Nel prossimo futuro, la crescita del fenomeno del digital labor e il sempre maggiore utilizzo delle nuove tecnologie di Intelligent Automation avranno importanti impatti sulle aziende, sia dal punto di vista organizzativo, sia per quanto concerne il tema della gestione delle risorse umane.

Numerose imprese hanno già avviato programmi ed iniziative per automatizzare alcune attività aziendali, ma spesso in un contesto di sistemi informativi molto frammentati ed ancora non definiti. In molti casi persiste una generalizzata incertezza nel definire gli ambiti applicativi di queste iniziative, quando avviarle e, soprattutto, come e quanto investire.

Tra tutte le tecnologie di Intelligent Automation, oggi quella di maggiore interesse è la Robotic Process Automation (RPA).

I benefici della RPA sono diversi: dalla riduzione dei costi, alla maggiore velocità dei tempi di esecuzione delle attività, dalla migliore qualità dei dati, fino al miglioramento delle condizioni di lavoro, con operatori più soddisfatti grazie a carichi di lavori più leggeri.

Come spesso accade per gli elementi che portano una forte disruption all’interno delle organizzazioni, oltre a numerosi benefici esistono sfide importanti da affrontare.

I progetti di RPA non sono complessi da sviluppare dal punto di vista tecnologico, ma devono essere accompagnati da importanti valutazioni.

Spesso, sull’onda dell’entusiasmo, le aziende avviano progetti di Robotic Process Automation individuando una serie di attività ripetitive che possono essere automatizzate, senza interrogarsi sulla reale fattibilità del progetto.

È necessario capire, prima di tutto, quali sono gli obiettivi di queste progettualità e, in secondo luogo, valutare l’applicabilità dell’automazione alle diverse attività individuate.

Questo percorso non è solamente una mera scelta di attività e processi, bensì uno studio che deve essere affrontato seriamente con metodologie ed un approccio replicabile e robusto, accompagnato da analisi di processi in ottica di digitalizzazione.

I principali elementi su cui basare l’analisi per individuare le attività da automatizzare sono: la semplicità delle attività, il numero di eccezioni affrontate dall’uomo nello svolgimento di queste mansioni, la stabilità e la natura dei sistemi informativi utilizzati.

In assenza di un’accurata analisi, spesso vengono scelte attività che gli uomini ritengono lente o che vogliono evitare, senza interrogarsi riguardo al reale motivo per cui vogliono abbandonare queste mansioni.

In molti casi la risposta è che non si tratta di mansioni ripetitive, ma solo di attività organizzate male, che utilizzano sistemi informativi non adeguati o con numerosi malfunzionamenti. Si tratta dei cosiddetti ‘falsi positivi’, da evitare nei progetti di RPA e da gestire, invece, usando altre tecnologie, come le piattaforme di orchestrazione.

Non a caso, oggi non si parla più solo di RPA, ma di Intelligent Automation, ovvero la sintesi di metodologie lean, piattaforme di orchestrazione e low code, case management, RPA e servizi cognitivi.

Processi ed attività possono essere resi più efficienti attraverso l’applicazione di una o più tecnologie ed approcci, ma solo un’accurata fase di analisi preliminare permette di scegliere la formula vincente e di rendere molto più veloce la fase di execution.

In base alla tipologia di attività da automatizzare, sarà, quindi, possibile selezionare la componente tecnologica più adatta. I robot, infatti, non sono tutti uguali e si possono distinguere tra:

• Robot a ‘guida autonoma’, ovvero tecnologie che senza alcuna assistenza umana possono svolgere attività operative, ma per le quali c’è bisogno di un ambiente ‘smart’, ovvero di sistemi informativi stabili e con poche eccezioni
• Robot a ‘guida assistita’, ovvero tecnologie che parlano con l’essere umano per essere accompagnate nello svolgimento delle loro attività. In questo caso le attività possono essere anche più elaborate, richiedere il giudizio umano (per ora) ed essere caratterizzate da diverse eccezioni
• Robot a ‘guida partecipata’, ovvero tecnologie guidate dall’essere umano per lo svolgimento delle proprie attività, come ad esempio la robotica chiamata ‘attended’ ad uso personale e utile per velocizzare attività semplici e ad uso del singolo operatore.

In conclusione, prima di intraprendere progetti di Intelligent Automation, le aziende devono innanzitutto effettuare analisi preliminari integrate dei processi aziendali per individuare le attività più adatte ad essere automatizzate e per identificare le componenti tecnologiche più idonee.

Insomma i robot, come le autovetture, non sono tutti uguali, come anche i processi e le strade che percorrono. È sempre più importante scegliere la giusta ‘macchina’ per la ‘strada’ da seguire.