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リモートワーク文書マネジメント

リモートワーク文書マネジメント

リモートワークにおいても情報資産を守り、業務を効率的に進められる文書管理の実現を支援します。

リモートワークにおいても情報資産を守り、業務を効率的に進められる文書管理の実現を支援します。

企業活動では日々文書(情報)の取扱いが増え続けています。リモートワーク導入時はペーパーレス化の推進が必須ですが、同時に適切なオンライン上の文書管理方法を整備しなければ、個人情報や機密情報の紛失・盗難リスクを高め、利用者にとっては検索や再作成など無駄な時間を費やすことになります。
KPMGでは、リモートワークにおいても情報資産を守り、業務を効率的に進められる文書管理の実現を支援します。

リモートワークにおける文書運用時の課題

リモートワーク環境で文書を利用するには、情報セキュリティへの考慮が必須です。具体的には、「紙文書を電子化する」点と、リスク対応・業務効率化を目的として「電子化された文書の扱い方(制度・ルール)を決める」点への対応が不可欠です。

  • 利用文書の電子データ化
    COVID-19対策でリモートワークを導入した企業において、紙文書を運用しているために出社を余儀なくされているケースがあります。リモートワークを行うには文書を電子化し、アクセスできる環境を整える必要があります。
  • リスクへの対応
    文書運用時の統制がリモートワークになってもおろそかにならないようにします。重要情報の漏洩・紛失・盗難・改ざんなどが起きないように制度・環境面、意識面の両方からの対応が求められます。
  • 利用者視点での業務効率化
    リモートワーク導入に合わせて業務の効率性を高める必要があります。文書を探す時間の短縮、社内ナレッジの共有や再利用による文書作成時間のスピードアップ、最新バージョンの文書利用など、必要なタイミングで適切な文書にアクセスできるようにします。同時に、捺印での承認などの既存の紙文書運用プロセスの見直しも重要です。
リモートワーク文書運用の課題

リモートワーク文書マネジメントの考え方

リモートワークでの文書運用に向けた基本的な考え方は、「電子文書」のライフサイクル(作成~保存・廃棄までの流れ)に合わせてそれぞれのフェーズにおける利用・管理ルールを整備することです。例えば「作成」はリモート環境での正式文書の申請・承認方法、「利用」は検索や再利用などの利便性、「保管」「保存」では文書の完全性・機密性・可用性などを考慮します。

リモートワーク文書マネジメントの考え方

リモートワーク導入に向けて必要な「01.制度・ルールの整備」 と「02.既存文書の電子化」を進めるにあたり、それぞれにおいて「a.テクノロジーの活用」と「b.情報セキュリティ対策」を考慮します。

01. 制度・ルールの整備
文書ライフサイクルの各フェーズごとにリモートワークでの文書利用ルールや管理ルールを定めます。また、取引先から受領する請求書などの紙帳票を処理するプロセスや、電子化によって創出できる付加価値(データ分析など)プロセスのように、リモートワーク導入に伴って変わる業務プロセスも整備します。

02. 既存文書の電子化
既存の紙文書を電子化することはリモートワークの必須条件です。すべての文書を電子化するのは時間・コストともに大きな負担となるため、必要な文書を選定し、電子化手段、担当者と役割、実施プロセスなどを明確にしたうえで進めます。

a. テクノロジー活用
ルールに基づく文書管理・運用や既存文書の電子化を効率的に進めるためテクノロジーの活用も検討します。さまざまなツールやサービスがありますが、特に重要なのは紙文書の文字情報をデジタルデータ化するOCR(光学文字認識)ソリューションです。

b. 情報セキュリティ対策
文書ライフサイクルの各フェーズでの情報セキュリティリスクを洗い出し、制度・ルールや文書電子化などのテクノロジーの要件検討時に反映します。

01.リモートワーク文書管理制度・ルールの整備

リスク対応と業務効率化を両立するために、リモートワークに合わせた文書マネジメントの制度・ルールを整備し、課題やスピード感に応じて計画的に進めます。

(1)現状分析・方針策定
管理対象範囲や文書電子化後の目指す状態を関係者で共有して方針を合意し、リモートワーク対象業務と現在の文書管理業務や管理ツールを把握して進め方を決めます。

(2)管理手順と役割定義
効率化のための管理ツール/サービスの利用も検討し、適合性を確認しながら新管理ガイドラインを策定したうえで手順を具体化します。必要に応じて、重要文書用の管理台帳(文書の重要度や保管期間、保管・保存場所などを記載)を作成します。

(3) 紙処理業務見直し
電子化に対応していない業務はリモートワークができるようにプロセスを見直す必要があります。その際、紙の取扱いをなくす抜本的な見直しから進めますが、それでも紙が残る場合は、OCRなどの電子化ツール/サービスの利用も検討します。

(4)運用準備~運用
利用者視点で導入時の優先順位や実行方法を決め、スケジュール化し、担当者に実施方法をトレーニングしたうえで運用を開始します。管理者はルール通りに運用されているかモニタリングを行い、必要に応じて手順の見直しなど改善策を検討します。

02.既存文書の電子化

リモートワークにおいて、既存文書の電子化は必要ですが、時間・コストなどの負担も考えれば、すべての文書を電子化することは必ずしも適切ではありません。KPMGでは、「方針策定」、「電子化手段の準備」、「実施計画策定」、「電子化実施」の4ステップへのアプローチを基に、企業の課題やスピード感に応じて個別に設計して計画的に進めます。方針策定は「01.制度・ルールの整備」の現状分析・方針策定と同時に行うと効率的です。

既存文書の電子化アプローチ

実施のポイントは、1.大量の文書から必要文書のみを選定すること、2.各部門に推進担当を任命し組織的に実行すること、3.電子化実施期間中はモニタリングしながら必要に応じて計画の見直しも行うこと、4.電子化ツールは運用しやすさを見越して選ぶこと、5.文書は単純にデータ化するだけではなく、今後の利用・管理視点で管理項目を設定し整理しておくことです。

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