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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für EU-Unternehmer im Bereich der Umsatzsteuer. Sie wird immer dann relevant, wenn es um die Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen geht. Ohne gültige USt-IdNr. sind diese nicht steuerfrei möglich. 

Die Bedeutung der korrekten USt-IdNr. gewinnt im Jahr 2022 weiter an Bedeutung, denn seit Januar 2022 muss die USt-IdNr. eines Geschäftspartners auch bei der Anmeldung zur Außenhandelsstatistik (Intrastat) verpflichtend eingetragen werden. 

Falsche USt-IdNr. kann zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen

In der Vergangenheit war eine korrekte USt-IdNr. lediglich eine formell-rechtliche Voraussetzung. In der Praxis haben viele Unternehmen diese Nummern bei der Kundenanlage erfragt, geprüft und abgespeichert, aber nie wieder überprüft. Vor dem Hintergrund der seit Januar 2020 (Quick Fixes) gültigen Regelungen riskieren diese Unternehmen die Steuerfreiheit ihrer innergemeinschaftlichen Lieferungen und Bußgelder. Zum einen wegen der nicht korrekten Aufzeichnung und Dokumentation für steuerliche Zwecke, seit Januar 2022 auch wegen der nicht korrekten Aufzeichnung und Dokumentation für Intrastat-Zwecke.

Fällt eine falsche USt-IdNr. erst nach Jahren auf, drohen entsprechende Umsatzsteuernachzahlungen, Reputationsverluste, Zinszuschläge und die zuvor genannten Bußgelder. An der regelmäßigen Überprüfung und Dokumentation der USt-IdNr. von Geschäftspartnern sollte also bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen kein Weg mehr vorbeiführen.

Bestätigung der USt-IdNr.: Neuregelung seit Januar 2021

Zur rechtssicheren Überprüfung von USt-IdNr. der ausländischen Geschäftspartner stellt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) drei Alternativen zur Verfügung. Die telefonische Einzelanfrage und die Einzelanfrage über das Webportal des BZSt sind für kleine Fallzahlen konzipiert. Für die meisten Unternehmen wird jedoch die Abfrage über die Massendatenschnittstelle (sog. XML-RPC-Schnittstelle) des BZSt der gängige Weg sein. Wichtig ist bei allen drei Varianten nicht nur die Validierung der jeweiligen USt-IdNr., sondern auch die Dokumentation. 

Wichtige Änderungen der Intrastat seit Januar 2022

Durch die geänderten Anforderungen der Intrastat-Meldungen seit dem 1. Januar 2022 bekommt die Korrektheit der USt-IdNr. zusätzliche Bedeutung, da inkorrekte Angaben in der Intrastat mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 EUR pro Erklärung geahndet werden können.

Um dies zu vermeiden, ist eine regelmäßige Überprüfung und Dokumentation der USt-IdNr. des Kundenstamms unerlässlich.

Wie Unternehmen auf die Anforderungen reagieren sollten

Die geänderten Anforderungen stellen Unternehmen vor administrative Herausforderungen und führen zu Anpassungsbedarf in den entsprechenden Prozessen. Isbesondere sollte sicher gestellt werden, dass abgespeicherte Dokumente, Screenshots oder Datensätze jederzeit einfach auffindbar sind und der Finanzverwaltung im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können. 

Adressprüfung

Neben der korrekten USt-IdNr. müssen auch die zugehörigen Adressdaten eines Geschäftspartners stimmen. Auch hier kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, schon ein Umzug kann ausreichen. Aus den Daten des BZSt lässt sich im Regelfall nur ablesen, ob die Adressdaten falsch oder richtig sind. Lautet das Ergebnis „falsch“, bedeutet dies zusätzlichen Rechercheaufwand und damit Zeitbedarf beim Unternehmen für die Ermittlung der korrekten Registrierungs- und Adressdaten des Kunden. 

Insgesamt erfordern die Änderungen im Umfeld der USt-IdNr. bei Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen eine Reihe von Anpassungen. Softwarelösungen können helfen, die Aufgaben und Validierungen einfach und automatisiert zu bewältigen.

