Verwaltung 4.0 – Die Zukunft des Papierdokuments

Der öffentliche Sektor wird zunehmend digitaler. Ob durch das E-Government-Gesetz (EGovG), das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder den Neun-Punkte-Plan des BMI: demografischer Wandel, informationstechnologischer Fortschritt und vor allem die Covid-19-Pandemie sind zum Treiber der Digitalisierung geworden. Der öffentliche Sektor hat das Potenzial, komplexe, fachübergreifende Prozesse und die dazugehörigen Datenmengen durch eine geeignete Strategie und die Implementierung von digitalen Lösungen effizienter zu steuern. Damit besteht die Chance, unter Nutzung von medienbruchfreien Prozessketten und der ortsunabhängigen Nutzung von Daten den  Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und allen übrigen Kundinnen und Kunden der Verwaltung einen bestmöglichen Service zu bieten. 

Ein wesentlicher Baustein dieser Prozessketten ist das Scannen von eingehendem Schriftgut in Papierform. Hier sind Lösungen gefragt, die richtig angepasst und eingesetzt, dieses Papierschriftgut digitalisieren.

Es fehlt dabei nur bedingt an Visionen, dafür viel mehr an Umsetzungsstärke  - gerade beim Schaffen der grundlegenden Voraussetzungen, beispielsweise im Rahmen der Bemühungen um eine digitale Verwaltung. Nicht zuletzt durch die aktuelle Pandemiesituation steht die Digitalisierung, auch des öffentlichen Sektors, wieder einmal im Fokus. Natürlich gibt es bereits richtige Impulse, diese müssen jedoch intensiviert werden. Das OZG beispielsweise verpflichtet Bund und Länder bis 2022, bestimmte Verwaltungsleistungen über elektronische Verwaltungsportale verfügbar zu machen. Anfang 2021 sind aber erst etwas mehr als die Hälfte der Leistungen, und dies auch nur in Teilen der Verwaltung, verfügbar.

Die Digitalisierung erfolgt nicht automatisch, sondern muss weitsichtig und geschickt umgesetzt werden. Neben dem Willen, die erforderliche Infrastruktur bereitzustellen, müssen Veränderungs- und Organisationsmanagement mitgedacht und der Weg für eine neue Digitalkultur in der öffentlichen Verwaltung geebnet werden. 

Ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung ist das E-Scannen. Jährlich werden noch hunderte Millionen Blätter Papier in der Verwaltung verbraucht. Eine nicht minder beeindruckende Zahl erreichen die Poststellen der Verwaltungen und eine ebenfalls große Zahl an Papierakten lagert in Archiven. Sicherlich ist mit zunehmendem Reifegrad der OZG-Umsetzung mit einem geringeren Papieraufkommen in Verwaltungsorganisationen zu rechnen. Doch worauf kommt es an, bis es soweit ist? Wie geht die öffentliche Verwaltung mit Millionen von Bestandsakten in Archiven um und wie werden die darin enthaltenen Informationen zugänglich gemacht? Parallel zur Umsetzung des OZG sind effiziente Lösungen erforderlich, um weiterhin in Papierform vorzulegende Dokumente und physische Bestandsakten in digital verfügbare Daten umzuwandeln. Dies ist die Basis für weitere Digitalisierungsschritte, wie zum Beispiel die Automatisierung von Prozessen in der Verwaltung. 

Entscheidenden Nutzen bringt die Digitalisierung erst mit der Möglichkeit des schnellen Zugriffs auf Daten, um beispielsweise ortsunabhängig die für eine etwaige Sachbearbeitung notwendigen Informationen verfügbar zu haben oder große Datenmengen wie zum Beispiel im Rahmen von Bürgerinformationsanfragen oder Untersuchungsausschüssen effizienter auszuwerten. 

