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El papel de Auditoría Interna ante COVID-19

El rol de los líderes de Auditoría Interna

El rol de los líderes de Auditoría Interna

En los últimos meses, la pandemia de COVID-19 ha tenido un efecto disruptivo en la sociedad y las empresas, impactando los mercados de capitales, los traslados y la vida diaria de las personas.

Actualmente, hay varias preguntas sin responder sobre las consecuencias de esta crisis a corto y largo plazo en las compañías de diversos países e industrias. Dado el entorno socioeconómico, la función de Auditoría Interna necesita calcular los posibles escenarios mediante metodologías más robustas en la evaluación continua de riesgos que impactan los objetivos estratégicos del negocio, ya que el virus puede afectar al equipo de trabajo, colegas, clientes y partes interesadas.

A continuación compartimos consideraciones prácticas sobre cómo la Alta Dirección de la función de Auditoría Interna ejecuta su plan, aportando valor a la empresa y haciendo énfasis en las consideraciones en torno a la gestión de equipos, enfrentando con éxito los desafíos que se presentan:

Consideraciones inmediatas

En el futuro inmediato, es importante que la Dirección de Auditoría Interna continúe administrando responsablemente sus funciones, enfocada a hacer lo mejor para su equipo y para la organización en su totalidad. Esto es cada vez más desafiante, ya que, a medida que el virus se propaga, las empresas continúan activando planes de respuesta ante la crisis.

Es un momento de disciplina personal, ¿cómo puede Auditoría Interna dar el ejemplo?

  • Mantener líneas de comunicación claras y consistentes con los equipos de Auditoría y hacer un recordatorio para tomar las medidas necesarias para proteger su salud y la de sus familias
  • Apegarse a los lineamientos que establezcan la compañía y las autoridades de salud pública, para evitar incertidumbre, y mantener comunicación sobre la ubicación y la salud del personal. La mayoría de las empresas grandes cuentan con un procedimiento de revisión de emergencias para la fuerza laboral. Es necesario revisar dichos protocolos, asegurándose de que sean apropiados para las circunstancias, y recordarle a los miembros del equipo la importancia de seguirlos. Cuando un proceso establecido no está actualizado, la Alta Dirección de Auditoría Interna puede desarrollar un proceso específico para dar seguimiento a los miembros y brindar apoyo según sea necesario
  • Revisar los planes de continuidad de negocios a nivel departamental y organizacional, así como participar y hacer partícipes a su personal, para ejecutar dichos planes, según se requiera. Si el programa de gestión de crisis no contempla un escenario de pandemia, es posible que la experiencia, las herramientas y las perspectivas del departamento de Auditoría Interna sean invaluables para dichos planes

Los momentos extraordinarios requieren un liderazgo extraordinario

Los responsables de Auditoría Interna deben contactar a la Alta Dirección de la empresa para ofrecer el apoyo de su equipo. Por ejemplo, es posible que su negocio desvíe operaciones decisivas de unas instalaciones a otro lugar o genere despidos en su cadena de suministro a escala. Podrían haber factores de riesgo adicionales en estos cambios operativos que es necesario considerar. Estos movimientos sirven como respuesta ante los desafíos, y crean la oportunidad de refinar y mejorar los procesos de administración de riesgos para proteger a la organización.

Los sucesos causados por el contagio de COVID-19 son un recordatorio de que ningún plan de auditoría, ni las formas de realizar el trabajo son estáticos

Es esencial dedicar tiempo a analizar dichos planes y a establecer nuevamente prioridades de las futuras auditorías de acuerdo a la importancia, requisitos normativos y la capacidad de ejecutarlos en un ambiente con posible disrupción. A medida que la situación evoluciona y las restricciones de viaje cambian, es posible tener que considerar cómo completar las auditorías sin un acceso físico a los corporativos.

 

Consideraciones a largo plazo

Recalibrar con regularidad las perspectivas de la fuerza laboral trabajando a distancia, reconectándolos con su propósito

Cuando se decide que ciertos integrantes del equipo deben trabajar desde casa, necesitarán recursos tecnológicos apropiados y algunos principios rectores sobre cómo conducirse en este contexto inusual. Será esencial considerar cómo funciona el modelo operativo de su área y qué cambios serán necesarios para cumplir con sus objetivos.

