Nl Pebbles

Remote werken voor Agile teams, werkt dat?

6 minuten leestijd

In maart was de boodschap van de overheid luid en duidelijk: blijf zoveel mogelijk thuis. Dit zorgt naast creativiteit op de (thuis)werkvloer - hallo videobellen en virtuele vrijmibo’s - ook voor de nodige praktische uitdagingen. Vooral voor teams die normaal gesproken hoofdzakelijk fysiek bij elkaar zitten. Deze fysieke samenwerking is veelal een key-succesfactor voor Agile teams. Welke praktische uitdagingen brengt deze situatie met zich mee en hoe gaan we hiermee om?

Thuiswerken, of remote werken, het is al jaren een toenemende trend. De technologische ontwikkeling, globalisering (de wereld als werkplek) en duurzaamheid (minder reizen) zijn aanpalende trends die geleid hebben tot het toenemen van remote werken. We nemen steeds meer afscheid van traditionele kantoortuinen en gaan flexibel of zelfs 'activity based' werken. Hier komt echter wel de nodige voorbereiding bij kijken.

Die luxe van een goede voorbereiding is er nu niet. Met het hele Agile team van de een op de andere dag thuiswerken vraagt om de nodige aanpassingen en creativiteit. Hoe gaan we om met deze uitdaging en hoe halen we het beste uit onze Agile teams naar boven in deze nieuwe werkelijkheid?

Waar we ons gaan instellen op een 'anderhalvemetereconomie', schiet de vindingrijkheid dan ook omhoog. Hoe draaien we de uitdagingen van nu, om tot leermomenten voor later? Het is een uitgelezen kans om te vernieuwen. Om in te spelen op deze nieuwe werkelijkheid. Om aan te tonen dat, wanneer de nood hoog is, en de zo succesvolle fysieke samenwerkingsstructuur wegvalt, Agile teams ook remote succesvol blijven functioneren.

In deze blog beschrijven we een aantal praktische tips om remote werken voor Agile teams effectief in te richten op basis van onze eigen kennis en ervaring, alsmede de ervaringen bij onze klanten.

Een van de eerste zaken die weg valt is de ad-hoc en non-verbale communicatie. De communicatielijnen zijn langer en het is niet meer goed zichtbaar op welke wijze je gesprekspartner(s) de informatie ontvangt. Effectiever en efficiënter communiceren is dus extra van belang en een van dé handvatten van een goede en productieve samenwerking. Hoe richting we dit in de praktijk in?

1. Maak heldere afspraken

Allereerst hóeft de samenwerking en/of de velocity, niet te lijden onder een andere manier van communicatie. We zien, ook bij onze klanten, dat wanneer teams al goed op elkaar zijn ingespeeld vooral het gebruik van goede tooling, voor bijvoorbeeld het videobellen, een randvoorwaarde is voor goede communicatie. Een goede internetverbinding soms daargelaten. We zien dat deze teams elkaar onderling ook in deze tijden weten te vinden wanneer dat nodig is.

Wanneer teams minder goed op elkaar zijn ingespeeld vergt dit een meer gestructureerde aanpassing. Denk bijvoorbeeld aan teams met nieuwe collega's, of teams waar het Agile werken recentelijk is geïntroduceerd. Hiervoor geldt dat naast het gebruik van tooling ook, de structuur van het thuiswerken, denk hierbij aan een duidelijk set afspraken, bijvoorbeeld een herijking van de bestaande communicatie momenten en de teamafspraken, en de herinrichting van een aantal Agile ceremonies, bijvoorbeeld een andere manier van het uitvoeren van de retrospective, essentieel is voor een effectieve samenwerking. We gaan hier later wat verder op in.

2. Heb vertrouwen in het team

De kwaliteit van het eindproduct en de waarde die dit product oplevert voor de klant wordt beheert door de product owner (PO). Nauwe afstemming met de stakeholders en een effectieve samenwerking met het development team is van groot belang. Langslopen bij de stakeholders, voor een toelichting op de waarde van het eindproduct, of aanvullende toelichting op de prioriteiten van de backlog aan het bureau is er niet meer bij. De invulling van de rol veranderd in deze tijden natuurlijk niet, de manier waarop wel.

Welke rol je als PO niet wilt aannemen is die van de micromanager. Dit is hinderlijk voor zowel de productiviteit en tevens het moraal. Als PO ben je verantwoordelijk voor de, prioritering van de product backlog en niet de sprint backlog. Dit is de verantwoordelijkheid van het development team zelf. Vertrouw het team. Ook voor de noodgedwongen maatregel om thuis te werken was het development team verantwoordelijk voor de zelfstandige uitvoering van de sprint. Het development team moet de kans krijgen om ook in deze situatie succesvol te zijn. Bespreek aan het einde van de sprint in de retrospective dan ook het verloop. Wat kon er beter ten aanzien van o.a. het proces, het functioneren en de tooling? Dit leidt tot een concreet verbeterplan van de volgende sprint.

