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Öffentliche Organisationen sehen sich im digitalen Zeitalter unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber. Ein Instrument, um diese zu bewältigen, ist Enterprise Architecture Management (EAM). Dieses wird sektorenübergreifend als ein vielversprechender Ansatz für die Restrukturierung und Ausrichtung der Organisation an ihren Zielen und Strategien, die Verknüpfung aller Organisationsebenen, die Abstimmung von Fachbereichen und IT (Business-IT-Alignment) sowie zur Steigerung von Agilität, Integration und Interoperabilität wahrgenommen.

Im Rahmen der Artikelreihe „EAM für den öffentlichen Sektor“ werden Herausforderungen im Kontext von öffentlicher Verwaltung und Digitalisierung vorgestellt. Auch der Lösungsansatz und Wertbeitrag, den EAM bei deren Bewältigung bieten kann, werden aufgezeigt.

IT-Konsolidierung im öffentlichen Sektor

Der Begriff der IT-Konsolidierung ist im Kontext des öffentlichen Sektors mit dem Großprojekt „IT-Konsolidierung des Bundes“ verknüpft. Ziel dieses Projektes ist es, bis zum Jahr 2025 die gesamte IT des Bundes zusammenzuführen und zu standardisieren und somit die Arbeit der Bundesverwaltung zu stärken.

Darüber hinaus ist die IT-Konsolidierung Gegenstand zahlreicher Projekte von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden sowie bundeseigener Gesellschaften. Dabei reichen die Projektaufträge von der Konsolidierung der gesamten IT-Landschaft bis zur Umsetzung einzelner Teilaspekte. Projektauftraggeber sind sowohl integrierte IT-Abteilungen öffentlicher Organisationen als auch eigenständige Rechenzentren und ausgegliederte IT-Dienstleister.

Ausgangsbasis von IT-Konsolidierungsvorhaben sind oftmals historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften. Diese bedürfen hinsichtlich der Unterstützung digitaler Dienstleistungen und Fachaufgaben, der Standardisierung und Interoperabilität sowie der Effizienz und des Einsatzes moderner Technologien einer Neuausrichtung und Modernisierung. Eine ganzheitliche Konsolidierung der IT zielt neben der IT-Infrastruktur und den darauf laufenden Plattformen und Anwendungen auch auf die eingesetzten Produkte ab. Sie umfasst außerdem die von der IT an die Gesamtorganisation bereitgestellten Services sowie die IT-Organisation im engeren Sinne.

Im Rahmen der sich daraus ergebenden Aufgabenpakete sind technik- und betriebsorientierte Herausforderungen wie der Aufbau und Betrieb von Rechenzentren, das Hosting von Plattformen und Anwendungen, die Entwicklung von Datenstrukturen und -konzepten, Netzanbindungen oder Sicherheitsstandards zu lösen. Hinzu kommen Management- und IT-Strategie-orientierte Themen, wie beispielweise der Aufbau der IT-Organisation, die IT-Governance und die Bewertung des Einsatzes von Technologietrends.

Der Einsatz von EAM im Rahmen der IT-Konsolidierung

EAM ist eine ganzheitliche Managementdisziplin, mit der die Struktur der Organisation und deren Gestaltungsprinzipien entwickelt, verwaltet und gesteuert werden können. Ausgangspunkt für EAM-Vorhaben ist häufig die IT einer Organisation und deren Aufbau und Abstimmung mit den Geschäftszielen. Mit einer Enterprise Architecture (EA) lassen sich Komponenten einer Organisation und die Beziehungen zwischen diesen Komponenten abbilden und in verschiedene Ebenen einteilen. Abbildung 1 zeigt die mögliche Struktur einer EA:

Abbildung

Die Strategie-Architektur und die Geschäfts-Architektur der Organisation umfassen die Betrachtungsobjekte der EA, die das Zielsystem und den strategischen Rahmen sowie die geschäftlichen Abläufe und Strukturen beschreiben. Die Applikations-, Informations- und Technologie-Architektur umspannen die Organisationsbereiche mit unmittelbarem IT-Bezug. Sie stellen den Kernbereich für die IT-Konsolidierung dar.

Betrachten wir einige der vorgestellten Aufgaben und Herausforderungen einer IT-Konsolidierung und wenden darauf den EAM-Ansatz an:

Applikationen, Plattform und IT-Infrastruktur

EAM ist ein wirkungsvolles Instrument für eine stringente Ableitung der durch IT zu unterstützenden Funktionalitäten aus den Dienstleistungen und Geschäftsprozessen. Diese Funktionalitäten stellen die Grundlage für die Auswahl geeigneter Applikationen dar, die in der Applikations-Architektur in eine effektive Gesamtstruktur gebracht werden.

