close
Share with your friends

Privacy Notice for Candidates

Privacy Notice for Candidates

Updated 1 October 2020

KPMG is dedicated to protecting the confidentiality and privacy of information entrusted to it. As part of this fundamental obligation, KPMG is committed to the appropriate protection and use of personal information (sometimes referred to as “personal data”, “personally identifiable information” or “PII”). This notice (“Privacy Notice for Candidates”) describes your privacy rights in relation to the information about you that we process as well as the steps we take to protect your privacy.

In this notice, “KPMG”, “we”, “our” and “us” refer to the global organisation or to one or more of the member firms of KPMG International Limited (“KPMG International”), each of which is a separate legal entity.  KPMG International Limited is a private English company limited by guarantee and does not provide services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.

This Privacy Notice for Candidates aims to explain how we handle and protect your personal data in connection with KPMG’s recruitment processes and what KPMG’s data protection obligations are along with your rights. “Personal data” means information that either by itself or in combination with other personal data may identify an individual. The term Candidate (or “You”) as used in this Privacy Notice for Candidates refers to an individual who applies for or is seeking employment with us, either on temporary or permanent basis.  This also includes candidates applying for internship, attachment or other training program in KPMG.

 

What personal information do we collect

The personal information that we collect in the process of your job application and interview with us include, but are not limited to:

  • Personal details such as name, gender, date of birth, national registration identification and/or passport number, residential address, contact details (phone and e-mail address), name and profession of parents and siblings;
  • Details of your education background, professional qualifications, work experience;
  • Results of psychometric tests;
  • References from your previous employer(s) or referee(s);
  • Details of other employment or vocation apart from main occupation.

For purposes of our hiring assessment, we will also require candidates to furnish details relating to your religious or other beliefs of a similar nature, and declaration of your health status, the commission or alleged commission of any offence and bankruptcy status.

Where do we collect the information from

In addition to obtaining information directly from you, KPMG may also collect your personal data from third parties, such as recruitment agency through which you applied, your named referees or from publicly available sources such as LinkedIn.

 

What do we use the information for

We collect and process your personal data for the purposes of:

  • Identifying and evaluating candidates for potential employment;
  • Identifying candidates for future hiring opportunities that may become available;
  • Identifying potential conflict of interest in candidates;
  • Record keeping in relation to recruitment activities;
  • Conducting reference and/or background checks.

 

The legal basis by which we process your personal data

We collect your personal information to process your application, on the basis of consent. The processing is also with a view to entering into a contract of employment with you (should the application proceed to an offer of employment).

Where the information that we collect involves sensitive personal data, we will seek your explicit consent prior to processing. 

Should your job application proceed to an offer of employment with KPMG, and when you have accepted the offer, the bases for our processing of your personal data from then on will be covered in the Privacy Notice for Employees.

 

Must you give us the personal information we ask for

Whilst you have the right not to provide your personal information, without these, you will understand that we will not be able to carry out a due and proper assessment of your application for job opportunities with KPMG.

 

Data security

KPMG has reasonable security policies and procedures in place to protect personal information from loss, misuse, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration, or destruction. Despite KPMG's best efforts, however, security cannot be absolutely guaranteed against all threats. To the best of our ability, access to your personal information is limited to those who have a need to know and KPMG employees who have an access are required to maintain the confidentiality of such information.

 

For how long do we keep your personal information

We will retain your personal data only for so long as is necessary for the purposes it was collected. If the processing of your job application leads to an offer of employment with KPMG, your personal data collected as a candidate will become part of KPMG’s employee records. The retention period of your personal data from then on will be as addressed in the Privacy Notice for Employees.

If your application is unsuccessful, we may still continue to retain and use your personal data collected during the recruitment process in order to consider you for new positions, and, where necessary, for our reference should you submit a new application in the future. In any case, we will not keep your personal data for any longer than two years.

 

Do we process your information without any human intervention

KPMG does not use any automated system to carry out any process that will result in automated decision making in relation to your job application.

 

Information transfer

Transfer within the network of KPMG member firms

We may share information of our job candidates with other member firms of the KPMG network for purposes that are related to the employment opportunities which the candidates are seeking.  We also share personal information with the KPMG network for purposes of providing services such as the hosting and supporting of IT applications.

