7 puntos clave para un inventario de activos fijos 7 puntos clave para un inventario de activos fijos

 

Sin duda, la nueva realidad generada por la pandemia de COVID-19 ha abierto nuevos panoramas en el ramo de la consultoría. Se abren caminos retadores ante la incertidumbre de apertura de oficinas, comercios, negocios, manufactura, sitios de entretenimiento, entre otros.

El inventario de activos fijos es uno de los trabajos que requieren presencia física; además, es la base de varios requerimientos que pueden necesitar las empresas, como la adopción de normas internacionales de información financiera (IFRS, por sus siglas en inglés), compraventa de activos, registro para fines fiscales o simplemente como control periódico y parte de la administración.

Asimismo, las autoridades de salud han implementado recientemente un semáforo de apertura que, de acuerdo con el color, indica qué negocios están en posibilidad de abrir. En estos casos, surge la oportunidad de realizar el inventario de activos fijos, siguiendo las disposiciones gubernamentales y las impuestas por la compañía.

Tomado en cuenta lo anterior, existen siete reglas imperativas para llevar a cabo un levantamiento exitoso durante la preparación y toma de inventario ante la nueva realidad:

 

Fase de preparación para la toma de un inventario

1.- Catálogo de toma de inventario

 Este funciona para que las personas que vayan al levantamiento sepan que le deben poner un solo nombre al activo, y al momento de recopilar lo que tomó cada uno haya congruencia y no existan variaciones. El catálogo indica también el lugar donde se debe poner la placa (en caso de etiquetado), además de que es el documento maestro del inventario, y todos los miembros del equipo que participen lo deben tener como base para que puedan hacer un levantamiento eficiente.

2.- Formato para toma de inventario

Sin importar cómo se tome el inventario (con papel y pluma, tablets o personal digital assistant (PDA)), se debe hacer un formato que indique la marca, modelo, serie, dimensiones, descripción funcional, material, más lo que defina la organización (por ejemplo, número de placa anterior, la ubicación en el edificio, el nombre de la persona que lo tiene asignado). Este formato mantiene presente todos los datos que se deben capturar, ya que la persona que toma el inventario podría olvidar parte de la información.

3.- Designar una persona que revise el proceso

Alguien debe ser responsable de asegurarse de que las personas están tomando los nombres adecuadamente, conforme al punto uno, y que están recabando los datos, conforme al punto dos. Esto se puede hacer semanalmente para asegurar la calidad del inventario.

4.- Junta semanal con todo el equipo

Es esencial llevar a cabo una junta para cerciorarse de que los tiempos van conforme al cronograma, y para plantear qué se esperaría para ir avanzando en las siguientes ubicaciones.

Los puntos anteriores de preparación de inventario ante esta nueva realidad se pueden seguir mediante plataformas digitales o por medio de videollamada.

 

Fase de ejecución de un inventario de activos fijos

En este escenario es imperativo que los equipos de toma de inventario se centren en una localidad, para no hacer viajes en diversas ciudades con riesgos de contagio.

5.- Equipos de dos personas

En el tema de la ejecución, lo que generalmente funciona, pero depende de la industria, es que se formen equipos de dos personas. Una estaría en movimiento dictando los datos a su compañero y tomando fotos, y la otra tomará nota de los datos. Al hacer equipos de dos personas se restringe el contacto con más integrantes del equipo, mitigando el riesgo de contagio y propagación.

6.- Designar categoría de activo por equipo

Si hay distintas categorías de activos, resulta funcional dividir los equipos. Por ejemplo, que exista un grupo para el levantamiento de muebles, otro para el equipo cómputo, otro de activos fuera del edificio (aire acondicionado en azoteas, cuartos de control, subestaciones, etc.) De esta manera cada equipo está enfocado en lo que le corresponde, y así la toma de inventario es eficiente. Ante esta nueva realidad, se asegura que solo algunos integrantes accedan a ciertas instalaciones, reduciendo el riesgo de contagio y propagación.

7.- Todos deben ir a la primera ubicación

Finalmente, para iniciar un inventario, conviene que todos los integrantes del equipo vayan a la primera ubicación, para resolver dudas, además de aprender cómo se deben de tomar los datos y pegar las etiquetas de acuerdo con las instrucciones de la empresa. Ante la nueva normalidad, esta fase también se puede hacer a distancia para capacitar a los equipos de trabajo.

 

Sin duda, los retos en la toma de inventario son mayores ante esta nueva normalidad, sin embargo, cada proyecto y requerimiento debe contemplar las medidas de trabajo y seguridad durante la pandemia. Los siete puntos anteriores ayudan a mitigar riesgos sanitarios para los equipos de trabajo y, apoyan a continuar con los requerimientos que cada empresa pueda tener.