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Projet iXBRL : quels sont les pièges à éviter ?


La directive européenne qui impose aux entreprises cotées sur un marché réglementé de digitaliser leur rapport financier annuel s’appliquera à partir des rapports 2020, qui seront déposés à partir de début 2021. Pour les sociétés dont l’exercice comptable est calé sur l’année civile, il reste tout juste un semestre pour se préparer à cette échéance importante. Si au premier abord la marche à franchir peut sembler facile, un certain nombre de difficultés se sont posées aux groupes qui ont déjà lancé leur projet.

Nous vous proposons un retour d’expérience sur ces premiers mois de projet pour vous éviter de tomber dans les mêmes pièges et pour mener efficacement et avec succès la digitalisation de votre communication financière. Dans le contexte actuel où les entreprises ont accéléré la digitalisation de leurs activités, les projets XBRL vont devoir être exécutés avec soin et précision en raison de la grande visibilité de leurs produits, les rapports annuels digitalisés.

Croire que ce n’est qu’un projet informatique


Il est tentant de considérer que le projet iXBRL – mapper les états financiers avec la taxonomie ESEF/IFRS [choisir pour chaque ligne des états financiers un concept dans la taxonomie ESEF, ou créer une extension s’il n’y a pas de concept correspondant], insérer les tags, transformer le rapport annuel au format xHTML – est un projet du ressort exclusif de la direction informatique. Il n’en est rien, c’est au contraire un projet impliquant à la fois les fonctions comptabilité/consolidation, l’informatique et la communication financière.

Les projets iXBRL commencent généralement par une formation des équipes financières sur la réglementation ESEF, la technologie iXBRL et l’appréhension de la taxonomie.

Parmi tous ces sujets, le plus conséquent est le mapping avec la taxonomie ESEF qui prend le plus de temps, et qui nécessite un solide bagage comptable. De ce fait, ce sont souvent les équipes normes comptables ou consolidation qui sont en première ligne sur ce sujet.

De plus, le travail de mapping (correspondance entre les états financiers et la taxonomie) est l’occasion de remettre en question des choix de présentation « historiques » et de rationaliser les agrégats présentés et leur contenu, ce qui facilitera à la fois le mapping, la lisibilité des états financiers donc la comparabilité.

Si la taxonomie ESEF ne contient pas des concepts qui vous sont nécessaires, vous pouvez créer des « extensions » qui sont un enrichissement de la taxonomie ESEF pour qu’elle réponde à vos besoins. Ce travail doit être fait de manière avisée et après une analyse approfondie de la taxonomie, et ne peut raisonnablement être mené que par des équipes comptables.

Partir avec une mauvaise solution


Dans la perspective iXBRL 2020 et du marché des sociétés européennes qui doivent s’équiper, de nombreux éditeurs de logiciels ont présenté des offres dont l’objectif est de répondre aux besoins de publication. Or, ces solutions sont assez différentes les unes des autres, en matière d’approche, de maturité, de facilité d’usage ou d’interopérabilité avec les autres logiciels en place. Le processus de choix d’outil est, de plus, particulièrement délicat en raison du manque de recul sur ces différentes solutions. Il conviendra alors d’être rigoureux en mettant en avant les critères les plus adaptés à votre entreprise. Pour éviter des déconvenues, nous vous proposons quelques éléments discriminants pour vous faire gagner du temps sur vos projets :

 Vérifiez d’abord que la solution est certifiée XBRL et reconnue sur le marché, et prenez connaissance de la roadmap : certaines fonctionnalités ne seront livrées que dans les mois à venir.

—   Assurez-vous que la solution s’intègre bien dans votre environnement informatique, et qu’elle est compatible avec vos exigences en matière graphique, que la mise en forme de votre rapport soit faite en interne ou par une agence.
—    La taxonomie de l’ESEF comporte un certain nombre de contrôles de cohérence. L’outil XBRL doit les rendre intelligibles aux utilisateurs et mettre en évidence les données incohérentes pour permettre une correction rapide
—   Si vous le pouvez, faites un test avec vos données et le mapping que vous envisagez.

Penser que l’organisation ne sera pas impactée par la nouvelle réglementation


Quelle que soit la solution retenue, l’organisation de l’entreprise devra nécessairement être adaptée pour prendre en compte la réglementation ESEF, et pas seulement pour des raisons technologiques. Vouloir au maximum conserver l’organisation existante peut amener à faire des choix peu optimaux en termes d’efficacité, ou même à négliger les impacts juridiques de l’ESEF.

D’un point de vue opérationnel, il sera nécessaire d’impliquer le département communication financière lors de la mise en place de la nouvelle organisation. En l’état actuel des technologies, la production d’un document xHTML n’est pas aussi simple que celle d’un document PDF. C’est d’autant plus vrai qu’en France les entreprises cotées ont une exigence élevée en termes de qualité graphique de leur rapport annuel, et font intervenir des agences graphiques pour la mise en forme. Il conviendra donc de s’assurer que votre workflow d’information et votre solution informatique sont en mesure de respecter ces exigences.
De même, les ajustements de « dernière minute », qui étaient déjà un sujet de difficulté avant la réglementation ESEF, peuvent l’être également par la suite, si l’organisation que vous définissez n’est pas suffisamment souple et intégrée. Assurez-vous qu’à chaque étape clé de la production de votre rapport financier votre organisation est capable d’absorber des aller-retours – si c’est réellement nécessaire – sans entraîner de stress inacceptable. Ceci passe par une planification rigoureuse et l’utilisation d’outils collaboratifs et interconnectés.

Ensuite la réglementation ESEF n’est pas sans conséquence d’un point de vue juridique. En effet le rapport annuel qui fera foi et sera déposé auprès de l’AMF, sera celui au format xHTML, et non plus la version en PDF. Ceci se traduit de deux façons :
—  C’est ce document, incluant les tags iXBRL, qui devra être certifié par les commissaires aux comptes dans leur rapport de certification des comptes consolidés. Même si, à ce stade, les diligences exactes pour la revue du tagging n’ont pas été communiquées par les autorités, le calendrier des travaux devra inévitablement intégrer ces nouveaux éléments.
—  Les dirigeants doivent publier une attestation sur leur responsabilité liée à la publication du rapport financier annuel. Cette attestation couvre donc maintenant le rapport au format xHTML. Ils devront donc s’assurer que le rapport xHTML intègre bien les éléments de taxonomie attendue.

Ces retours d’expérience concernent la plus grande partie des entreprises concernées par l’ESEF. Bien entendu chaque entreprise a son propre environnement et sa propre histoire, et doit par conséquent mener à bien sa propre analyse pour réussir son projet ESEF.

Pour vos projets de digitalisation ou d’amélioration de votre communication financière, de mise en conformité aux exigences ESEF, KPMG peut vous accompagner et vous faire bénéficier aussi bien d’une expertise technologique que d’un savoir-faire issu des meilleures pratiques financières et de gestion de projet.

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