Budjetointikierros toimintaa ohjaavana tekijänä

Ohjaako budjetti toimintaa vai toisinpäin?

Ohjaako budjetti toimintaa vai toisinpäin?

Budjetilla on keskeinen merkitys organisaation tulevaisuuden tavoitteiden suunnittelussa ja seurannassa. Tyypillisintä on tehdä vuosibudjetti, joka on rahamääräinen kuvaus tulevan vuoden toimenpidesuunnitelmasta. Hyvin tehty budjetti ja sen noudattaminen auttavat tavoitteisiin pääsemisessä ja varmistavat sen, että rahan käyttö kohdistuu oikeisiin asioihin. Budjetoinnin haasteet toiminnan seurannan näkökulmasta liittyvät sen staattisuuteen ja vanhenemiseen muuttuvassa toimintaympäristössä, mikä tuo tarpeen päivittää alkuperäisen budjetin rinnalla ennustetta minimissään kuluvan tilikauden osalta tai rullaavasti yli tilikausirajojen. Koronapandemia on myös osaltaan lisännyt erilaisten skenaariolaskelmien laadinnan merkitystä etenkin kassan riittävyyden näkökulmasta.

Budjetoinnin haasteet

Budjetoinnin haasteet alkavat yleensä tulevan rahoituksen epävarmuudesta ja jatkuvassa muutostilassa olevasta toimintaympäristöstä. Sen lisäksi budjetointikierros koetaan usein liikaa aikaa vieväksi, sen tavoitteet eivät ole riittävän hyvin selvillä ja pahimmillaan budjettia joudutaan vielä iteroimaan useampia kertoja ennen määräaikaa. Jos budjetin laadintaan ei saada kunnolla mukaan tarvittavia avainhenkilöitä, niin tällä on vaikutusta budjetin ohjaavuuteen ja itse lopputulokseen. Lisähaasteita voi aiheuttaa riittämätön taloushallinnon tietojärjestelmä tai sen puuttuminen kokonaan, jolloin budjettia ylläpidetään Excel-taulukkolaskentaohjelmassa, joka vaatii paljon manuaalista työtä ja tuo haastetta versiohallintaan. Myös budjettilukujen taustaoletusten taltiointi voi aiheuttaa päänvaivaa.

Suosituksia budjetoinnin kehittämiseen

Budjetointiprosessissa ja budjetin toteutumisen seuraamisessa on eroja eri organisaatioiden välillä. Budjetti on taloussuunnitelma, jonka tulisi seurata organisaation toimeenpanosuunnitelmaa ja tukea määriteltyä strategiaa. Katseen tulisi olla suunnattuna kohti tulevaisuutta, eikä niinkään menneeseen. Budjetoinnissa on hyvä pohtia, millä tarkkuustasolla budjettia laaditaan. Harvoin on järkevää laatia budjettia kirjanpidon tilitasolla. Suositeltavaa on myös budjetoinnin yhteydessä laajentaa näkökulmaa pelkästä tuloslaskelmasta myös taseen ja kassavirran puolelle. Budjetin taustaoletukset ja niiden dokumentointi on tärkeää tallettaa paikkaan, josta tieto on helposti saatavilla sen varalta, että tulevaisuuden näkymät muuttuvat ja ennustetta tulee päivittää. Organisaation sisällä tulisi sopia siitä, kuka tai ketkä budjetin toteutumista seuraavat ja mikä on sopiva aikaväli päivittää ennusteita, jos toiminnassa tapahtuu muutoksia. Budjettikauden päätteeksi on tärkeää tarkastella kirjanpidon toteumien ja laaditun budjetin välisiä mahdollisia poikkeamia ja ymmärtää mistä erot johtuvat. Siitä voi oppia seuraavien budjettikierrosten tekemiseen. 

Tärppejä onnistuneeseen budjetointiin

  • Selkiyttää, mitkä ovat budjetin tavoitteet ja tehtävät osana organisaation pidemmän aikajänteen strategiaa.
  • Hyvin valmisteltu ja ohjeistettu on puoliksi tehty. Pohjien päivitys ja ohjeistus ennen budjetointikierrosta on tärkeää. Taloushallinnon tuki, koulutus ja erilaiset yhteiset läpikäynnit ovat tärkeä osa onnistunutta prosessia.
  • Budjetin taustaoletusten huolellinen dokumentointi ja mallinnuksen kehitys ajuripohjaisen suunnittelun suuntaan.
  • Budjetointiprosessin ja työkalujen jatkuva kehitys, taulukkolaskentaohjelmaan vai taloushallinnon tietojärjestelmään.
  • Seuranta. Kirjanpidon toteumien vertailu budjettiin kuluvan tilikauden aikana. Tärkeää analysoida mistä erot johtuvat. Maailman muuttuessa vanhentunut budjetti kannattaa toteumien vertailuperustana korvata säännöllisesti päivitettävällä ennusteella.
  • Näkyvyys myös henkilöstölle siitä, kuinka hyvin suunniteltuihin tavoitteisiin päästiin ja kertoa mistä budjettierot johtuivat.

Miten KPMG voi auttaa?

Autamme liiketoimintaa tukevien palvelujen organisoinnissa, suorituskyvyn johtamisessa ja mittaamisessa, rahoituksen ja pääomien tehokkaassa hyödyntämisessä sekä liiketoimintaprosessien tehostamismahdollisuuksien tunnistamisessa älykästä automaatiota hyödyntämällä. 

Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Laura Rantanen
+358 050 444 6683

Kia Pääkkönen
+358 40 755 6692

etunimi.sukunimi@kpmg.fi

Lisätietoja