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Außenwirtschaftsmeldungen sind für viele Unternehmen eine lästige Pflicht und stellen die Unternehmen gleichzeitig vor immer größere Herausforderungen. Umfangreiche und regelmäßig novellierte Vorschriften, begleitet von einem stetig ansteigenden Belegvolumen, komplexeren Vertragskonstellationen und damit verbundenen Zahlungs- und Warenströmen sowie Kosteneinsparmaßnahmen zwingen Treasurer, Buchhalter und Prozessmanager zum Handeln. Denn die Einhaltung der Bestimmungen wird regelmäßig und verstärkt durch die Deutsche Bundesbank sowie die Hauptzollämter geprüft und zunehmend sanktioniert.

1 | Was sind die Außenwirtschaftsmeldungen und welche Konsequenzen drohen bei Fehlverhalten?

Außenwirtschaftsmeldungen sind statistische Meldungen und dienen der Erfassung von grenzüberschreitenden Zahlungen, Beständen und Vermögen zum Zwecke der Erstellung der Zahlungsbilanz. Sie sind gemäß den Bestimmungen der Außenwirtschaftsverordnung ‒ §§ 63 ff. AWV ‒ periodisch der Deutschen Bundesbank zu melden.

Zur Berichterstattung der meldepflichtigen Sachverhalte stellt die Bundesbank insgesamt 14 unterschiedliche Meldeblätter (Meldeformulare) bereit, die sich an verschiedene Adressaten richten oder verschiedene Meldezwecke abbilden. So haben Kreditinstitute und Nicht-Kreditinstitute unterschiedliche Meldeblätter zu verwenden. Unterschieden wird außerdem zwischen Zahlungsmeldungen, Meldungen über den Bestand von Forderungen und Verbindlichkeiten und Meldungen über den Bestand von Vermögen. Die Meldeblätter stellen jeweils unterschiedliche Anforderungen an meldepflichtige Sachverhalte und Meldemerkmale. Dazu gehören zusätzliche Informationen zu den einzelnen Meldepositionen, beispielsweise die Meldekennzahl – eine dreistellige Ziffer, die je nach Zahlungszweck anhand eines standardisierten Katalogs zu vergeben ist – oder das Sitzland des Zahlungsempfängers, um die Position auf Seiten der Bundesbank im Rahmen der Zahlungsbilanzerstellung einordnen zu können. 

Meldepflichtig sind grundsätzlich

  • Grenzüberschreitende Zahlungen > 12.500 EUR, welche nicht innerhalb der Intrastat/Extrastat-Meldungen im Zusammenhang mit dem grenzüberschreitenden Warenverkehr erfasst werden. 
  • Grenzüberschreitende Forderungen und Verbindlichkeiten aus Finanzbeziehungen sowie dem Waren- und Dienstleistungsverkehr
  • Beteiligungen an und von ausländischen Unternehmen, Niederlassungen und Betriebsstätten

Inkorrekte, unvollständige oder verspätet eingereichte Meldungen sind Verstöße gegen die AWV und können von der dafür zuständigen Zollbehörde als Ordnungswidrigkeiten bewertet werden. Gemäß den Bußgeldvorschriften nach § 19 Absatz 6 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) sind Bußgelder von bis zu 30.000 EUR pro Verstoß möglich. Des Weiteren ist eine Bußgeldhaftung nicht wegen einer konkreten Pflichtverletzung, sondern wegen eines allgemeinen Organisationsverschuldens (Unterlassen der „gehörigen Aufsicht“) gem. § 130 OWiG i.V.m. §§ 9 und 30 OWiG gegenüber dem Unternehmen und den handelnden Personen möglich. 

2 | Warum ergibt sich eine zunehmende Relevanz für die Außenwirtschaftsmeldungen und betreffende Meldeprozesse?

Zwar haben die Bußgeldvorschriften des AWG in den letzten Jahren keine tiefgreifende Novellierung hinsichtlich der AWV-Meldungen erfahren. Jedoch sind eine verstärkte Überprüfung und Überwachung der Meldepflichten durch die Deutsche Bundesbank sowie eine stärkere Fokussierung auf Industrieunternehmen erkennbar. Dies ist unter anderem auch auf die Novellierung der AWV und den Entfall der Z1-Meldungen zum September 2013 zurückzuführen, anhand welcher die Zahlungsmeldung für Unternehmen durch die beteiligte Bank und nicht durch das Unternehmen selbst vorgenommen wurde. Die Vorbereitung auf eine solche Prüfung der Bundesbank, deren Organisation, die Bereitstellung von Daten, Systemzugriffen und Unterlagen sowie die notwendige Erläuterung von Prozessen, Systemen und Geschäftsvorfällen bedeuten entsprechenden Aufwand für die Mitarbeiter des zu prüfenden Unternehmens. Darüber hinaus werden eingereichte Meldungen bei der Bundesbank regelmäßig kontrolliert und in Zweifelsfällen beim Meldepflichtigen hinterfragt.

Verstärktes Augenmerk auf die AWV-Meldungen muss auch aus folgendem Grund gelegt werden: Nach Diskussion mit verschiedenen Verbänden hat die BaFin am 03.08.2018 mitgeteilt, dass ein konzerninternes Cash Management System keiner bankenrechtlichen Erlaubnis bedarf, wenn verschiedene Compliance-Anforderungen erfüllt sind. Teil der Anforderungen sind die Erstellung von Richtlinien/Vorgaben und Umsetzung entsprechender Prozesse und Systeme zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Zahlungsverkehr (insbesondere dem Außenwirtschaftsrecht). Daraus resultiert auch die Pflicht zur Etablierung einer angemessenen Meldeorganisation sowie betreffender Außenwirtschaftsmeldeprozesse.

