Igal ettevõttel või asutusel on võimalik teavituskanalit ehk vihjeliini organisatsioonisiseselt toimetades sisse seada laias laastus kahel viisil:

  • rikkumisteadete esitamiseks saab luua spetsiaalse e-kirja aadressi, mis on suunatud õigusosakonna juhile, personalispetsialistile või muule isikule, kes on volitatud rikkumisteateid vastu võtma või
  • saab lasta teate koridori lõppu pandud plekist postkasti (nt tehastes), mis on turvakaamerate vaateulatusest väljas ja mida käib soovitavalt igapäevaselt tühjendamas selleks volitatud isik.

Kummalgi kirjeldatud juhul on teavituskanal tehniliselt loodud ja seega visatud õhku võimalus, et keegi seda ka kasutama hakkab. Siinkohal tuleb end asetada kõrvaltvaataja rolli ja mõelda, kas loodud vihjeliin näeb välja piisavalt turvaline ja konfidentsiaalne isikule, kes soovib oma kahtlustest tööandjale teatada, aga kardab võimalikku töökiusu või muid halbu tagajärgi endale. Arvata võib, et mida tõsisema kahtlusega on tegemist ja mida suuremad huvid on mängus, seda enam soovib see töötaja olla veendunud oma isiku kaitstuses. Mida tõsisem juhtum, seda suurem on potentsiaalne kahju. 

Töötajal on üldjuhul alati võimalik ka näiteks otsesele ülemusele oma kahtlustest rääkida. Kui ta seda aga ei tee, siis järelikult ei pea ta seda endale piisavalt turvaliseks, siinkohal astubki mängu spetsiaalne teavituskanal. Samuti ei pruugi näiteks plekist postkast koridori lõpus olla kättesaadav kõigile võimalikele teavitajatele, eelkõige aga lepingupartnerite töötajatele, kes on organisatsioonivälised isikud, kuid kellele samuti peaks vihjeliini ülesseades mõtlema.

Teavituskanali sisseseadmisel selliselt, et see ka eesmärgipäraselt tööle hakkaks, on väga tähtis tagada, et see mitte ainult ei oleks turvaline, vaid ka näiks turvaline. Tähtsad on nii teavituskanali tehniline turvalisus kui ka andmekaitsereeglitest kinnipidamine.

Samas teate vastuvõtmisega kogu protsess alles algab – sellele järgnevad teate esmane kontrollimine, kahtluse põhjendatuse korral menetluse läbiviimine ja vajadusel järelmeetmete rakendamine ettevõtte või asutuse poolt. Siinkohal ongi tähtis, et kogu protsess oleks hästi läbimõeldud ja professionaalselt läbi viidud, sh välistatud oleks andmete leke. Seega tekib ka arvestatav kolmas võimalus: rikkumisteadete esitamiseks ja menetlemiseks kasutatakse sõltumatut kolmandat osapoolt

KPMG lahendus pakub mitmeid eeliseid:

  1. Teadete vastuvõtmine ning menetlemine on sõltumatu, tõstes võimalike teavitajate usaldust süsteemi konfidentsiaalsuse ja objektiivsuse osas.
  2. Veebipõhine teavituskanal vastab andmekaitsenõuetele, kuid on sarnase funktsionaalsusega alternatiividest oluliselt soodsam.
  3. Vajadusel saame alustada uurimist 48 tunni jooksul ja kindlustada vajalike eripädevustega meeskonna.
  4. Keerulisemate juhtumite menetlemisel ei teki ettevõttesiseselt ennustamatut ajakulu ja lisatööd ning see vähendab võimalikke isikutevahelisi konflikte.

Kliendid on meie teenuste kohta öelnud*

  1. Vihje andmine ja menetlus näivad töötajatele läbipaistvamad ja objektiivsemad.
  2. Teadete vastuvõtmise ja menetlemise protsess on selgemini paigas ning ei tehta isiku- või sündmusepõhiseid erandeid.
  3. Väline osapool viib menetlust läbi ja teeb ettepanekuid objektiivsemalt, haarab kergemini tervikpilti ning ei ole mõjutatud ettevõttesisestest isiklikest- ega tabuteemadest.
  4. Menetluse läbiviimisel kasutatakse ühtset metoodikat, lähtutakse probleemi olulisusest ning antakse hinnang selle kohta, kas protsess toimib või mitte.
  5. Menetluse läbiviimisel ja ettepanekute tegemisel keskendutakse ettevõtte riskidele, samuti analüüsitakse ja hinnatakse materjale ettevõtte kasutegurit ja efektiivsust silmas pidades.
  6. Välise osapoole intervjuudel on töötajatel lihtsam ennast avada stiilis: „Räägin ausalt ära, kuna see menetlus tundub ettevõtteväline“.
  7. Välise osapoole hinnangud on ettevõtte juhtkonnale teise kaaluga ja neid võetakse tõsisemalt kui majasisese töötaja või osakonna hinnangut.

* Klientide andmed on konfidentsiaalsed.