkste kernprocessen voor onze klanten en medewerkers, hebben we verdere automatisering doorgevoerd en versnellen we de digitalisering. Op het gebied van vastgoed vertaalt dit zich in het effectiever inzetten van de benodigde kantoorruimte. Zo verkleinden we niet alleen onze footprint, maar implementeerden we ook al voor COVID binnen KPMG het zogenaamde Value Based Working waarbij de ruimten geschikt gemaakt zijn voor de verschillende doelen en manieren van (samen)werken. Nu komt daar het post-COVID-scenario bij waarmee we aan de hand van de heatmap onder meer de ligging en spreiding van kantoren, de benodigde ruimte, de inrichting en het beleid omtrent thuiswerken verder vormgeven. Dit doen we met de Board en een team van professionals uit onze eigen organisatie en daar betrekken we onze medewerkers, klanten en andere stakeholders bij.

Samen bouwen we op deze manier aan ons clubhuis en onze Business Services als fundament voor een nog sterker KPMG!

Dave Venmans
Head of Operations (COO) KPMG Business Services

Alexander Raaijmakers
Partner Integrated Business Services KPMG