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Virtual Accounts

Virtual Accounts

Ein wenig Licht ins Dunkle

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Virtual Accounts

Das Konzept von Virtual Accounts ist nichts neues. Die initiale Idee dahinter war, einem bestimmten Kunden oder Produkt jeweils eine eigene virtuelle Kontonummer zuzuordnen. So können beispielsweise Immobilienunternehmen Mietzahlungen einfacher zuordnen, wenn Sie für jedes Objekt eine eigene virtuelle Kontonummer haben. Insbesondere, wenn die Mieter mal wieder die falsche Referenznummer auf den Überweisungsschein ausgefüllt haben, erweist sich das Konzept als durchaus nützlich. 

Um diesen Use Case optimal abzubilden, brachten virtuelle Konten gegenüber physischen Konten weitere Vorteile mit sich. Dazu gehören unter anderem, dass:

  • der Kontoeröffnungs- und Schließungsprozess wesentlich unbürokratischer ist,
  • die Konten sich flexibel strukturieren und somit einfacher auswerten lassen,
  • die Liquiditätsverteilung auf den Konten in Echtzeit erfolgt.

Mit der Zeit erkannten Banken und Corporates weitere Einsatzmöglichkeiten für virtuelle Konten. KYC-Aufwände einsparen, Kosten senken oder die Anzahl physischer Konten auf ein Minimum zu reduzieren steht nun bereits seit vielen Jahren im Raum. 

Umgesetzt haben es bisher allerdings die wenigsten Corporates. Woran liegt das…?

Durch eine hohe fachliche Komplexität sowie dem heterogenen Umsetzungsgrad bei den Banken und in den Regionen weltweit, ist die Vergleichbarkeit der Leistungen unter den Banken sehr schwierig. Viele Corporates warten darauf, dass andere eine Vorreiterrolle übernehmen. Banken tun das teilweise ebenso. Wir nehmen im Markt nun eindeutige Signale wahr, dass der Knoten sich langsam, aber sicher löst. Banken bauen Ihre Lösungen weiter aus und das Interesse bei Corporates steigt. Aus diesem Anlass bringen wir ein wenig Licht ins Dunkle und klären über Einsatzmöglichkeiten und Limitierungen von virtuellen Konten zum heutigen Stand auf. Der Struktur zu liebe gehen wir dabei auf die folgenden drei Fragestellungen ein: 

  1. Wie grenzt sich die Virtual Account Lösung vom klassischen Cash Pool ab?
  2. Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Virtual Accounts?
  3. Welche limitierenden Faktoren sind zu beachten?

1. Abgrenzung vom klassischen Cash Pooling und Virtual Accounts

Cash Pooling bleibt Cash Pooling – auch mit Virtual Accounts. 

Der Grundgedanke des Cash Poolings – die Bündelung der Konzernliquidität – ändert sich also nicht durch den Einsatz virtueller Konten. Die Ausgestaltung im Regelfall schon. In einem Cash Pool werden alle Bankkonten der Cash Pool Teilnehmer über ein Header-Konto verwaltet. Es wird durch interne Policies, Rahmenbedingungen und Verträge definiert, wer an einem Cash Pool partizipiert. Soweit so gleich, doch was ist anders?

Bei einem traditionellen Cash Pool werden physische Ein- und Auszahlungen auf Ebene der einzelnen Konten ausgeführt. Liquidität wird, je nach Sachverhalt, von den Unterkonten an die Header-Konten zu- oder abgeführt. Häufig werden Unterkonten dabei so ausgeglichen, dass deren Saldo null ist und sich die gesamte Liquidität auf den Header-Konten sammelt. Dieser Vorgang – der Sweep – findet typischerweise zum Tagesende auf den Konten statt. Weil der Saldo auf den Unterkonten mit den Sweeps verändert wird, fehlt die Information wie hoch die Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Header-Konto sind. Dafür werden meistens Verrechnungskonten geführt. Diese sammeln Informationen zu den Sweeping Vorgängen aus den Kontoauszügen. 

