Solution de Disclosure Management

  • Siong Ho Wang Yin , Senior Manager |
  • Judicaël Ridel , Senior Manager |

4 min de lecture

Les outils de Disclosure Management permettent de digitaliser la production de rapports récurrents émis par des entreprises pour leurs besoins de communication externe et interne. Ils s’appuient sur des fonctionnalités de workflow, de contrôles des données et de collaboration. Leur mise en place répond généralement à des besoins de maîtrise des risques, de diminution des délais et des coûts ainsi générés ; un des objectifs premier étant l’augmentation de l’efficacité par l’automatisation des traitements de production des rapports.

Comme pour tout investissement, la décision doit être motivée par des facteurs économiques et faire l’objet d’un calcul de rentabilité.

Que vous soyez équipé d’un outil de Disclosure Management ou en cours de réflexion pour vous équiper, voici quelques éléments pour rentabiliser au mieux votre investissement.

Déterminer un retour sur investissement

Il peut paraître complexe de calculer un retour sur investissement sur la mise en place d’un logiciel d’une fonction financière. C’est néanmoins une étape indispensable dans la plupart des organisations pour justifier les choix d’investissement.

La méthode la plus courante est la suivante : ROI = [Avantages - Coûts ] / Coûts

La méthode la plus courante est la suivante : ROI = [Avantages - Coûts ] / Coûts

Les coûts

Ils incluent le logiciel, l’implémentation, la formation, le matériel et l’infrastructure ainsi que les coûts internes.

Les avantages

Les avantages représentent les économies réalisées qui peuvent prendre plusieurs formes :

1. Avantages liés à l’amélioration des processus (réduction des délais de production de production des rapports travaux préparatoires

  • collecte des données
  • rédaction facilitée
  • revues, relectures, contrôles de cohérence, formatage
  • génération et distribution des rapports

2. Réduction à terme des factures d’agence d’édition avec moins d’allers retours.

3. Réduction à terme des temps à passer par les équipes d’audit : une seule revue complète des états financiers, et ensuite seulement les changements identifiés par les comparaisons  de version.

Il convient également de prendre en compte la réduction de coûts cachés liés aux risques d’erreur, à la démotivation d’équipes hautement qualifiées effectuant des tâches à faible valeur telle que de la relecture, des contrôles de cohérence ou des copier-coller. Ainsi, la réduction des tâches « ingrates » doit augmenter la productivité, mais aussi la motivation et la fidélité des équipes finance. Par ailleurs, le fait d’organiser les travaux différemment, de façon plus collaborative, est l’occasion de déceler de nouvelles opportunités d’amélioration qui s’ajoutent aux bénéfices envisagés.

Tenez compte aussi de l’expérience du Covid-19 : les entreprises les plus avancées dans la l’utilisation de solutions digitales et collaboratives, et en particulier qui s’appuient sur les technologies de type cloud, sont celles qui ont été le moins impactées par la crise sanitaire.

Multiplier les cas d’usage

La mise en place d’un outil de Disclosure Management est généralement à l’initiative de la direction financière qui souhaite digitaliser la production du rapport financier annuel ou du reporting interne de gestion.

Par la suite, vous avez tout intérêt à intégrer dans la feuille de route d’autres rapports connexes : mêmes sources de données, mêmes équipes, informations communes ; par exemple les présentations au comité d’audit, les présentations aux analystes, les rapports semestriels… ces extensions de l’usage de l’outil de Disclosure Management n’entraînent pas de coût supplémentaire dans la mesure où les utilisateurs sont déjà formés et habitués aux méthodes de travail. Toute digitalisation de nouveaux rapports aura ainsi une rentabilité marginale maximale.

Multiplier les cas d’usage : reporting interne ; communiqués de presse ; présentation analystes ; rapport de gestion ; comité d'audit

Gardez en tête que les expériences réussies de digitalisation ont été réalisées de façon progressive. L’idée de passer toutes les publications d’un coup sur un outil de Disclosure Management peut sembler séduisante, mais il est beaucoup plus simple et plus sûr de commencer par un rapport annuel et l’étendre ensuite à d’autres usages. Par la suite, ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui voudront se servir du Disclosure Management pour d’autres rapports, ou bien ce seront d’autres utilisateurs qui voudront prendre en marche le train de la digitalisation et capitaliser sur les premiers succès pour moderniser leurs processus.

Etendre l’utilisation à d’autres directions

Une fois la solution de Disclosure Management en place sur un ensemble de documents connexes, il sera temps d’explorer d’autres pistes de digitalisation, qui peuvent se situer hors de la sphère comptabilité/finance. D’autres cas d’usage peuvent concerner le reporting RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), la fiscalité, les reporting internes commerciaux, etc.

Etendre l’utilisation à d’autres directions : contrôle interne ; reporting commercial ; reporting RSE

Bien sûr les rapports à digitaliser demanderont un effort complémentaire par rapport à ceux déjà couverts précédemment (formation, sources de données). Pour optimiser cet effort, assurez-vous d’intégrer dans les projets futurs des utilisateurs chevronnés pour bénéficier de l’expérience acquise lors des premiers déploiements.

Ainsi, pour rentabiliser au mieux un outil de Disclosure Management, il faut en étendre l’utilisation de la façon la plus large possible, à la fois pour des problématiques de communication financière mais aussi d’autre types de publication aussi bien interne qu’externe. Attention cependant à réaliser ces extensions de manière coordonnée et progressive.

Pour vos projets de digitalisation ou d’amélioration de votre communication financière, de mise en conformité aux exigences ESEF, KPMG peut vous accompagner et vous faire bénéficier aussi bien d’une expertise technologique que d’un savoir-faire issu des meilleures pratiques financières et de gestion de projet.