 

Transfer to third parties

The processing of applications for employment and reference and background checks are carried out using third party solutions or by third parties engaged by KPMG.  These parties may utilise the services of other service providers such as for the purpose of hosting of servers that will require the transfer of data outside of Malaysia. 

Except for these purposes, we do not disclose your personal information to third parties or subject the information to a transfer outside of Malaysia without your consent. Where such a need arises, we ensure that third parties to which we transfer personal data will provide an adequate level of protection on the personal data in accordance with the strict standards that we require for processing of data. 

KPMG will not transfer the personal information that you provide to any third parties for their own direct marketing use.

 

Your rights

During the period when your job application is being processed, you may choose to exercise any of the following rights available to you:

  • You have the right to access your personal data;
  • You have the right to correct your personal data which you know is inaccurate, incomplete, misleading or not up to-date;
  • You have the right to withdraw consent to process your personal data;
  • You have the right to cease the processing of or processing for a specified purpose or in a specified manner of your personal data, if the processing is causing or likely to cause substantial damage or distress to you or another person and the damage or distress is or would be unwarranted.  This right however will not apply if you have given your consent for the processing.

In the event that your application did not result in an offer of employment, your rights remain in respect of the personal data that we may continue to retain.  After the retention period of two years, we will not be able to process any request as your personal data will no longer be retained by us.

You can make a request to exercise these rights by contacting us at MY-FMHR@kpmg.com.my and we will make all reasonable and practical efforts to comply with your request, so long as it is consistent with applicable laws and regulations.  Prior to processing your request, we may ask for proof of identity and sufficient information about your job application submission so that we can locate your personal information.

 

Changes to privacy notice

KPMG may modify this Privacy Notice for Candidates from time to time to reflect our current privacy practices. When changes are made, we will revise the “updated” date at the top of this page and any changes affecting you will be communicated through an appropriate channel, depending on how we normally communicate with you.

 

Contact us

If you have any questions or concerns regarding this Privacy Notice for Candidates or would like further information about how we protect your information, please email us at MY-FMPRIVACY@kpmg.com.my.

 

Notis Privasi untuk Calon - Dikemaskini 1 Oktober 2020

KPMG berdedikasi untuk melindungi kerahsiaan dan maklumat privasi yang diamanahkan kepada kami. Sebagai sebahagian daripada kewajipan asas ini, KPMG komited untuk melindungi dan menggunakan maklumat peribadi anda dengan sewajarnya (juga dirujuk sebagai "data peribadi", "maklumat peribadi yang dikenal pasti" atau "PII”). Notis Privasi untuk Calon ini ("Notis Privasi Calon") menerangkan hak privasi anda berkenaan dengan maklumat mengenai anda yang kami proses serta langkah-langkah yang kami ambil untuk melindungi privasi anda.

“KPMG”, “kami” dan “kita” dalam penyata privasi (“Penyata Privasi”) ini merujuk kepada organisasi global atau satu atau lebih firma anggota KPMG International Limited ("KPMG International"), yang masing-masing adalah entiti undang-undang yang berasingan. KPMG International Limited adalah syarikat Inggeris persendirian yang terhad secara jaminan dan tidak memberikan perkhidmatan kepada pelanggan. Tidak ada firma anggota yang memiliki kewibawaan untuk mewajibkan atau mengikat KPMG International atau firma anggota lain terhadap pihak ketiga, dan juga KPMG International tidak mempunyai kewibawaan tersebut untuk mewajibkan atau mengikat mana-mana firma anggota.

Notis Privasi Calon ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana kami menangani dan melindungi data peribadi anda sehubungan dengan proses pengambilan pekerja KPMG dan apa tanggungjawab perlindungan data KPMG bersama dengan hak anda. Dalam Notis Privasi Calon ini, "Data peribadi" bermaksud maklumat yang dengan sendirinya atau bersama dengan data peribadi lain dapat mengenali seseorang. Istilah Calon (atau "Anda") yang digunakan dalam Notis Privasi Calon  merujuk kepada individu yang memohon atau mencari pekerjaan dengan kami, baik secara sementara atau tetap. Ini juga termasuk calon untuk pelatihan, penempatan atau program latihan lain di KPMG.

