Monessa yrityksessä työstetään toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) liittyviä muutoksia. On hyvä miettiä jo ennen yhteistyökumppanin valitsemista, mitä ennakko-odotuksia yrityksellä on jopa useita vuosia kestävälle, monivaiheiselle muutosprosessille. Valmistaudu joka tapauksessa sitoutumista ja suunnitelmallisuutta vaativaan prosessiin jossa sopivan kumppanin löytäminen on elintärkeää.

Toiminnanohjausjärjestelmän uudistushanke voi tarkoittaa yrityksille hyvin eri asioita. Yhdelle muutos voi olla pakollinen SAPin päivitys S/4 HANAan (siirtyminen vanhasta järjestelmästä uuteen teknologiaan), toiselle taas vaihto ketterään, pilvipohjaiseen ratkaisuun voi järkevöittää olennaisesti yrityksen toimintaa. Kolmannelle muutos voi tarkoittaa Exceleiden ja sähköpostien korvaamista ihan oikealla toiminnanohjausjärjestelmällä.

Miten löytää sopiva järjestelmä ja yritykselle oikea malli toteutukseen? Monessa yrityksessä prosessit ovat vuosien saatossa hiottuja ja ajatus niiden muuttamisesta voi aiheuttaa suurta päänvaivaa. Esimerkiksi SAP S/4 HANA -käyttöönotto ei ole vain tekninen migraatio uudelle alustalle, vaan myös mahdollisuus optimoida yrityksen olemassa olevia prosesseja.

On tärkeää määrittää, mistä optimoinnissa on kyse eli tarkoittaako se yksittäisten toimintojen keskittämistä vai esimerkiksi tuotantoprosessin virittämistä järjestelmään niin, että se vastaa käytännön kehityksiä materiaalivirroissa.

Varmista, että järjestelmän logiikka tukee yrityksen suurta kuvaa. Jos logiikka rakennetaan tämänhetkisen tilanteen mukaan, tee se kumppanin kanssa mahdolliseksi niin, ettei muutoksia tarvitse tehdä heti muutaman vuoden päästä.

Sovi referenssikäyntejä muiden yritysten kanssa. Eri yritysten malleista voit oppia tunnistamaan esimerkiksi mahdollisia ongelmakohtia ja mitkä ovat järjestelmän vahvuudet ja heikkoudet pitkällä aikavälillä.

Valitse kumppaneiksi sellaisia osaajia, joiden kanssa jaksat myös itse tehdä töitä tarvittaessa pitkäänkin. Varsinkin globaaleissa ERP-käyttöönotoissa puhutaan kuukausista, ellei jopa vuosista.

Usein ulkopuolisen projektin vetäjän palkkaaminen määräaikaiseksi resurssiksi voi olla järkevä ratkaisu. Vaikka ottaisit ulkopuolisia, varaa myös omasta organisaatiosta omistajia, jotka osallistuvat muutostyöhön ja myös sitoutuvat siihen. Ota projektiin mukaan innostuneita ihmisiä – innostus tarttuu!

Melko harvoin löytyy kumppania, jolla olisi suoraan ratkaisu, missä nykyiset prosessit toteutetaan sellaisinaan uuteen järjestelmään. Ja miksi pitäisikään? Jos yritys haluaa kehittyä, on myös prosessien kehityttävä muutoksen mukana.

Jos koko yritys pyörii ERP-järjestelmässä, muutoksen läpivienti voi viedä vuosia. Yrityksille tehtyjen kyselyiden perusteella (esimerkkinä IDC Survey 2019) suurin osa SAPia käyttävistä yrityksistä varautuu viemään täyden muutoksen läpi muutaman vuoden sisällä.

Osa Microsoft Dynamics365 -toimittajista taas lupaa toteuttaa käyttöönottoprojektit yritykselle ketterästi muutamassa kuukaudessa. Ota huomioon, että näihin arvioihin ei useinkaan ole varattu aikaa yrityksen liiketoimintaprosessien muutoksille.

Tiesitkö, että myös KPMG tarjoaa apua ERP-muutoksen eri vaiheissa oleville yrityksille?