Nicht zuletzt ergeben sich aufgrund eines immer höher werdenden Kostenbewusstseins der Unternehmen aktuelle Herausforderungen beim Aufsetzen der Meldeprozesse. Im Zusammenhang der zunehmenden Zentralisierung von administrativen Aufgaben wird einerseits die Frage gestellt, ob im Zuge einer Ausgliederung von Accounting Services auch die Zuständigkeit zur Abgabe der AWV-Meldungen übergeben wird oder ob diese in der jeweiligen Gesellschaft verbleibt. Zum anderen wirkt sich der Trend zur Optimierung bis hin zur Transformation von Finanzabteilungen auch auf die Meldeprozesse aus. Systemanpassungen bedingen eine Überarbeitung oder zumindest Überprüfung bestehender Prozesse, Reports und Einstellungen. Neue Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) werden auf Anwendbarkeit innerhalb der Meldeprozesse hin untersucht – beispielweise zur automatisierten Erkennung von Meldekennzahlen.

3 | Welche typischen Fehlerquellen bei der Erfüllung der Meldepflichten bestehen?

Die häufigsten Fehlerquellen lassen sich grob in folgende Kategorien unterteilen:

  • Unwissenheit und Unklarheiten bzgl. der anwendbaren Regularien: Die Vorschriften des AWV-Meldewesens, welche durch zahlreiche Merkblätter und Erläuterungen der Deutschen Bundesbank konkretisiert und ergänzt werden, sind umfangreich und komplex. Zudem werden die Fragen, die sich durch moderne Vertriebsstrukturen für das Meldewesen stellen, nur unzureichend berücksichtigt. Im Falle von Prüfungen sind die Bestimmungen der Bundesbank maßgeblich, den geprüften Unternehmen aber oftmals nicht bekannt, sodass es zu zahlreichen Feststellungen kommen kann. Aufgrund der fehlenden Auseinandersetzung mit den regulatorischen Bestimmungen und fehlenden Schulungen fehlt daher oftmals das Know-How, welches zur Abgabe korrekter, vollständiger und fristgerechter Meldungen erforderlich ist.
  • Keine klar definierten Verantwortlichkeiten: Aufgrund fehlender Richtlinien oder Prozessbeschreibungen bestehen Unklarheiten bzgl. der zu erstellenden Meldeblätter sowie der dafür mitwirkenden und verantwortlichen Abteilungen. Die dadurch fehlende Abgrenzung der zu meldenden Sachverhalte führt zu Fehlmeldungen oder Doppelmeldungen.
  • Prozessschwächen sowie systembegründete Fehlerquellen: Die Erfüllung der regulatorischen Anforderungen vor dem Hintergrund der Vielzahl an meldepflichtigen Transaktionen mit unterschiedlichen Meldemerkmalen ist eine der größten Herausforderungen im Bereich der Außenwirtschaftsmeldungen. Effizienz- und Kostendruck, ein stetig ansteigendes Belegvolumen und nicht zuletzt die kurzen Meldefristen führen dazu, dass manuelle Tätigkeiten zur Erstellung der Meldungen auf ein Minimum reduziert werden müssen. Oftmals sind es aber gerade fehleranfällige und veraltete eigenentwickelte Reports, welche meldepflichtige Transaktionen nicht erkennen oder mit inkorrekten Merkmalen ausgeben. Fehlende Plausibilisierung und Kontrollen führen dazu, dass diese über Jahre hinweg nicht erkannt werden und bei Aufdeckung zahlreiche Korrekturmeldungen mit beachtlichen Volumina notwendig werden.

4 | Welche konkreten Handlungsempfehlungen bestehen?

Gut beraten ist, wer die aufgeführten Fehlerquellen bereits vor einer anstehenden Prüfung erkannt, analysiert und beseitigt hat. Ebenso kann es sich lohnen, bei entdeckten Verstößen eine Selbstanzeige vorzunehmen. Denn gemäß den Vorschriften des AWG unterbleibt die Verfolgung als Ordnungswidrigkeit in den Fällen der fahrlässigen Begehung, wenn der Verstoß im Wege der Eigenkontrolle aufgedeckt und der zuständigen Behörde angezeigt wurde.

Da es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Anforderung handelt, die unumgänglich ist, sollte der Fokus unter Abwägung von Kosten-/Nutzenaspekten auch darauf liegen, wie, das heißt mithilfe welcher Prozesse, Methoden und Systeme den Anforderungen optimalerweise zu begegnen ist. Beim Aufbau sowie der Weiterentwicklung der Meldeorganisation sowie betreffender Prozesse und Systeme sind daher Optimierungspotentiale ebenso zu untersuchen – zur Vermeidung von Bußgeldrisiken und zur Reduktion der Meldeprozesskosten sowie des zeitlichen Aufwands.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 112, Juni 2021
Autoren:  Nils Bothe, Partner, Finanz- und Treasury-Management, KPMG AG; Anne-Kathrin Gillig, Senior Manager, KPMG Law; Timo Herold, Senior Manager, Risk & Compliance Services, KPMG AG; Christian Lohss, Manager, Risk & Compliance Services, KPMG AG