Työoikeudellinen dokumentaatio – velvoitteista työkaluksi

Dokumentaatio toimii työkaluna, jonka avulla liiketoimintaa voidaan organisoida, ennakoida ja tukea.

Dokumentaatio toimii työkaluna, jonka avulla liiketoimintaa voidaan organisoida ja tukea.

Työnantajille on lainsäätäjän ja viranomaisten toimesta asetettu monia pakollisia velvoitteita. Lait velvoittavat työnantajaa laatimaan useita kymmeniä pakollisia dokumentteja. Velvoitteiden noudattamista valvovat muun muassa työsuojeluviranomaiset, mutta velvoitteiden noudattaminen tai noudattamatta jättäminen tulee vastaan työnantajille myös arjen tekemisessä. Velvollisuudet alkavat heti ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta ja dokumentaatiovelvoitteiden määrä kasvaa henkilöstömäärän kasvaessa.

Miksi panostaa dokumentaation laadintaan ja sisältöön?

Tämä kysymys tulee hyvin usein vastaan. Monesti dokumentaatio ja kokemus sen tarpeellisuudesta tuntuvat hukkuvan arjen tekemisen alle: “Ei me tätä tarvita.”, “Meillä on hyvä keskusteluyhteys henkilökuntaan ja viranomaisiin” tai “Kaikki asiat on aina pystytty puhumaan eikä meillä kukaan ole asioita riitauttanut.” Joskus tilanne voi kuitenkin olla toinen. Oman tekemisen tulokset kohdataan muun muassa työsuojelutarkastuksissa, valvonnoissa, kanteluissa, erimielisyystilanteissa, riitautuksissa, yrityskaupoissa ja due diligence -tarkastuksissa. Jos asiat eivät ole kunnossa, syntyy aina kustannusvaikutus. Se voi tarkoittaa korvauksia, sanktioita, tekemisvelvoitteita ja työpanoskustannuksia, poissaolokustannuksia, mainehaittaa, menetettyä kauppahintaa, muutamia esimerkkejä mainitaksemme.

Dokumentaatiosta työkalu päivittäiseen tekemiseen

Monesti keinot velvoitteiden täyttämiseksi ovat työnantajan valittavissa. Jotta fokus osataan suunnata oikeaan suuntaan, on hyvä kartoittaa yrityksen tilanne ja päämäärä. Dokumentaatio tulisi juridisen velvoittavuuden lisäksi nähdä erityisesti työkaluna, jolla yhtiön liiketoimintaa voidaan organisoida, ennakoida ja tukea. Sen avulla voidaan myös helpottaa, yksinkertaistaa, ja tehostaa päivittäistä tekemistä sekä vapauttaa resursseja liiketoiminnan käyttöön.

Nykypäivänä puhutaan myös paljon vastuullisesta työnantajuudesta ja positiivisesta työnantajamielikuvasta, joita voidaan tukea henkilöstöhallinnon prosesseilla sekä niihin liittyvän juridisen dokumentaation avulla. Kun prosessit ja toimintatavat ovat työnantajalle, esimiehille ja henkilöstölle selvät sekä yhtenevät, voidaan jo etukäteen välttää epäselviä tai helposti riitautuvia tilanteita.

Kustannuksia vai säästöjä?

Kun verrataan dokumentaation laatimisen ja velvoitteiden täyttämisen kustannuksia siihen, että jokin asia riitautuisi, huomataan usein, että ennakoinnin kustannus viime kädessä maksaa itsensä takaisin. Kussakin työoikeudellisessa laissa on omat sanktionsa kyseisen lain rikkomisesta. Erityisesti huomattavaa on, että yhden lain mukaisen korvauksen tai hyvityksen saaminen ei sulje pois toisen lain mukaan määräytyvää korvausta, jos perusteet molempiin on olemassa.

Dokumentaation ja sisällön ei tarvitse olla kaiken juridiikan kattavaa, vaan yhtiön omaan toimintaan peilaten riittävää ja juridisesti oikein. Riitatilanteessa tarkastellaan usein, onko yhtiö noudattanut lakeja ja täyttänyt velvoitteensa tavalla, jota huolelliselta toimijalta voidaan edellyttää ilman, että voidaan katsoa yrityksen syyllistyneen laiminlyönteihin. Työnantajan tehtävä on varmistaa, että lakeja noudatetaan, ja dokumentointi on keino osoittaa, että näin on toimittu. 

Miten KPMG voi auttaa?

Lähdemme usein liikkeelle yrityksen henkilöstöhallinnon asiakirjojen läpikäynnistä ja tarkastelemme niitä riski- jatarvenäkökulmasta. Tuemme myös asiakaitamme dokumentaation laadinnassa juridisesta näkökulmasta ja avustamme työsuojelutarkastuksen ollessa käsillä. 

Joskus hyvä tahtokaan ja oikein toimiminen ei riitä estämään sitä, etteivätkö asiat kuitenkin jostain syystä riitaantuisi. Riitatilanteisessa avustamme erimielisyyksien ratkaisemisessa. 

Lisäksi tarjoamme työsuhdeasioiden kanssa tekemisissä oleville henkilöille juridista koulutusta, jonka avulla voidaan tukea henkilöstön yhtenäisten toimintatapojen luomista työnantajan prosesseissa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että riskit on hyvä tunnistaa ennalta ja riskejä kontrolloida. Niiden tunnistaminen ja kontrollointi auttaa toimimaan taloudellisesti kannattavalla tavalla ja yksi hyvä työväline tähän on henkilöstöhallinnon dokumentaatio.