Durch den Einsatz moderner Scanverfahren kann sichergestellt werden, dass Informationen digital und zur richtigen Zeit in bestmöglicher (Daten-) Qualität zur Anwendung verfügbar sind. Hierbei handelt es sich nicht nur um rein technische Lösungen. Neben der technischen Infrastruktur und einer benutzerfreundlich handhabbaren Software gilt es, sowohl die Aufbau- als auch die Ablauforganisation entsprechend auszurichten. Ergänzend zur Abbildung von datenschutzkonformen, den fachlichen Anforderungen entsprechenden und in die Digitalisierungsstrategie der Organisation einzubindenden Prozessen, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dementsprechend geschult und vorbereitet werden. 

Grundsätzlich wird beim Scannen zwischen dem ersetzenden Scannen und dem kopierenden Scannen unterschieden. Beim ersetzenden Scannen wird das physische Papieroriginal nach dem Scanprozess vernichtet und das elektronische Abbild aufbewahrt und verarbeitet. Beim kopierenden Scannen wird das Original anschließend aufbewahrt. Dies kann zum Beispiel bei bestimmten Urkunden notwendig sein, die an den Versender zurückzugeben sind.

Im Folgenden fokussieren wir uns auf das ersetzende Scannen.  Hierfür hat das BSI mit der technischen Richtlinie „TR-03138 Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) einen Leitfaden zur Verfügung gestellt, mit dem Standards definiert sind und bei dessen Anwendung die Prozesse des ersetzenden Scannens sicher gestaltet werden können. 

Dabei ist zwischen dem Scannen von Bestandsakten und dem Scannen des Posteingangs zu unterscheiden. Das ersetzende Scannen von Bestandsakten kann, vereinfacht gesagt, klassische Archive überflüssig machen und zugleich die Grundlage dafür schaffen, die in den Archiven vorhandenen und sonst nur mit Zeitverlust zugänglichen Informationen quasi „mit einem Klick“ digital verfügbar zu machen. Dieses Scan-Verfahren kann zudem eine Lösung für Archive sein, deren Bestände durch biologische  - wie durch Schimmelpilzbefall  - oder mechanische Einwirkung beschädigt sind und deshalb für den Benutzer gar nicht oder nur sehr eingeschränkt verfügbar sind. Es gibt für diesen Sonderfall externe Anbieter von Scanlösungen, die dieses Material zunächst dekontaminieren und dann dem Scanprozess zuführen. 

Hiermit wird eine weitere Differenzierung des Scanprozesses deutlich: Zum einen das in der Organisation stattfindende Scannen (internes Scannen) durch handelsübliche Tischscanner, zum anderen das Scannen durch externe Anbieter (externes Scannen). Letztere arbeiten meist mit Hochleistungsscannern und schaffen es in kurzer Zeit, sehr große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten. Diese Lösung bietet sich bei großen Volumen  - Scannen eines Papierarchivs oder Massensendungen im Posteingang  - an und kann sowohl Skalierungs- als auch Personalvorteile mit sich bringen.

Zuletzt unterscheiden wir noch zwischen dezentralem Scannen und zentralem Scannen. Bei ersterem werden zum Beispiel in verschiedenen Liegenschaften einer Organisation, meist durch interne Scanstellen, Scanleistungen erbracht. Beim zentralen Scannen gibt es hingegen lediglich wenige, zentrale Scanstellen, wobei hier beispielsweise durch das Nutzen von Großempfängerpostleitzahlen ebenfalls der logistische Prozess gestrafft werden kann.

Die beiden nächsten Folgen dieser Artikelserie werden an diese grundsätzlichen Ausführungen anknüpfen. Wir werden dann unter anderem auf ein exemplarisches Prozessmodell für das Zentrale Externe Scannen eingehen. Erfahren Sie, welche Veränderungen in den Poststellen der Organisationen erforderlich sind und welche logistischen Anforderungen diese mit sich bringen. Im Weiteren beschäftigen wir uns mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) zur Indexierung von Dokumenten, der Erhebung von Metadaten sowie notwendigen Ergänzungen in der Aufbauorganisation, zum Beispiel durch den Aufbau einer Clearingstelle, um Ihr Scan-Projekt zum Erfolg zu führen.