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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für EU-Unternehmer im Bereich der Umsatzsteuer. Sie wird immer dann relevant, wenn es um die Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen geht. Ohne gültige USt-IdNr. sind diese nicht ohne Umsatzsteuerausweis in der Rechnung möglich. 

Neuer Status der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Mit den Quick Fixes, die zum 01.01.2020 in Kraft getreten sind, hat die USt-IdNr. den Status einer materiell-rechtlichen Voraussetzung für die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen bekommen. Damit besteht die Steuerfreiheit für eine Lieferung nur, wenn der Käufer im Bestimmungsland umsatzsteuerlich registriert ist, der Lieferant die USt-IdNr. richtig aufgezeichnet hat und diese in der Zusammenfassenden Meldung fehlerfrei gemeldet wurde. Ist dies nicht der Fall, entfällt zunächst die Steuerfreiheit.

Falsche USt-IdNr. kann zu Nachzahlungen und Zinsstrafen führen

In der Vergangenheit war eine korrekte USt-IdNr. lediglich eine formell-rechtliche Voraussetzung. In der Praxis haben viele Unternehmen diese Nummern einmal erfragt, geprüft und abgespeichert, aber nie wieder überprüft. Vor dem Hintergrund der jetzt gültigen Regelungen riskieren diese Unternehmen die Steuerfreiheit ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen. Fällt eine falsche USt-IdNr. erst nach Jahren auf, drohen entsprechende Umsatzsteuernachzahlungen und Zinsstrafen. An der regelmäßigen Überprüfung der USt-IdNr. von Geschäftspartnern sollte also bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen kein Weg mehr vorbei führen.

Bestätigung der USt-IdNr.: Neuregelung ab Januar 2021

Zur rechtssicheren Überprüfung von USt-IdNr. der ausländischen Geschäftspartner stellt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) drei Alternativen zur Verfügung. Die telefonische Einzelanfrage und die Einzelanfrage über das Webportal des BZSt sind für kleine Fallzahlen konzipiert. Für die meisten Unternehmen wird jedoch die Abfrage über die Massendatenschnittstelle (sog. XML-RPC-Schnittstelle) des BZSt der gängige Weg sein. Wichtig ist bei allen drei Varianten nicht nur die Validierung der jeweiligen USt-IdNr., sondern auch der Erhalt einer entsprechenden amtlichen qualifizierten Bestätigung. Diese wurde bislang in allen drei Varianten auf Anfrage vom BZSt in Papierform versendet. 

Wichtige Änderungen im Überblick

Für die Einzelanfrage über das Webportal sowie über die Massendatenschnittstelle ändert sich das ab Januar 2021:

  • Einzelanfrage über das Webportal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt): Unternehmen können zwar weiterhin über das Webportal die USt-IdNr. ihrer Geschäftspartner validieren lassen, die Versendung der schriftlichen amtlichen Bestätigung ist allerdings nicht mehr möglich. Unternehmen müssen den Nachweis in diesem Fall durch die Aufbewahrung des Ausdrucks oder die Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder als Screenshot vorhalten.  
  • Abfrage über die Massendatenschnittstelle: Unternehmen mit entsprechender Software fragen eine Vielzahl von USt-IdNr. direkt über die Schnittstelle ab und erhalten im Ergebnis die einzelnen Datensätze. Diese können durch eine geeignete Software verarbeitet und ausgewertet werden. Auch hier wird keine schriftliche amtliche Bestätigung mehr versendet. Ein Nachweis ist ausschließlich durch die vom BZSt versendeten Datensätze möglich. Diese müssen also zwingend aufbewahrt werden.

Wie Unternehmen auf die Neuerungen reagieren sollten

Diese Neuregelung stellt Unternehmen vor administrative Herausforderungen und führt zu Anpassungsbedarf in den entsprechenden Prozessen. Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass abgespeicherte Dokumente, Screenshots oder Datensätze jederzeit einfach auffindbar sind und der Finanzverwaltung im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können. 

Adressprüfung

Schließlich muss nicht nur die USt-IdNr. korrekt sein, auch die zugehörigen Adressdaten eines Geschäftspartners müssen stimmen. Auch hier kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, schon ein Umzug kann ausreichen. Aus den Daten des BZSt lässt sich im Regelfall nur ablesen, ob die Adressdaten falsch oder richtig sind. Lautet das Ergebnis „falsch“, bedeutet dies zusätzlichen Rechercheaufwand beim Unternehmen, um die richtigen Registrierungs- / Adressdaten des Kunden herauszufinden. 

Insgesamt erfordern die Änderungen im Umfeld der USt-IdNr. bei Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen eine Reihe von Anpassungen. Softwarelösungen können helfen, die Aufgaben und Validierungen einfach und automatisiert zu bewältigen.

Unser Lösung: Das VAT Identification Number Information System (V.I.S.)

Damit kleine Fehler nicht teuer werden, überprüft V.I.S. die USt-IdNr. und hilft Adressfehler zu beseitigen. Darüber hinaus unterstützt V.I.S. basierend auf dem Datenbestand des BZSt und des europäischen MwSt-Informationsaustauschsystems (MIAS) bei der Aktualisierung des Kundenstammes in Ihrer Datenbank  - und damit bei einer reibungslosen Steuerplanung und -abwicklung.

Aufgrund der Änderungen zum 01. Januar 2021 haben wir V.I.S. aktualisiert. In der V.I.S. Version 2.20 kann der beim BZSt abzufragende Datensatz über die neue „Archiv“ Funktion direkt bei der Abfrage über die Schnittstelle des BZSt dokumentiert und als Nachweis für die Steuerfreiheit im Tool erfasst werden. So werden die neuen Anforderungen der Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2021 vollumfänglich erfüllt. Es ist lediglich eine revisionssichere Speicherung des Tools erforderlich.

Mit der aktuellen Version unseres V.I.S. Tools können Sie mittels automatisierter Abfrage Ihr Umsatzsteuerrisiko ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand reduzieren. Ungültige USt-Id-Nr. und fehlerhafte Adressen werden herausgefiltert bzw. die korrekte Registrierungsadresse angegeben. Ergebnisse werden rechtssicher archiviert und sind im Falle einer Außenprüfung über das Archiv schnell und unkompliziert aufrufbar. V.I.S. benötigt keine Softwareinstallation, sondern ist einfach über Excel nutzbar.

Die Vorteile im Überblick:

  • Leichte Orientierung über den Prüfungsstatus durch ein Ampelsystem
  • Detaillierte Fehlerinformationen bei Feststellung ungültiger USt-Id-Nr. oder fehlerhafter Adressen 
  • Keine Installation zusätzlicher Programmsoftware nötig, da V.I.S. auf Microsoft Excel basiert
  • Speicherung / Archivierung der Datensätze des BZSt
  • Ergänzender Korrekturlauf für bestimmte Statusgruppen
  • Flexible Sprachauswahl zwischen Deutsch und Englisch
  • Zeitversetzter Start möglich

Wir unterstützen Sie gerne

Profitieren Sie von einem Team aus erfahrenen Spezialisten aus allen erforderlichen Fachgebieten. Dazu arbeiten wir eng auch mit Experten von KPMG Law sowie unseres internationalen KPMG Netzwerks zusammen. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.