Aktuell werden die Unternehmen mit Megatrends konfrontiert. Hierzu müssen sie Haltungen einnehmen und Antworten im Umgang mit den Megatrends entwickeln: Die Digitalisierung betrifft zum Beispiel alle Unternehmen. Ebenso müssen sich die Unternehmen Gedanken dazu machen, wie sich Klimaschutzmaßnahmen mit den Geschäftszielen vereinbaren lassen. Darüber hinaus sind Strategien erforderlich, wie Unternehmen in Krisenzeiten ihre Lieferketten stabilisieren können.

Im PMO werden die wichtigsten Transformationsprojekte koordiniert

Viele Unternehmen haben auf diese Fragen bereits reagiert und ihre Wandlungsfähigkeit bewiesen, indem sie ihre Geschäftsmodelle entsprechend angepasst haben und Projekte sowie umfangreiche Programme initiieren, die zentral koordiniert werden müssen. Viele Firmen setzen auf ein Project Management Office (PMO), das diese komplexen Projekte steuert und ihren Erfolg sichert. Im PMO laufen alle Fäden zusammen, wenn etwa neue ERP-Systeme eingeführt oder die Finanzstrukturen optimiert werden. 

Führungskräfte geben klare Handlungsempfehlungen

In unserer Trendanalyse „PMO – Erfolgsfaktor für Transformationsprojekte“ haben wir untersucht, welchen Beitrag die PMOs liefern und welche Anforderungen an sie gestellt werden. Dazu haben wir Führungskräfte international renommierter Unternehmen interviewt. Aus den Gesprächen ergeben sich klare Handlungsempfehlungen und Erfolgsfaktoren. 

Prozesse werden effektiver und effizienter

Deutlich wird, dass Project Management Offices einen klaren Beitrag dazu leisten, Vorhaben erfolgreich abzuschließen. Ein PMO fungiert dabei als strategischer Berater der Projektleitung. Unternehmen, die sich für ein PMO entscheiden, tragen so zu einer effizienteren und effektiveren Projektdurchführung bei, denn in dem PMO werden standardisierte Abläufe und Prozesse etabliert. Ein PMO kann als eine Art Steuermann agieren und bestimmte Risiken vorrausschauend erkennen und entsprechend gegenlenken. Um die Erfolgsaussichten zu erhöhen, sollte ein PMO rechtzeitig in die Projektsteuerung einbezogen werden. 

Klare Ablaufbeschreibungen und leicht zu handhabende Systeme

Im PMO werden nicht nur Abläufe und Prozesse festgelegt. Wenn es nach den Befragten geht, gehören auch Qualitätskriterien und Standards dazu. Sie empfehlen in unserer Befragung, klare Ablaufbeschreibungen festzulegen und den Mitarbeitenden die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Diese Systeme sollten leicht zu handhaben sein und es den Nutzenden ermöglichen, zeitgleich daran zu arbeiten und den aktuellen Projektstatus abzufragen. 

Klare Verantwortlichkeiten mit breit aufgestelltem Team

Einigkeit unter den von uns befragten Führungskräften herrscht auch darüber, dass ein PMO nur dann erfolgreich arbeiten kann, wenn es einen hohen Stellenwert genießt und fest in der Projektorganisation verankert ist. Verantwortlichkeiten sollten klar geregelt sein, das im PMO arbeitende Team sollte breit aufgestellt sein und Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Kompetenzen zusammenbringen. Es kann auch sinnvoll sein, sich externe Verstärkung hinzuzuholen.

Checkliste bietet Orientierung für künftige Implementierung

Unsere Trendanalyse geht ausführlich auf sechs Dimensionen ein, die für die Bildung eines erfolgreichen PMO notwendig sind. Dabei kommen auch Stimmen aus der Praxis zu Wort. Sie erläutern, was es aus ihrer Sicht benötigt, ein PMO nachhaltig erfolgreich zu platzieren. Firmen, die noch kein PMO implementiert haben, können in einer Checkliste auf einen Blick sehen, was bei einer Gründung bedacht werden sollte.