Es aconsejable desarrollar normas sólidas, y considerar los siguientes cambios que pueden afectar a sus equipos:

  • Habrá necesidad de más juntas virtuales en diferentes zonas horarias y revisiones de avances con más frecuencia. Cuando hay una comunicación inicial y un entendimiento de que habrá más interacciones virtuales, es más probable que el equipo interprete el nuevo paradigma con el mismo objetivo con el que se pretendió, que es que los responsables sigan considerando la productividad de su personal
  • El trabajo a distancia puede incrementar las responsabilidades personales. Las posibles disrupciones respecto a atención a las personas de la tercera edad, enseñanza infantil y servicios médicos pueden generar desafíos. La Dirección de Auditoría Interna debe comunicarse con sus equipos y trabajar con la empresa para comprender estos retos y proporcionar el apoyo adecuado
  • Hacer estrategias sobre cómo emplear mejor el tiempo del equipo. Algunas compañías continúan con la congelación de viajes y podría ampliarse, lo cual puede ser una oportunidad para desafiar a su personal a que piensen de manera diferente. También abre la coyuntura para que los auditores internos se pongan al corriente en tareas inconclusas, o innoven en la capacidad de administrar el riesgo de la organización de nuevas y diversas formas

 

¿Cómo usar estrategias digitales para brindar más conocimiento y seguridad a la empresa?

Las organizaciones exploran maneras innovadoras de conectarse con sus clientes, proveedores y fuerza laboral. Las conferencias con decenas de miles de participantes están cambiando a un formato completamente digital; muchas empresas han hecho esta transición con muy pocas semanas de aviso. La Alta Dirección debe considerar cómo esas tecnologías pueden mejorar la manera en que la función de Auditoría Interna proporciona valor.

Sugerimos concentrarse en los siguientes puntos en las que los estrategias digitales pueden desempeñar un papel decisivo, no solo para mantenerse productivo mientras se gestionan las respuestas a la pandemia de COVID-19, sino para identificar mejoras para emerger como una función de Auditoría Interna más ágil y productiva a comparación con años anteriores.

  • Poner mucha atención en cómo realizar el análisis de datos utilizando sistemas centralizados de fuentes para ejecutar auditorías internas, sin necesidad de visitar un sitio tradicional. Por ejemplo, el uso de análisis de datos puede comprender la evaluación de locaciones o procesos que exhiban un ambiente de control más maduro con base en el desempeño histórico en comparación con los que presentan más riesgos para la organización
  • Considerar reemplazar las juntas presenciales por videoconferencias y software de administración de proyectos, para reducir el tiempo invertido en leer y responder el correo electrónico
  • Revisar el plan de Auditoría Interna y repasar el enfoque del mismo. Por otro lado, cuando un equipo no puede visitar físicamente un sitio, hay que considerar formas creativas de seguir obteniendo cobertura de riesgos. Por ejemplo, cuando las plantas de producción tienen supervisión de video, ¿Auditoría Interna podría usar dichas fuentes para verificar si los controles físicos decisivos siguen funcionando?
  • Planear actividades virtuales de creación de equipos y socialización de la misma forma en que se haría en la oficina, así como dedicar tiempo a compartir experiencias personales. Es un gran apoyo establecer un formato abierto en el que la gente pueda compartir anécdotas recientes que generen sentido de pertenencia y gozo por ser parte de un equipo.

 

Por último, como directores y directoras de la función, es crítico resolver todos los desafíos que se presentan en una situación como la contingencia de COVID-19, para dar dirección y crear confianza. Sin embargo, existen otros aspectos de la gestión de equipos ante una crisis que pueden recaer en el equipo principal. La Alta Dirección de Auditoría Interna se beneficiará de tener en mente que los grupos que lideran están constituidos por profesionales ingeniosos, quienes se desempeñan infinitamente mejor cuando están involucrados en el desarrollo de una solución a un problema, en lugar de que se les dicte qué hacer.

 

Si quiere conocer más sobre la función de Auditoría Interna en el contexto actual, le invitamos a escuchar el pódcast COVID-19 and internal audit: What now. What next de KPMG en Estados Unidos, en el cual se abordan temas como:
- Ejecución del plan de auditoría
- Trabajo durante la pandemia
- Consideraciones sobre la gestión de equipos a distancia

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