Bei Virtual Accounts sehen Kontrahenten nur eine VIBAN (also Virtual IBAN). Für Sie sieht das virtuelle Konto aus wie ein echtes und die zugehörige Kontonummer wird von den Kontrahenten ganz normal als Zielkonto angegeben. 

Auch wenn Ihre Kontrahenten davon nichts mitbekommen, werden die Zahlungen beim virtuellen Cash Pool auf die Ebene der Header-Konten transferiert. Die virtuellen Konten funktionieren in dieser Struktur wie Verrechnungskonten, da sie keine Zahlungen ausführen. Ihre Bank erkennt also die VIBAN als solche und weiß natürlich zu welchem Header diese gehört. Weil auf den virtuellen Konten kein physisches Geld liegt, müssen sie auch nicht abgeräumt werden, damit die Liquidität im Header-Konto gesammelt wird. Ein Verrechnungskonto ist somit (oftmals) obsolet. Die Verrechnung gegenüber dem Header-Konto wird in Echtzeit ausgeführt.

Eine weitere wesentliche Eigenschaft von virtuellen Konten ist, dass diese im Regelfall nicht den gleichen regulatorischen Anforderungen wie physische Konten unterliegen. Es sind ja auch keine echten Konten. Das macht die lästige Administration gegenüber physischen Konten deutlich einfacher. So sind zum Beispiel KYC Prozesse bei vielen Banken nur in sehr viel kleinerem Umfang notwendig, wenn virtuelle Konten aufgesetzt werden sollen. 

Weiterhin bieten viele Banken die Möglichkeit flexible Strukturen sehr leicht abzubilden. Zahlungen können somit einfacher gruppiert werden. Das erleichtert die Zuordnung von Zahlungen.

2. Einsatzmöglichkeiten von Virtual Accounts

Das Argument der Kostenersparnis von virtuellen Konten gegenüber physischen Konten allein reicht im Regelfall noch nicht für einen Business Case. Dafür sind die Ersparnisse gegenüber den Projektaufwänden meist zu gering. 

Glaubt man den anbietenden Banken, so bieten virtuelle Konten allerdings andere gewichtige Vorteile gegenüber physischen Konten. Eine einfach abzubildende hierarchische Kontenstruktur, die in Echtzeit funktioniert und weniger administrativen Aufwand bietet? Klasse!

Daraus ergeben sich gleich mehrere Einsatzmöglichkeiten: 

  • Reduzierung von Administrationsaufwand: Mit virtuellen Konten können Unternehmen Aufwände für Verwaltung von Bank- und Verrechnungskonten reduzieren. In der gewonnenen Zeit kann man zum Beispiel seine Analyse- und Reportingfähigkeiten ausbauen, um. Mit den gewonnenen Erkenntnissen bessere Entscheidungen zu treffen.
  • Verfügbarkeit in Echtzeit: Das Stichwort „Echtzeit“ wurde bereits angeführt. Zwischen der Abbildung von Salden auf den Header-Konten und virtuellen Konten vergeht keine Wartezeit. Wer einen physischen Cash Pool führt, wird das in der Regel zu schätzen wissen. So könnten zum Beispiel Klärungen zu nicht erfolgreichen Zahlungen direkt begonnen werden und die Probleme mit entsprechenden Zahlungen noch am gleichen Tag gelöst werden.
  • Reduzierung der Konten: Physische Konten können durch virtuelle Konten ersetzt werden. Weiterhin ist das Führen von Verrechnungskonten nicht mehr notwendig, da die virtuellen Konten selbst diese Funktion übernehmen können. So lassen sich Aufwände für die Kontenadministration einsparen. 
  • Steigerung der Transparenz: Hierarchische Strukturen der Konten können einfach abgebildet und angepasst werden. So können Konten zum Beispiel über Lieferanten und Händlern oder auch Produktkategorien und Regionen einfach strukturiert werden. Der Fantasie ist sind da keine Grenzen gesetzt. So können Zahlungen in logische Pakete zusammengefasst werden, so wie es für das eigene Business passt.  

