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Ausgangslage

Die Unternehmereigenschaft von juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) war nach § 2 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz a.F. an den ertragsteuerlichen Begriff des Betriebs gewerblicher Art nach § 4 Abs. 1 Körperschaftsteuergesetz (KStG) gekoppelt. Durch die Reform der Unternehmereigenschaft mit dem Jahressteuergesetz 2016 und der Einführung des neuen § 2b UStG wurde dieser Zusammenhang von Ertrag- und Umsatzsteuer aufgehoben. Mit der Neuregelung müssen alle Tätigkeiten einer jPöR aus umsatz- und ertragsteuerlicher Sicht gesondert gewürdigt und ggf. besteuert werden.  

Tätigkeiten bewerten und dokumentieren

JPöR sind nun verpflichtet, alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte zutreffend zu erklären und die entsprechende Umsatzsteuer abzuführen. Dafür gilt es zuerst, sämtliche von ihnen ausgeübten Tätigkeiten dahingehend zu untersuchen, ob diese dem unternehmerischen Bereich zuzuordnen sind oder ob es sich dabei um nicht-unternehmerische Tätigkeiten ohne Steuerrelevanz handelt. Allerdings definiert § 2b UStG lediglich Ausnahmetatbestände von der allgemeinen Unternehmereigenschaft und enthält weitreichende Rückausnahmen und Sonderfälle. Deshalb müssen jPöR jeweils eine schlüssige Dokumentation erstellen: Für jede einzelne ausgeübte Tätigkeit müssen in einem sogenannten Haushaltsscreening umfangreiche Besteuerungsmerkmale ermittelt, dokumentiert und über die unterschiedlichen Organisationseinheiten der jPöR zusammengeführt werden. Diese Besteuerungsmerkmale müssen dann – sei es durch die jPöR selbst oder mit externer Unterstützung – final bewertet werden.  

Aufgrund der Vielzahl der zu bewertenden Tätigkeiten ist das für viele jPöR eine Herkulesaufgabe. Der vom Gesetzgeber bewilligte Übergangszeitraum bis zum 31.12.2020 wurde durch das Corona-Steuerhilfegesetz zwar bis 31.12.2022 verlängert, trotzdem wartet eine Menge Arbeit auf die Unternehmen. 

Typische Hürden bei der Umsetzung des §2b UStG

Die vorgehend geschilderten Handlungserfordernisse sind den jPöR aufgrund des großzügig gewährten Übergangszeitraums lange bekannt. Im Wesentlichen haben auch alle jPöR einen entsprechenden Fahrplan entwickelt und mit den Arbeiten zur Umsetzung des § 2b UStG begonnen.

In der Praxis zeigt sich aber, dass bei vielen der ursprüngliche Fahrplan ins Stocken geraten ist und ein finaler Projektabschluss in den seltensten Fällen vorliegt. Projektverzögerungen – gerade im Bereich des Haushaltsscreenings und der sich anschließenden Auswertung – resultieren aus ganz verschiedenen Gründen:

  • Die enorme Anzahl an Einzeltätigkeiten und einzelner Tatbestandsmerkmale machen die interne und externe Dokumentation sehr komplex.
  • Die unterschiedlichen Zuständigkeiten in den Organisationseinheiten einer jPöR sowie ein häufig unterschiedliches Problembewusstsein hinsichtlich der gesetzlichen Neuregelung führen zu einer heterogenen Bearbeitungsqualität.
  • Die Uneinheitlichkeit des Haushaltsscreenings sowie ein uneinheitlicher Reifegrad der Rückmeldungen einzelner Organisationseinheiten erfordern zeitaufwändige Nacharbeiten durch die Steuerfunktion. 
  • Die eingeschränkte Verfügbarkeit von Personal und sowie enge Zeitbudgets führen zu dauerhaften Verzögerungen.
  • Neue Verlautbarungen der Finanzbehörden erfordern eine laufende Überarbeitung des Haushaltsscreenings und Neueinschätzung des Unternehmerstatus.
  • Der geringe Digitalisierungsgrad bei jPöR und die manuelle Bearbeitung der Unterlagen verzögern die Projekte zusätzlich.

