close
Share with your friends

Frekari upplýsingar veitir:

Sviðsstjóri / Partner á ráðgjafarsviði

KPMG á Íslandi

Hafðu samband

Í könnun sem gerð var af Microsoft, London Business School og KRC Research kemur fram, að það sem einkenni framsæknustu fyrirtækin er að þau geri starfsmönnum sínum kleift að einbeita sér að verkefnum dagsins og auðvelda gott vinnuflæði. Rannsóknin sýnir að meira en helmingur vinnutíma starfsmanna, óháð atvinnugrein, fari til spillis. Hávaði, óskilvirkir fundir, upplýsinga- og skjalaleit og óþarfir tölvupóstar eru meðal þeirra truflana sem ræna 52 prósent af vinnutíma norskra starfsmanna.

Vinnuaðstæður sem þessar leiða til aukinnar streitu hjá starfsmönnum sem áfram dregur úr starfsánægju. 

“Þetta snýst að miklu leyti um menningu. Skipulagsheildin, deildir og teymi innan hennar verða að koma sér saman um starfsreglur, að virða tíma annarra og hvenær og hvernig samskipti eiga sér stað. Stafræn tækni gerir okkur þetta kleift. Með viðeigandi tækjum og réttri notkun getur þú fengið betri innsýn í eigin starfsvenjur og greint æskilegt vinnulag til að bæta einbeitingu, segir Maria Hope, sem er hluti af Modern Workplace teymi KPMG í Noregi. 

Er nægur vinnufriður?

Fyrirtæki þurfa að gera betur í að skapa vinnufrið til að gera starfsmönnum kleift að einbeita sér betur í vinnunni.

—  Vinnutími án truflunar ætti að vera í samræmi við fundartíma. Og það verður að byrja á stjórnendum sem taka frá slíkan tíma í sínu dagatali og hugsa heildstætt um hvernig þeir geta bætt og verndað getu starfsmanna sinna til að einbeita sér að vinnunni. Með bættri aðstöðu til að einbeita sér að verkefnunum kemur flæðið. Allir hafa fundið fyrir tilfinningunni að detta í gírinn og ná góðu flæði í verkefninu. Þá ná bæði einstaka starfsmenn og teymið að ljúka verkefnum sínum af meiri krafti, skilvirkni og afköst aukast.

Rannsóknin sýnir að tími sem fer til spillis getur dregist saman um helming (frá 52 prósent til 19 prósent) ef gott vinnuumhverfi, rétt tækni og tæki, og stjórnendur sem styðja mismunandi vinnubrögð spila saman. 

— Þegar breytingar eru gerðar er mikilvægt að taka tillit til vinnuferla viðkomandi starfsmanna. Góð nálgun getur verið að búa til aðstæður sem starfsmenn kannast við og vinna úr þeim. Starfsmenn þurfa að skilja hvaða sameiginlegi ávinningur hlýst af því að vinna á nýjan hátt. Þetta gerist ekki af sjálfu sér og þarf því stöðugt að hlúa að.

"Hagnýting á nýrri tækni er mikilvægur liður í því að auka afköst og nútímavæða hefðbundin skrifstofustörf, en einnig þarf að stuðla að breyttri hegðun til að styðja við framþróunina. Það er því ekki nóg að veita starfsmönnum aðgang að verkfærum eins og Microsoft Teams og Office 365. Ef starfsmenn skilja ekki ávinningin og nota tæknina ekki á réttan hátt, mun hún ein og sér hafa lítil áhrif. Þáttaka stjórnenda skiptir einnig miklu máli, en á þeim vinnustöðum þar sem stjórnendur eru fyrirmynd að tileinka sér nýtt vinnulag og í notkun á nýjum tólum, er líklegra árangur náist," segir Benedikt K. Magnússon, sviðsstjóri ráðgjafarsviðs KPMG.

Rífa niður síló og smíða brýr

Könnunin leiðir í ljós að fyrirtækin sem eru mest framsækin eru þau sem hafa sem hafa rifið niður sílóin hjá sér. Þau styðji samtarfsmenningu með tólum og tækjum sem auðvelda starfsmönnum að deila hugmyndum, fá aðstoð frá og vinna náið með samstarfsfólki, þvert á skipulagsheildina og utan hennar. 

Rannsókn frá Harvard sýnir að starfsmenn eyði í dag allt að 80 prósent af tíma sínum í teymisvinnu, oft með samstarfsmönnum á mismunandi stöðum.

“Við hjálpum viðskiptavinum okkar að endurhanna og innleiða nýtt verklag og verkefnaskipulag með það að leiðarljósi að auka sveigjanleika, skilvirkni og gæði. Þá verður hægt að vinna átakalaust saman þvert á skipulagsheildina, en það krefst vilja og áhuga til að vinna á nýjan hátt, opna þekkingarmiðlun og samskipti, segir Maria Hope.

KPMG í Noregi hefur mikla reynslu af innleiðingu nútíma vinnustaða (e. Modern Workplace) bæði í stórum og litlum fyrirtækjum í einka- og opinbera geiranum. Innleiðing á nýrri tækni getur opnað á fjölmörg umbótatækifæri en ráðgjöfum KPMG þykir mikilvægt að benda á að ný tækni og verkfæri eru ekki „skyndilausn“ til að einfalda samskipti innan skipulagsheildar eða til að straumlínulaga ferla.