close
Share with your friends

Tietohallintostrategia edellytys kustannussäästöille

Tietohallintostrategia edellytys kustannussäästöille

Taloudellinen epävarmuus maailman taloustilanteessa on nostanut yritysjohdon varpailleen. Suuret investointipäätökset ovat ainakin osittain jäädytetty varmuuden vuoksi ja katseet ovat kääntyneet investoinneista nykyisten kustannusten karsimiseen.

Aiheeseen liittyvää sisältöä

Kulukuurit kohdistetaan usein ensimmäisenä tukitoimintoihin, kuten esimerkiksi tietohallintoon. Käytössä olevaa budjettia ja kehittämiselle myönnettäviä resursseja pienennetään.

Mikä neuvoksi, kun pienemmillä henkilöresursseilla ja vähemmillä euroilla tulisi saada aikaan sama tai mieluummin vielä enemmän? 

Tavoitteisiin pikavoitto vai pitkän tähtäimen suunnittelu?

Tietohallinnon on vaikea saavuttaa suuria säästöjä nopeasti. Kun ensin on tarkasteltu, mihin ne eurot oikeastaan menevätkään, on seuraava askel hyvin usein säästöjen hakeminen palvelusopimusten kilpailuttamisen kautta.  Markkinahintojen vertailu omaan nykyiseen palvelusopimukseen, niin hinnallisesti kuin palvelutasojen suhteen on usein ensimmäinen askel, jolla haetaan vastauksia säästökohteille. Jos sopimukset todetaan sekä hintansa että palvelutason suhteen epäedullisiksi, päädytään hyvin suurella todennäköisyydellä kilpailuttamaan omia IT-palvelutoimittajia.

Jo useamman vuoden ajan on kuitenkin ollut havaittavissa, että IT-palvelutuotannon hintataso on vakiintunut tietylle tasolle eikä suuria eroja ole päässyt syntymään. Kustannussäästöjä tavoiteltaessa valitettavan usein unohdetaan se tosiasia, että pitkäjänteisellä suunnittelulla sekä organisaation strategisia tavoitteita tukevalla tietohallinnolla on suurempi vaikutus kustannuksiin verrattuna yksittäisten IT-palvelujen kilpailuttamiseen.

Kilpailuttaminen voi toki tuoda pieniä säästöjä lyhyellä tähtäimellä, mutta ilman selkeää strategiaa kustannussäästöt saattavat jäädä olemattomiksi.

Tietohallinnon suuntaviivoja piirrettäessä tulisi aina huomioida koko yrityksen tulevaisuuden suunnitelmat ja tarpeet – niin visiot, missiot kuin strategia ja strategiset tavoitteet. Strategiset tavoitteet asettavat uudenlaisia vaatimuksia nykyisille järjestelmille ja nämä investointitarpeet olisi kustannussäätönäkökulmasta oleellista tunnistaa jo hyvissä ajoin. Kiireellä sekä ilman pitkän tähtäimen liiketoimintaa tukevaa strategiaa järjestelmävaihdoksista ja palvelujen muutoksista aiheutuu yleensä suuremmat kustannukset kuin huolella suunnitelluista ja strategian mukaisesta toiminnasta. Oleellisinta ei olekaan se, mistä saadaan halvimmalla kiireeseen, vaan se mistä saadaan strategisesti järkeviä, nykyistä ja tulevaisuuden toimintaa tukevia järjestelmiä ja palveluja. 

Tietohallinnon tuoma lisäarvo

Tietohallinnon roolia liiketoiminnassa ei voi vähätellä. Nykypäivänä liiketoiminta ilman toimivia IT-palveluja on äärimmäisen hankalaa, ellei jopa mahdotonta. Kaikille ei ole kuitenkaan täysin selvää mistä tietohallinnon kustannukset koostuvat. Kommunikointi ja toiminnan läpinäkyvyys on välttämättömyys. Ymmärrys tietohallinnon kustannuksista ja niillä saavutetusta lisäarvosta helpottaa strategian muodostamista. Kun ymmärretään, mistä kustannukset todellisuudessa koostuvat, on helpompi tehdä päätöksiä liittyen tietohallinnon toimintaan. Toimintaa voidaan kehittää oikeissa paikoissa sekä mahdollisesti miettiä vaihtoehtoisia palveluja.

Tietohallinnon tuottama lisäarvo hukkuu usein suurien kustannuksien sekaan. Tunne tietohallinnon palvelujen kalleudesta saattaa perustua vertailuun tavallisista kuluttajatuotteista. Miten voi olla mahdollista, että tietohallinnon tarjoaman työaseman saa tavallisesta elektroniikkakaupasta puoleen hintaan. Mikä on tietohallinnon tuoma lisäarvo? Miksi henkilöstö ei voisi hakea laitteita suoraan lähimmästä elektroniikkakaupasta? Tekemisen ja kustannustason läpinäkyvyys helpottaa todistamaan tietohallinnon tuoman lisäarvon. Tietohallinto tekee paljon, mutta saa vähän kiitosta.

Selkeä ja pitkäntähtäimen organisaation strategiasta johdettu tiekartta auttaa selviämään tulevaisuuden kustannuspaineista. Strategian suunnittelu ja kehityskohteiden tunnistaminen helpottuu kun todellinen kustannustaso ja sen tuoma lisäarvo on ymmärretty organisaation sisällä. 

Miten KPMG voi auttaa?

Avustamme asiakkaitamme selventämään tietohallinnon roolia, määrittämään liiketoimintaa tukevaa tietohallinnon strategiaa tietohallinnon kustannustason määrittämisessä sekä erilaisissa hankinnoissa sekä kilpailutuksissa.  

Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Laura Alho
Puh. 020 760 3986

Lauri Lenni-Taattola
Puh. 020 760 3594

etunimi.sukunimi@kpmg.fi

 

© 2020 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

KPMG International Cooperative (“KPMG International”) is a Swiss entity.  Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.

Ota yhteyttä

 

Kuinka KPMG voi auttaa?

 

loading image Jätä tarjouspyyntö