Unsere Lösung: Das VAT Identification Number Information System (V.I.S.)

Damit kleine Fehler nicht teuer werden, überprüft V.I.S. die USt-IdNr. und hilft, Adressfehler zu beseitigen. Darüber hinaus unterstützt V.I.S. basierend auf dem Datenbestand des BZSt und des europäischen MwSt-Informationsaustauschsystems (MIAS) bei der Aktualisierung des Kundenstammes in Ihrer Datenbank - und damit bei einer reibungslosen Steuerplanung und -abwicklung.

In der V.I.S. Version 3.0 kann der beim BZSt abzufragende Datensatz über die „Archiv“ Funktion direkt bei der Abfrage über die Schnittstelle des BZSt dokumentiert und als Nachweis für die Steuerfreiheit im Tool erfasst werden. So werden die seit 01. Januar 2021 geltenden Anforderungen der Finanzverwaltung  erfüllt. Erforderlich ist lediglich eine revisionssichere Speicherung des Archivs. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

Mit der aktuellen Version unserer V.I.S. Lösung können Sie mittels automatisierter Abfrage Ihre oben genannten Risiken ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand reduzieren. Ungültige USt-Id-Nr. und fehlerhafte Adressen werden herausgefiltert bzw. die korrekte Registrierungsadresse angegeben. Ergebnisse werden rechtssicher archiviert und sind im Falle einer Außenprüfung über das Archiv schnell und unkompliziert aufrufbar. V.I.S. benötigt keine Softwareinstallation, sondern ist einfach über Excel nutzbar.

Durch die Nutzung von Cloudtechnologie wird die Datenlast auf einen Dienst der KPMG übertragen und die Abfragen können ohne Auslastung der Microsoft Excel Version der Anwendenden genutzt werden. V.I.S steht als sog. „Software as a Service“ zur Verfügung. Das bedeutet für Nutzer keinerlei Aufwand bei Anpassungen der Schnittstellen, da Updates automatisiert zur Verfügung gestellt werden.

Sie können mit der aktuelle Version 3.0 auch Adressdaten von deutschen Unternehmen prüfen, da eine Schnittstelle zur österreichischen Finanzverwaltung „Finanzonline“ vorhanden ist. Voraussetzung für die Nutzung dieser Schnittstelle ist, dass Sie über einen gültigen Zugang zum österreichischen Finanzonline Portal verfügen.

Die Vorteile im Überblick:

  • Frühwarnsystem für ungültige USt-IdNr. und unvollständige bzw. falsche (wesentliche) Kundenstammdaten
  • Schnelle und komfortable Überprüfung Ihres Kundenstamms auf die Korrektheit von hinterlegter USt-IdNr. und Adressdaten
  • Detaillierte Fehlerinformationen bei ungültiger USt-IdNr. oder fehlerhafter Adresse
  • Abfrage und automatische Korrektur von Adressdaten deutscher Unternehmer über die Finanzonline Schnittstelle (Registrierung in Österreich vorausgesetzt)
  • Angabe korrekter Registrierungsadressen
  • Einfache Orientierung über den Prüfungsstatus durch ein Ampelsystem
  • Keine Softwareinstallation erforderlich, benötigt wird lediglich Microsoft Excel
  • Kein Login bei Onlinediensten
  • Rechtssichere Archivierung der Ergebnisse
  • Einfacher Abruf der Ergebnisse über das Archiv z. B. im Fall einer Außenprüfung
  • Sprachoptionen deutsch / englisch
  • Cloudbasierte Technologie zur Reduzierung der Systemauslastung
  • Angebot eines „Software as a Service“ Pakets inklusive der laufenden Wartung
  • Hier gelangen Sie direkt zum Tool

Wir unterstützen Sie gerne

Profitieren Sie von einem Team erfahrener Spezialist:innen aus allen erforderlichen Fachgebieten. Dazu arbeiten wir eng auch mit Expert:innen von KPMG Law sowie unseres internationalen KPMG Netzwerks zusammen. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns an.