 

Maklumat yang kami kumpulkan

Maklumat peribadi yang kami kumpulkan dalam proses permohonan pekerjaan anda dan wawancara dengan kami termasuk, tetapi tidak terhad kepada:

  • Maklumat peribadi seperti nama, jantina, tarikh lahir, pengenalan pendaftaran negara dan/atau nombor pasport, alamat tempat tinggal, maklumat hubungan (alamat telefon dan e-mel), nama dan pekerjaan ibu bapa dan adik beradik;
  • Maklumat latar belakang pendidikan anda, kelayakan profesional, pengalaman kerja;
  • Keputusan ujian psikometrik;
  • Rujukan dari majikan terdahulu atau rujukan yang lain;
  • Maklumat mengenai pekerjaan lain selain dari pekerjaan utama;

Untuk tujuan penilaian pengambilan pekerja kami, kami juga akan meminta calon untuk memberikan butir-butir yang berkaitan dengan kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang serupa, dan pengisytiharan kesihatan anda, pelakuan atau dakwaan melakukan kesalahan dan status muflis.

 

Dari mana kami mengumpul maklumat

Selain mendapatkan maklumat secara langsung dari anda, KPMG juga mengumpulkan data peribadi anda dari pihak ketiga, seperti agensi pekerjaan yang anda gunakan, rujukan yang anda namakan atau dari sumber umum yang tersedia seperti LinkedIn.

Bagaimana kami menggunakan maklumat anda

Kami memproses data peribadi anda untuk tujuan:

  • Mengenal dan menilai calon berpotensi untuk bekerja;
  • Mengenal pasti calon untuk peluang pengambilan pekerja di masa depan yang mungkin tersedia;
  • Mengenal pasti kemungkinan konflik kepentingan calon;
  • Penyimpanan rekod berkaitan dengan aktiviti pengambilan pekerja;
  • Melakukan pemeriksaan rujukan dan/atau latar belakang.

 

Asas undang-undang dimana kami memproses data peribadi anda

Kami mengumpulkan maklumat peribadi anda untuk memproses permohonan anda, berdasarkan persetujuan anda. Pemprosesan ini juga bertujuan untuk memasuki kontrak pekerjaan dengan anda (sekiranya permohonan diteruskan ke tawaran pekerjaan).

Sekiranya maklumat yang kami kumpulkan melibatkan data peribadi yang sensitif, kami akan meminta persetujuan eksplisit anda sebelum diproses.

Sekiranya permohonan pekerjaan anda diteruskan ke tawaran pekerjaan dengan KPMG, dan apabila anda telah menerima tawaran tersebut, asas untuk memproses data peribadi dari tempoh itu akan dilindungi dalam Notis Privasi untuk Pekerja.

 

Perlukah anda memberikan maklumat peribadi yang kami minta

Walaupun anda berhak untuk tidak memberikan maklumat peribadi anda, tanpa ini, anda akan memahami bahawa kami tidak akan dapat membuat penilaian yang wajar dan tepat mengenai permohonan anda untuk mendapatkan peluang pekerjaan dengan KPMG.

 

Keselamatan data

KPMG mempunyai polisi dan prosedur keselamatan yang wajar untuk melindungi maklumat peribadi dari kehilangan, penyalahgunaan, akses atau pendedahan, perubahan, atau pemusnahan yang tidak dibenarkan atau tidak sengaja. Walaupun dengan usaha terbaik dari KPMG, keselamatan tidak dapat dijamin sepenuhnya dari semua ancaman. Seboleh-bolehnya, akses ke maklumat peribadi anda terhad kepada mereka yang perlu mengetahui dan pekerja KPMG yang mempunyai akses diperlukan untuk menjaga kerahsiaan maklumat tersebut.

 

Berapa lama kami menyimpan maklumat peribadi anda

Kami akan menyimpan data peribadi anda hanya selama yang diperlukan untuk tujuan ia dikumpulkan. Sekiranya pemprosesan permohonan pekerjaan anda diteruskan kepada tawaran pekerjaan dengan KPMG, data peribadi anda yang dikumpulkan sebagai calon akan menjadi sebahagian daripada rekod pekerja KPMG. Tempoh penyimpanan data peribadi anda sejak itu akan dinyatakan seperti dalam Notis Privasi untuk Pekerja.

Sekiranya permohonan anda tidak berjaya, kami boleh terus menyimpan dan menggunakan data peribadi anda yang dikumpulkan semasa proses pengambilan pekerja untuk mempertimbangkan anda untuk jawatan baru, dan, jika perlu, untuk rujukan kami sekiranya anda mengemukakan permohonan baru pada masa akan datang. Walau apa pun, kami tidak akan menyimpan data peribadi anda lebih dari dua tahun.

