close
Share with your friends

Ο COVID-19 και ο ρόλος του Εσωτερικού Ελέγχου

Ο COVID-19 και ο ρόλος του Εσωτερικού Ελέγχου

Ανάγκη επανεξέτασης του στρατηγικού πλάνου ελέγχου και επανεκτίμηση του δυνητικού αντίκτυπου της πανδημικής κατάστασης στις επιχειρησιακές δραστηριότητες, στην εταιρική διακυβέρνηση, στο γενικότερο περιβάλλον ελέγχου και στην ίδια τη λειτουργία της μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΕΕ)

1000
Picture of George Raounas

Γενικός Διευθυντής, Επικεφαλής Τομέα Επιχειρηματικής Διακυβέρνησης

KPMG στην Ελλάδα

Επικοινωνία

Σχετικό περιεχόμενο

Άρθρο του Αθανάσιου Αποστολόπουλου, Supervising Senior Advisor, Συμβουλευτικό Τμήμα, KPMG στο insider.gr

Καθώς οι περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν μερική ή καθολική διακοπή των καθημερινών τους λειτουργιών, η μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου (ΕΕ) επηρεάζεται επίσης από αυτές τις νέες συνθήκες.

Επομένως, είναι κρίσιμο για τον διευθυντή ΕΕ να επανεξετάσει το στρατηγικό πλάνο ελέγχου και να επανεκτιμήσει τον δυνητικό αντίκτυπο της πανδημικής κατάστασης στις επιχειρησιακές δραστηριότητες, στην εταιρική διακυβέρνηση, στο γενικότερο περιβάλλον ελέγχου καθώς επίσης και στην ίδια λειτουργία της μονάδας ΕΕ.

Διαχείριση του προσωπικού της μονάδας ΕΕ

Πάνω απ' όλα, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η υγεία του προσωπικού της μονάδας ΕΕ. Κρίνεται σκόπιμο, όλοι οι εσωτερικοί ελεγκτές που τους έχουν ανατεθεί έλεγχοι εκτός της χώρας να επιστρέψουν στο σπίτι τους και - ανάλογα με τη χώρα που επισκέφθηκαν – να θέσουν εαυτόν σε καραντίνα για 14 ημέρες. Επιπλέον, η μονάδα ΕΕ απαιτείται να διασφαλίσει ότι, σε περίπτωση μερικής ή πλήρους διακοπής της επιχειρηματικής δραστηριότητας, το σύνολο του προσωπικού της μονάδας ΕΕ διαθέτει τα κατάλληλα μέσα για να εργάζεται από το σπίτι (π.χ. φορητό υπολογιστή, οθόνες, σύνδεση, κ.τ.λ.). Στις περιπτώσεις όπου ήδη έχει εφαρμοστεί μια μεγαλύτερη περίοδος εργασίας από το σπίτι, ο διευθυντής ΕΕ θα πρέπει να διασφαλίσει τη συχνή επικοινωνία μεταξύ των μελών της μονάδας ΕΕ είτε με την παροχή περιοδικών ενημερωτικών δελτίων για την τρέχουσα κατάσταση, είτε με τη διεξαγωγή τηλε-διασκέψεων.

Νέοι κίνδυνοι

Επιπρόσθετα κρίνεται σκόπιμο, ο διευθυντής ΕΕ να επανεκτιμήσει τους κινδύνους της επιχείρησης και να συγκρίνει τη νέα κατάσταση με το τρέχον στρατηγικό πλάνο ελέγχου. Οι κίνδυνοι που θεωρήθηκαν σημαντικοί πριν από μισό χρόνο, θα μπορούσαν να αντικατασταθούν από νέους αναδυόμενους κινδύνους που παρουσιάστηκαν στο πλαίσιο της πανδημικής κρίσης όπως για παράδειγμα:

Νέο οργανωτικό καθεστώς

  • Μη συμμόρφωση με τους επιβαλλόμενους ταξιδιωτικούς κανόνες ή πολιτικές για εργασία από το σπίτι.
  • Μη εφαρμογή των νέων κανόνων συμπεριφοράς στα γραφεία για την αποφυγή της λοίμωξης (για παράδειγμα απόσταση 2 μέτρων μεταξύ των εργαζομένων κατά την εργασία, ακύρωση συμμετοχής σε εκδηλώσεις, κ.τ.λ.).

Λειτουργία επιχείρησης

  • Μη έγκυρη και έγκαιρη εφαρμογή επιβαλλόμενων ενεργειών σε κρίσιμες επιχειρησιακές δραστηριότητες (π.χ. αλυσίδα εφοδιασμού).
  • Έλλειψη ή μη ορθή εφαρμογή των σχεδίων επιχειρησιακής συνέχειας.

Ρευστότητα και οικονομική διαχείριση

  • Ανακριβής ή ελλιπής αξιολόγηση του βραχυπρόθεσμου και μεσοπρόθεσμου προγραμματισμού ρευστότητας.
  • Μη επανεξέταση υποχρεώσεων (πληρωμές, αγορές, κ.τ.λ) που προκύπτουν από μακροχρόνιες συμβάσεις.

