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Mehr Effizienz für Prüfungsmandanten: Elektronische Saldenbestätigung und digitale Signatur

Elektronische Saldenbestätigung und digitale Signatur

Mit neuen Technologien machen wir die Wirtschaftsprüfung für die geprüften Unternehmen schneller und effizienter

Ulrike Retzlaff

Partner, Audit

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

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Elektronische Unterschrift

Papier – das ist immer noch das vorherrschende Medium der Wirtschaftsprüfung. Saldenbestätigungen werden schließlich postalisch angefragt, händisch unterschriebene Prüfungsberichte werden in ausgedruckter Form ausgeliefert. 

Doch weit gefehlt – die Prüfung durch KPMG kommt schon heute in vielen Fällen ohne Papier aus. Zu diesem Zweck haben wir einige traditionellen Prozesse digitalisiert – und erreichen damit große Effizienzgewinne, Beschleunigung sowie einen nachhaltigen Umgang mit den natürlichen Ressourcen.  

 

Salden mit wenigen Klicks bestätigen lassen

Wurde eine Rechnung richtiggestellt oder stimmt ein Verbindlichkeitensaldo in dem Jahresabschluss? Um diese Frage zu beantworten, verschicken Wirtschaftsprüfer Anfragen zur Saldenbestätigung an Kunden und Lieferanten des Mandanten. 

Je nach Umfang der untersuchten Stichprobe können so Dutzende Briefe pro Prüfung zusammenkommen – die zuvor von dem Mandanten auf seinem eigenen Geschäftspapier ausgedruckt und an den Abschlussprüfer geschickt wurden. Mit den Antwortschreiben handelt es sich meistens um Hunderte Seiten von Papier, die zudem physisch transportiert werden müssen. Bis die Anschreiben beantwortet sind, können einige Wochen ins Land ziehen.

Mit der elektronischen Saldenbestätigung fällt all das weg. Ein Tool versendet die Anfragen automatisch an die Unternehmen der Stichprobe – und die Angeschriebenen können mit wenigen Klicks in einem Portal antworten und elektronische Dokumente anhängen. So beschleunigt sich der Prozess insgesamt; der Wegfall der Papierausdrucke und der „Transportkosten“ verringert den ökologischen Fußabdruck.

 

Prüfungsberichte digital unterschreiben

Vor der Aufsichtsratssitzung rechtzeitig den Prüfungsbericht bekommen – das wird nicht selten stressig. Die Zustellung der Originale an die häufig viel reisenden und ggf. im Ausland sitzenden Aufsichtsräte stellt vielfach eine große organisatorische Herausforderung dar.

Die elektronische Signatur verschlankt den Vorgang deutlich. Solange eine Internetverbindung besteht, können die Prüfer von überall digital unterschreiben. Der Prozess ist geschützt und fälschungssicher. Das unterzeichnete PDF gilt als Original – und ist in wenigen Minuten beim Mandanten. 

Ein weiterer Vorteil: Der digitale Prüfungsbericht kann leichter archiviert werden. Falls doch ein gedrucktes Exemplar benötigt wird, lässt sich einfach eine Kopie erstellen.

 

Mehr Zeit, weniger Mühe

Das Rechnungswesen digitalisiert sich und mit ihm auch die Wirtschaftsprüfung. 

Wer die immer weiter wachsenden Angebote digitaler Prüfungsmöglichkeiten nutzt, der kann viel Zeit und Mühe sparen – ohne zu verzichten. Ausgedruckt werden kann später immer noch, Papier ist ja geduldig.

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