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リモートワーク時の業務管理体制構築

リモートワーク時の業務管理体制構築

COVID-19沈静化後も定着が進むと予想されるリモートワークについて、BPMシステムを活用し業務管理体制の構築を支援します。

COVID-19沈静化後も定着が進むと予想されるリモートワークについて、BPMシステムを活用し業務管理体制の構築を支援します。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)によって急速に拡大したリモートワークにより、これまで認識されていなかった従業員間のコミュニケーションの課題が目立ち始めています。非対面なため、上長の指示内容に対する受け手の誤解が生じやすく、作業の漏れやミス、遅延などの業務品質の低下につながります。また、従業員にとっては、在宅勤務時の業務進捗や成果を正確に伝えることが難しく、育児や介護など個々の家庭事情によって新たな制約が生じるなど、会社からの管理・評価に対する不安が高まっています。

KPMGは、COVID-19沈静化後も定着が進むと予想されるリモートワークを前提とする業務管理体制の構築を支援します。

リモートワーク在宅時の業務管理に向けて検討すべきこと

リモートワーク下においては、管理者は担当者の業務の進捗と成果の確認に徹する必要があり、これに適応した管理体制をあらためて検討する必要があります。

検討事項1

各担当者の業務と、その役割や責任を明確にします。これにより、業務の無駄や課題なども判明します。具体的には、既存の資料や担当者からのヒアリングにより業務の棚卸しをして一覧化し、それらの業務に関わる役職や社員の役割と責任を明文化します。特に役職者が判断すべき業務に関しては、最終的には誰が承認する(=責任を持つ)のかを明示することが重要です。

図1

検討事項2

検討事項1で洗い出した業務の流れをフローチャートにし、標準的な業務プロセスの認識を共有するとともに、イレギュラー時の対応や複雑な条件により枝分かれする処理の流れを把握します。

図2

検討事項3

検討事項2で可視化されたプロセスを自動的に管理する仕組みを構築します。これにより、作業の漏れを防ぎ、管理者の確認の負担を低減します。

図3

取組みのモデルケース

他システムの連携などを伴わない単純な定型業務であれば、約10週間程度でBPMシステム(Business Process Management System)による業務プロセス管理の環境が構築可能です。

将来を見据えた業務プロセス管理のデジタルトランスフォーメーション

業務プロセスを中心としたプラットフォームとしてBPMシステムを活用し、関連する人・システム・RPA・データ等すべての要素を連携させることで、業務間の連続性を保ち、業務プロセス全体の統合管理を実現します。

ビジネスプロセスマネジメント(BPM)とBPMシステム

BPMとは継続的にビジネスプロセスを改善していくための経営管理手法の1つであり、BPMシステムがそれらプロセスの実行、管理を担います。BPMシステムはワークフローを中心にプロセスの進捗や異常のモニタリング機能を保持し、検出された課題から打ち手を導出するまでの即時性と、環境の変化に応じたプロセス改変の柔軟性に特長があります。

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