Also morgen schon loslegen? Nicht so schnell, es gibt nämlich noch eine Reihe limitierender Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. 

3. Limitierende Faktoren für die Einsatzmöglichkeiten von Virtual Accounts

Das Leistungsportfolio der anbietenden Banken ist heterogen und die limitierenden Faktoren sind es ebenfalls. Es gibt allerdings einige Punkte, die uns im Zusammenhang mit Virtual Accounts immer wieder auffallen. Wichtig ist hierbei die Anmerkung, dass die Services der Banken unterschiedlich ausgestaltet sind. Viele der Limitierungen treffen unserer Erfahrung nach auf einzelne Banken zu. Hierdurch sollten Sie sich also nicht abschrecken lassen.

Regionale Verfügbarkeit: Virtuelle Konten aufzusetzen, bedeutet für eine Bank einiges an Recherchearbeit zu den regionalen, regulatorischen und technischen Anforderungen. Da diese in Europa vergleichsweise einheitlich gehalten sind, überrascht es wenig, dass viele Banken ihren Service zunächst genau dort angeboten haben. So wurden viele Länder mit einem vergleichsweise geringen Aufwand abgedeckt. Einige andere, weltweit wirtschaftlich relevante Regionen wie zum Beispiel Nord-Amerika kommen in den Abdeckungsanalysen auch regelmäßig gut weg. In anderen Regionen dieser Welt ist die Verfügbarkeit allerdings noch gering. Alle weltweiten Cash Pools bereits morgen mit Virtual Accounts abzubilden, dürfte sich also als schwierig gestalten. 

Übernahme von Kontonummern: Soll ein bestehendes Konto in ein physisches Konto umgewandelt werden, kann es sein, dass die bestehende Kontonummer nicht übernommen werden kann. Für ausgehende Zahlungen ist das oft noch in Ordnung, aber ein Konto, auf dem viele verschiedene Kunden einzahlen mit einer neuen Kontonummer zu versehen, kann herausfordernd sein. An dieser Stelle sei jedoch erwähnt, dass einige Banken das Beibehalten von Kontonummern bei einer Umwandlung anbieten. 

COBO und POBO: Eingangs des Artikels wurde auf die Historie von virtuellen Konten eingegangen. Einige Banken decken in einigen Regionen aufgrund des initialen Use Cases nur Collections und keine Payments On Behalf ab. Bei den Collections wiederrum stößt ein virtuelles Konto bei Bargeldeinzahlungen meistens auch an seine Grenzen. Hin und wieder sehen wir auch, dass Banken Lastschriften nicht über virtuelle Konten abbilden können. 

Multi IBAN: Wollen Sie ein virtuelles Konto mit einem ausländischen IBAN-Präfix unter einen deutschen Header-Account hängen? Das funktioniert bei einigen Banken – bei anderen nicht. 

Es gibt durchaus noch weitere limitierende Faktoren. Wir wollen jedoch den Rahmen hier nicht sprengen, sondern darauf aufmerksam machen, dass zunächst die eigenen Anforderungen genau analysiert werden sollten. Anschließend sollten die Ergebnisse genau mit dem individuellen Leistungsportfolio der infrage kommenden Banken abgeglichen werden.

Genau vor diesem komplexen Umfeld haben sich viele Treasurer lange in eine Warteposition begeben. Ob nun bedingt durch die aktuelle Krise, der sich entfaltenden Kreativität im heimischen Büro oder aus anderen Gründen. Wir sehen, dass Banken ihr Produktportfolio weiter ausbauen und Corporates vermehrt Interesse an dem Thema bekunden. Auch wenn es Einiges zu berücksichtigen gibt und virtuelle Konten sicherlich kein Allheilmittel darstellen, ergibt sich für Unternehmen mit einer Vielzahl an Konten, gerade im europäischen Raum, oft ein Nutzen (Business Case), der einem Projektaufwand angemessen gegenübersteht. 

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 103, Juli/August 2020

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