Virksomheder er for dårlige til at udnytte deres softwarerobotter

Forestil dig at Volkswagens fabrikker, Mærsks containerskibe eller operationsstuerne på Rigshospitalet alle lå stille hen 270 dage om året. Det ville de færreste topchefer acceptere. Men det er ofte sandheden for softwarerobotter.

Softwarerobotter, robotic process automation eller blot RPA er blevet en succes i både den private og offentlige sektor. Eksempelvis sparer ATP ifølge Computerworld 300.000 arbejdstimer på at lade softwarerobotter effektivisere og automatisere opgaver. Tilsvarende beretninger hører vi fra myndigheder og virksomheder landet over.

Softwarerobotter repræsenterer en betydelig investering i licenser, IT-infrastruktur, uddannelse og tekniske ressourcer. Men teknologien udnyttes ikke særlig effektivt, og mange steder slår man sig til tåls med en udnyttelsesgrad på blot 20-30 procent.

Årsagerne til den ringe udnyttelsesgrad er talrige, men i vidt omfang peger pilen på begrænset og ufleksibel styring. Tager en arbejdsopgave længere tid end ventet – eksempelvis hvis der opstår et softwareproblem – blokerer det let for alle de andre opgaver, man har sat robotten i gang med. Og så bliver de ikke løst før nogen manuelt griber ind.

Det er en smule paradoksalt, at man skaber den forståelse, at en proces er blevet automatiseret, når man i lokalet længere nede af gangen manuelt holder robotten i live. Robotterne kan også gå i stå af mange andre årsager og skal hele tiden overvåges og ofte genstartes manuelt. Vi mennesker arbejder kun 8 timer om dagen, hvor robotten er tilgængelig 24/7. Det er ikke optimalt at være så afhængig af manuel styring. Det er mandskabskrævende, kostbart og skaber absolut ingen værdi for organisationen.

I mange organisationer mangler man imidlertid at nå til den erkendelse, at de medfølgende RPA-styringsredskaber ganske enkelt ikke er gode nok. Hermed går man glip af de virkeligt markante gevinster, der ligger i at implementere en mere overordnet og intuitiv styring af softwarerobotterne.
 

Derfor har vi hos KPMG Newtech udviklet et værktøj, kaldet Optomo, der orkestrerer og automatiserer en stor del af styringsopgaven. Erfaringerne viser, at velfungerende styringsredskaber som Optomo øger den gennemsnitlige udnyttelsesgrad til mellem 50 og 80 procent – svarende til mere end en fordobling. Samtidig kan Optomo skabe overblik over samtlige softwarerobotter på tværs af hele organisationen. Forretningen får dermed indsigt i, hvad deres digitale kollega laver og der bliver automatisk taget hånd om opgaverne, hvor de mest kritiske opgaver bliver prioriteret først.

Det giver mere automatik og effektivitet for pengene og minimerer strømforbruget på hardware og cloudservices, virksomheden ikke bruger, hvilket i sidste ende er med til at sætte positive spor i det grønne regnskab. Alt sammen uden behov for at have medarbejdere til at overvåge robotterne 24/7. Hermed minimerer man en opgave, der er kostbar for organisationen og – for medarbejderen – omtrent lige så fagligt udfordrende som at se græsset gro.

Så for at løfte brugen af softwarerobotter til det næste niveau og sikre optimal udnyttelse af robotkollegerne, er der ingen vej uden om en investering i et holistisk styringsredskab.