Mit Blick auf das Ende der Übergangsregelung zum 31.12.2022 sollten die jPöR die Umstellung dringend in Angriff nehmen, da mit einer erneuten Verlängerung nicht gerechnet werden kann.

Eine verspätete Umstellung auf die gesetzliche Neureglung kann Steuernachzahlungen sowie möglicherweise straf- oder bußgeldrechtliche Konsequenzen für die Organe der jPöR haben.

Digitalisierung und Automatisierung als Lösung für eine zielgerichtete Umsetzung

Die vorgenannten Herausforderungen der Umstellung auf § 2b UStG können durch den Einsatz digitaler Lösungen beherrschbar gemacht werden. Insbesondere können kollaborative Tools bzw. Plattformen dabei helfen, das Haushaltsscreening in standardisierter Form schneller vorzunehmen. Informationen können zielgerichtet, strukturiert und einheitlich erhoben werden. Sie werden digital für die interne Dokumentation und als externer Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung bereitgestellt. So kann sich auch die Steuerfunktion einen laufenden Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand verschaffen und punktuell einzelne Organisationseinheiten bei der Datenerhebung unterstützen. Auch die Unterstützung durch einen externen Berater wird durch die Digitalisierung und Standardisierung des Haushaltsscreenings vereinfacht.

Darüber hinaus ermöglicht die standardisierte Herangehensweise im Haushaltsscreening die maschinelle Auswertung der gewonnenen strukturierten Daten und Angaben. Wenn nicht mehr jede Tätigkeit manuell und einzeln betrachtet werden muss, lässt sich der Prozess deutlich beschleunigen. Zusätzlich können die Ergebnisse jederzeit auf eine Änderung der Verwaltungsmeinung oder Rechtsprechung überprüft werden.

Risiken automatisiert erkennen und prüfen

Ein weiterer Vorteil einer automatisierten Vorgehensweise: Durch die Datenanalyse lassen sich Fälle mit höherschwelligem Risikopotential identifizieren und einer qualifizierten Einzelfallprüfung unterziehen. Die Möglichkeit, anstelle einer zeitintensiven manuellen Vollprüfung sämtlicher Ergebnisse eine quantitativ und qualitativ hinreichende Stichprobe auszuwerten, kann zu einer Effizienzsteigerung beitragen – insbesondere, weil die Finanzverwaltung vermehrt dazu übergeht, im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung entsprechende Test- und Schätzverfahren zu etablieren.

In der Gesamtschau bieten die Digitalisierung und Automatisierung in Hinblick auf § 2b UStG die Chance auf echte Effizienzgewinne und Entlastung der eigenen Ressourcen. Zu berücksichtigen sind allerdings die Anwender, die Anwendungsumgebung sowie regulatorische Vorgaben. Technologische Lösungen sollten einfach anwendbar sein, die Datensicherheit und die Datenverfügbarkeit sollte gewährleistet sein und der Aufwand einer Implementierung im IT-System berücksichtigt werden. 

So können wir Sie unterstützen

Wir entwickeln mit dem KPMG-§2b-Assistenten eine Lösung, die jPöR dabei unterstützt, die gesetzliche Neuregung des § 2b UStG in digitaler und automatisierter Form zu meistern. Unsere Lösung ist ohne zusätzliche technische Vorkenntnisse einsetzbar und greift auf Standard-Office-Anwendungen bzw. eine digitale Kollaborations-Plattform zurück. Zusätzliche Software mit langwierigen Genehmigungs- und Installationsprozessen ist nicht erforderlich. Der KPMG-§2b-Assistent bietet für jPöR eine schnelle Möglichkeit, Chancen der Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen und dabei sowohl Kosten als auch Risiken zu minimieren.