Πληροφοριακά συστήματα

  • Έλλειψη απαιτούμενης δυναμικότητας/ χωρητικότητας για την εύρυθμη λειτουργία των εφαρμογών πληροφορικής και του δικτύου.
  • Πιθανά επικίνδυνες αποφάσεις για την εξυπηρέτηση της εξ αποστάσεων λειτουργίας (π.χ. περισσότεροι χρήστες από τις υφιστάμενες άδειες λογισμικού, χαμηλότερα επίπεδα ελέγχου για επαρκή χωρητικότητα, κ.α.)

Κρατική ενίσχυση

  • Μη επιβολή ή ανεπαρκής παρακολούθηση των πολιτικών για τη δραστική μείωση υπερωριών.
  • Μη έγκαιρη ή ελλιπής αίτηση κρατικής υποστήριξης.

Γενικότερο περιβάλλον ελέγχου

  • Παράκαμψη διαδικασίας εγκρίσεων σε επείγουσες περιπτώσεις.
  • Χαλάρωση των αρχών διαχωρισμού καθηκόντων.

Επαναξιολόγηση του στρατηγικού σχεδίου ελέγχου

Σε μια τέτοια συγκυρία ο διευθυντής ΕΕ απαιτείται να επανεξετάσει διεξοδικά το στρατηγικό πλάνο ελέγχου ως προς τις παρακάτω τρεις παραμέτρους:

  1. Εφικτότητα – Αξιολόγηση κατά πόσον οι έλεγχοι που περιλαμβάνουν ταξίδια σε ξένες χώρες μπορούν ακόμα να εκτελεστούν όπως έχουν προγραμματιστεί, 
  2. Πρακτικότητα – Χρειάζεται πραγματικά να γίνουν έλεγχοι που απαιτούν εκτεταμένα «walkthroughs», διά ζώσης συνεντεύξεις και εξέταση φυσικής τεκμηρίωσης,
  3. Χρησιμότητα – Αξιολόγηση σε στενή ευθυγράμμιση με την Εκτελεστική Διοίκηση και την Επιτροπή Ελέγχου) κατά πόσον ορισμένοι έλεγχοι πρέπει να αναβληθούν σε συνάρτηση με τον κίνδυνο που ενέχουν στην παρούσα κατάσταση, αφού ενδέχεται πλέον να μην αποτελούν άμεση απειλή.

Συνέχιση των εργασιών εσωτερικού ελέγχου

Εφόσον ο διευθυντής ΕΕ κατανοήσει με σαφήνεια τις προτεραιότητες για τις προσεχείς εβδομάδες ή/και μήνες, το νέο πλάνο εσωτερικού ελέγχου πρέπει να ευθυγραμμιστεί με την Εκτελεστική Διοίκηση και ιδανικά να εγκριθεί επισήμως από την Επιτροπή Ελέγχου. Μετά το πράσινο φως, ο διευθυντής ΕΕ θα πρέπει να αξιολογήσει τον τρόπο υλοποίησης του σχεδίου ελέγχου και κυρίως κατά πόσο είναι εφικτό να χρησιμοποιήσει εργαλεία όπως: 1) Εξ αποστάσεως εργασία, 2) Τοπική υποστήριξη, 3) Πρόσβαση σε συστήματα και δεδομένα, 4) Data analytics, 5) Συνεργατικότητα.

Συμπέρασμα

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η σωστή ανταπόκριση της μονάδας ΕΕ, και ειδικότερα του διευθυντή ΕΕ, σε αυτή την κατάσταση πανδημίας απαιτείται να εξεταστεί διεξοδικά και να εκτιμηθεί πώς θα επηρεαστεί το στρατηγικό πλάνο του εσωτερικού ελέγχου. Οι διευθυντές ΕΕ θα πρέπει πρώτα να εξασφαλίσουν την ασφάλεια του προσωπικού τους και ταυτόχρονα να επανεξετάσουν τα ελεγκτικά τους σχέδια από άποψη σκοπιμότητας, πρακτικότητας και χρησιμότητας. Επιπλέον, είναι χρήσιμο να ληφθούν υπόψη νέοι κίνδυνοι που συνδέονται με αυτές τις έκτακτες περιστάσεις. Με αυτές τις ενέργειες η μονάδα ΕΕ μπορεί να διαδραματίσει ζωτικό ρόλο ώστε η επιχείρηση να καταφέρει να αντιμετωπίσει αυτή την έκτακτη κατάσταση με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.

© 2020 Σύμβουλοι Μονοπρόσωπη Α.Ε., Ελληνική Aνώνυμη Εταιρεία και μέλος του δικτύου ανεξάρτητων εταιρειών-μελών της KPMG συνδεδεμένων με την KPMG International Cooperative ("KPMG International"), ενός Ελβετικού νομικού προσώπου. Με την επιφύλαξη κάθε δικαιώματος. Τυπώθηκε στην Ελλάδα.

Συνδεθείτε μαζί μας

 

Want to do business with KPMG?

 

loading image Αίτηση για προσφορά