 

Adakah kami memproses maklumat anda secara automatik

KPMG tidak menggunakan sistem automatik untuk melaksanakan proses apa pun yang akan menghasilkan keputusan automatik berkaitan dengan permohonan pekerjaan anda.

 

Pemindahan maklumat

Pemindahan di dalam rangkaian firma KPMG

Kami mungkin berkongsi maklumat mengenai calon pekerjaan kami dengan firma anggota lain dari rangkaian KPMG untuk tujuan yang berkaitan dengan peluang pekerjaan yang dicari oleh calon. Kami juga berkongsi maklumat peribadi dengan rangkaian KPMG untuk tujuan menyediakan perkhidmatan seperti “hosting” dan sokongan aplikasi IT.

 

Pemindahan kepada pihak ketiga

Pemprosesan permohonan pekerjaan dan pemeriksaan rujukan dan latar belakang dilakukan di portal pihak ketiga atau oleh pihak ketiga yang dilantik oleh KPMG. Pihak-pihak ini mungkin menggunakan perkhidmatan penyedia perkhidmatan lain seperti untuk tujuan hosting pelayan yang memerlukan pemindahan data ke luar Malaysia.

Kecuali untuk tujuan ini, kami tidak mendedahkan maklumat peribadi anda kepada pihak ketiga atau menyerahkan maklumat tersebut kepada pemindahan ke luar Malaysia tanpa persetujuan anda. Dimana keperluan itu timbul, kami memastikan bahawa pihak ketiga yang kami memindahkan data peribadi akan memberikan tahap perlindungan yang memadai terhadap data peribadi sesuai dengan piawaian ketat yang kami perlukan untuk memproses data.

KPMG tidak akan memindahkan maklumat peribadi yang anda berikan kepada pihak ketiga untuk penggunaan pemasaran langsung mereka sendiri.

 

Hak anda

Selama tempoh permohonan pekerjaan anda diproses, anda boleh memilih untuk menggunakan salah satu hak berikut yang tersedia untuk anda:

  • Anda berhak untuk akses data peribadi anda;
  • Anda berhak untuk membetulkan data peribadi anda yang anda tahu tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini;
  • Anda berhak menarik balik persetujuan untuk memproses data peribadi anda;
  • Anda berhak untuk menghentikan pemprosesan atau pemprosesan untuk tujuan tertentu atau dengan cara tertentu data peribadi anda, jika pemprosesan itu menyebabkan atau mungkin menyebabkan kerosakan atau kesusahan yang besar kepada anda atau orang lain dan kerosakan atau kesusahan adalah atau akan tidak beralasan. Namun begitu, hak ini tidak berkenaan sekiranya anda telah memberikan persetujuan untuk memprosesnya.

Sekiranya permohonan anda tidak menghasilkan tawaran pekerjaan, hak anda tetap berkenaan dengan data peribadi yang kami mungkin terus simpan.  Selepas tempoh pemyimpanan dua tahun, kami tidak akan dapat memproses permintaan kerana data peribadi anda tidak lagi akan disimpan oleh kami.

Anda boleh membuat permintaan untuk menggunakan hak-hak ini dengan menghubungi kami di MY-FMHR@kpmg.com.my dan kami akan melakukan semua usaha yang wajar dan praktikal untuk memenuhi permintaan anda, asalkan sesuai dengan undang-undang dan peraturan berkaitan. Sebelum memproses permintaan anda, kami mungkin meminta bukti identiti dan maklumat yang cukup mengenai penyerahan permohonan pekerjaan anda sehingga kami dapat mencari maklumat peribadi anda.

 

Perubahan pada notis privasi ini

KPMG boleh mengubahsuai Notis Privasi Calon ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan amalan privasi semasa kami. Apabila perubahan dibuat, kami akan menyemak semula tarikh "dikemas kini" di bahagian atas halaman ini dan apa-apa perubahan yang menjejaskan anda akan disampaikan melalui saluran yang sesuai, bergantung kepada cara kami biasanya berkomunikasi dengan anda.

 

Hubungi Kami

Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau kebimbangan mengenai Notis Privasi Calon atau ingin maklumat lebih lanjut mengenai bagaimana kami melindungi maklumat anda, sila e-mel kepada kami di MY-FMPRIVACY@kpmg.com.my