3. Focus op persoonlijk coachen

De scrum master heeft de rol van facilitator, de agile coach en van het wegnemen van obstakels buiten de invloedsferen van het development team. Het doel is om te waarborgen dat het team goed kan functioneren volgens de Agile werkwijze. We zien dat de rol van de scrum master extra focus krijgt op de faciliterende invulling van de rol. Door goed te faciliteren wordt de communicatie geoptimaliseerd. Hierdoor kan op meer efficiënte en vooral effectieve wijze gewerkt worden. Hij of zij is druk bezig met het goed werkend krijgen van het nieuwe, remote, Agile werkproces. Het goed laten verlopen van de meetings is dan ook cruciaal voor een effectieve samenwerking van het gehele team. De rol wordt hiermee nog belangrijker dan deze al was. Vergeet hierbij niet om gebruik te maken van een digitaal Scrum/Kanban board. Binnen onder andere Microsoft Teams, JIRA, en Trello zijn hier meer dan voldoende mogelijkheden voor.

Het coachen van het team is, met een mogelijk dalend moraal, van groot belang. Houdt voldoende persoonlijk contact met het team en coach nog meer op onderwerpen als de zelfsturing, zelfstandigheid en de groei van het team.

4. Bouw een virtuele teamcultuur

Een positieve teamcultuur is een katalysator voor goede resultaten. Die cultuur kan bestaan uit een grote verscheidenheid aan kleine dingen. Variërend van een praatje bij de koffieautomaat tot een potje tafelvoetbal na de lunch. Het zijn die kleine dingen die in deze situatie niet meer mogelijk zijn. Een gevolg kan zijn dat het moraal van het team daalt en de positieve teamcultuur in mindere mate overheerst. Het is dan ook van belang het moraal en teamgevoel zo hoog mogelijk te houden. Daag daarom alle teamleden uit om op een creatieve manier te zorgen voor het in stand houden van de teamcultuur. Denk hierbij aan een open videokanaal, ga eens digitaal koffiedrinken, organiseer virtuele vrijmibo's of online team challenges.

De thuissituatie van iedereen is natuurlijk anders. Houdt daar wel extra rekening mee. Wanneer je thuiswerkt met kinderen is dat soms al uitdagend genoeg. Dat biedt niet altijd de ruimte voor aanvullende, online, sociale activiteiten. Maar ook dan, en misschien wel juist, blijft het belangrijk om de sociale interactie hoog te houden. Laat de gesprekken niet alleen over het werk gaan, maar vraag juist eens; ''Hoe houd jij het thuis draaiende met de kinderen?''.

5. Ga voor een duidelijke structuur en durf te prioriteren

De Agile ceremonies brengen structuur in de remote-werkdag. Ook wanneer je niet fysiek bij elkaar kunt zitten. Het doel van deze ceremonies wijzigt dan ook niet, het format wel. Wanneer je Agile ceremonies remote op dezelfde wijze uitvoert, kan dit leiden tot (te) lange meetings en daarmee een contraproductieve sessie. Zorg daarom voor een duidelijke, vooraf gecommuniceerde, inrichting van de meeting. Wat is het doel? Wie is er aan het woord? Welke input is benodigd? En bovenal, wat is de duur van de meeting? De rol van de scrum master is extra belangrijk om de meetings zo gestructureerd, en daarmee zo efficiënt mogelijk, te laten verlopen.

De mate van volwassenheid van het team bepaald de zwaarte van de rol van de scrum master tijdens deze meetings. Zorg dat de gestelde tijd wordt aangehouden, en durf te prioriteren om dit voor elkaar te krijgen. Ga achteraf ook eens na of de essentie van de meeting als zinvol en nuttig werd bevonden. Dit creëert gedeeld eigenaarschap over de vooraf gemaakt afspraken en extra bewustzijn. Dit geeft handvatten om op terug te grijpen en continue te blijven verbeteren.

Tot slot

Wij zijn overtuigd dat Agile teams ook in deze, noodgedwongen, remote omstandigheden goed kunnen blijven functioneren. We zien dat de snelheid waarmee de teams zich aanpassen naar de nieuwe werkelijkheid hoog is. Het neerzetten van duidelijke afspraken en verwachtingen zijn essentieel voor een efficiënte en effectieve manier van samenwerken. Ook het hebben van vertrouwen in het team draagt bij aan de ontwikkeling van de zelfstandigheid en zelfsturing. Het bevorderd het collectief verantwoordelijkheidsgevoel van het team. Wij verwachten dat, wanneer effectief op de situatie wordt ingespeeld, deze bijdraagt aan het veerkrachtiger maken van de teams en het hiermee versterken van de toekomstbestendigheid.

Wilt u naar aanleiding van dit artikel een vraag stellen of in gesprek gaan, neem dan contact op Marjolein van Egmond-van Beusekom of Bram van der Heijden.