Die Plattform und IT-Infrastruktur, die in der Technologie-Architektur erfasst werden, stellen die software- und hardwareseitigen Ressourcen für den Betrieb der Applikationslandschaft zur Verfügung. Durch eine systematische Architekturentwicklung im Rahmen von EAM können dabei Sicherheitsstandards, Entwurfsprinzipien wie Skalierbarkeit und Interoperabilität und verschiedene Sourcing-Strategien erfolgreich realisiert werden.

Die Verknüpfung von Applikations- und Technologiearchitektur in einer konsistenten EA stellt die Klammer dar, mit der eine performante Infrastruktur und eine an den Geschäftszielen ausgerichtete Applikationslandschaft zusammengebracht werden.

Beispiel: Aus einem Geschäftsprozess leiten sich Anforderungen zur Auszahlung und Verbuchung von Zuschüssen ab. Hieraus ergibt sich der Bedarf einer Applikation zur Finanzbuchhaltung, die Teil einer Plattform (z.B. Office 365 oder SAP HANA Cloud Platform) ist. Um die Bereitstellung von Plattform und Applikationen sicherzustellen, müssen IT-Infrastrukturen - Server, Netzwerke, Endgeräte, Sicherheitsstandards - geschaffen werden. Die Analyse der Verknüpfungen und die systematischen Ableitungen werden durch die EA ermöglicht.

Datenstrukturen

Durch die Informationsarchitektur werden die Informations- und Datenobjekte der Organisation erfasst und in konsistenten Modellen zusammengeführt. Ein adäquates Datenmodell ist die Grundlage für eine integrierte und interoperable IT-Landschaft, die die Geschäftsprozesse und die verantwortlichen Akteure zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen versorgen und somit die Intelligenz der Organisation steigern kann.

Beispiel: Im oben eingeführten Geschäftsprozess, in dem Zuschüsse bewilligt und ausgezahlt werden, sind zur Antragsprüfung Kundendaten auszuwerten. Durch die Informations- und Datenarchitektur der EA können Datenquellen identifiziert und im Sinne von „Once-Only“ wiederverwendet werden. Gleichzeitig ist die transparente Abbildung von Daten und ihren Datensenken, dem Datenfluss und der Nutzung der Daten die Basis für das Sicherstellen datenschutzrechtlicher Vorgaben.

Technologietrends

EAM bietet die Möglichkeit, den Einsatz technologischer Innovationen fundiert zu analysieren. Durch die in der EA erfassten Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Architekturebenen können Potenziale und Seiteneffekte des Einsatzes neuer Technologiekomponenten untersucht werden. Außerdem kann der Einfluss auf Prozesse und Fachaufgaben eingeschätzt werden.

Beispiel: Künstliche Intelligenz kann vielfältigen Nutzen bringen. In Anknüpfung an das aufgezeigte Beispiel kann eine Betrachtung der in der EA dokumentierten Funktionalität zur Bewilligung und Auszahlung von Zuschüssen die Analysegrundlage bereitstellen, um KI-Algorithmen und -Anwendungen zu bewerten und deren Potenziale für den konkreten Einsatzkontext abzuschätzen.

IT-Governance

Eine IT-Konsolidierung umfasst nicht nur die Neuausrichtung statischer Strukturen und Komponenten, sondern auch die Prozesse und Rollen, die eine effektive IT-Ablauforganisation sicherstellen. Durch die EA wird eine Transparenz der Architektur hergestellt, die die Grundlage für EAM-Prozesse darstellt, mit denen die ziel- und strategieorientierte Weiterentwicklung und Steuerung der IT-Landschaft systematisiert und verstetigt wird.

Im Ergebnis ist EAM ein leistungsfähiger Ansatz, um im Kontext von IT-Konsolidierungsvorhaben einen Überblick über den Ist-Zustand der IT-Landschaft zu erlangen. Ausgehend hiervon kann diese anhand der Ziele der Organisation ausgerichtet und das Etablieren einer dauerhaft leistungsfähigen IT-Governance und hohen Steuerbarkeit der IT-Landschaft sichergestellt werden.

Mitautor des Beitrags ist Martin Czerwick, Consulting, Public Sector, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 

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