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Instant Payments

Instant Payments

Auswirkungen auf die Treasury-Organisation und -Prozesse

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Die Zahlungsverkehrswelt ist im Umbruch. „Realtime“ bzw. „Echtzeit“ ist in aller Munde und immer mehr Banken sowie Unternehmen widmen sich diesem Thema verstärkt. Was in anderen Ländern (unter anderem in England mit „Faster Payments“) beinahe Alltag ist, soll in der Eurozone durch die Verbreitung von SEPA Instant Payments Einzug halten.

Für die Treasury-Organisation und die zugehörigen Prozesse birgt der „neue Standard“ neben den vielmals zitierten Vorteilen aber auch Tücken. Im ersten Moment denkt man hierbei vor allem an notwendige Anpassungen in den genutzten Zahlungsverkehrslösungen und Treasury Management Systemen, um Zahlungen in Echtzeit ausführen zu können. Darüber hinaus wird es aber neben den technischen Änderungen auch Auswirkungen auf das Tagesgeschäft sowie die Aufbau- und Ablauforganisation im Treasury geben. Genau diesen Auswirkungen nehmen wir uns in dem vorliegenden Artikel an. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob es sich um SEPA Instant Payments, Faster Payments oder einen anderen lokalen Standard handelt, weshalb wir hier auch nicht weiter unterscheiden. „Echtzeit“ ist der ausschlaggebende Faktor.

Status Quo

„Instant“ heißt frei übersetzt so etwas wie „augenblicklich“. In Sachen Zahlungsverkehr reicht ein Wimpernschlag für die Durchführung einer Instant Payment zwar (noch) nicht aus, die Ausführungsdauer von ca. zehn Sekunden bei SEPA Instant Payments kommt dem Ganzen aber schon recht nahe.

Unterschiede in der Ausführungsdauer und Konnektivität sowie den Transaktionslimits und Formaten zwischen den verschiedenen lokalen Lösungen lassen eine Generalisierung von Instant Payments nur schwer zu. Der Terminus „Instant Payment“ ist daher weit gefasst. Zur Vereinfachung orientieren wir uns zur Definition der Instant Payments an der SEPA-Lösung. Instant Payments können demnach als elektronische Massenzahlungslösung, welche rund um die Uhr (24/7/365) verfügbar ist und zu einer sofortigen oder nahezu sofortigen bestätigten Abrechnung bzw. Gutschrift der Transaktion zwischen den Banken, dem Zahler und dem Zahlungsempfänger führt, betrachtet werden.

Instant Payments werden zum aktuellen Zeitpunkt bereits von mehreren Banken wie der HSBC, der Deutschen Bank und der JP Morgan, sowohl im Privat- als auch im Geschäftskundenbereich, unterstützt. So lassen sich theoretisch bereits heute Zahlungen in Echtzeit versenden und empfangen. Dennoch wird es für viele Unternehmen noch einige Zeit in Anspruch nehmen, bis systemseitige Anforderungen an automatisierte Echtzeitzahlungen erfüllt werden können. Neben der technischen Abbildung des Zahlungsverkehrs müssen auch ERP-Systeme (zum Beispiel Bankbuchhaltung in Echtzeit zur direkten Buchung von Zahlungseingängen auf Debitorenkonten, untertägige Kontoauszugsverarbeitung mittels MT942, die Nutzung der von Banken zur Verfügung gestellten APIs für die Datenübermittlung) oder die Reporting-Landschaft (zum Beispiel In-Memory Datenbanken) zur optimalen Nutzung aller Vorteile der Instant Payments entsprechend aufgerüstet werden.

Die hierin notwendigen Änderungen liegen klar auf der Hand. In den aktuellen Diskussionen steht daher oftmals die technische Betrachtungsweise mit Fokus auf der Bankenkonnektivität im Vordergrund. Aber wie wird sich das Tagesgeschäft durch Instant Payments verändern, sobald die technischen Vorbereitungen abgeschlossen sind? Wir haben hierzu einen genaueren Blick auf verschiedene Funktionsbereiche im Treasury geworfen:

Auswirkungen auf das Treasury

Zahlungsfreigabe sowie Embargo- und Sanctions Screening

Instant Payments ermöglichen, unter anderem durch die Verwendung am Point of Sale, eine unmittelbare Zahlungsabwicklung. Was für Vertrieb, Marketing und Kreditrisikomanager enorme Vorteile liefert, wie zum Beispiel der umgehende Warenversand nach Zahlungserhalt ohne den Einsatz von Kreditkarten oder Zahlungsdienstleister wie PayPal, stellt die Treasury-Organisation vor eine neue Herausforderung: Die zeitnahe Zahlungsfreigabe unter Berücksichtigung von etablierten Risikominderungsmaßnahmen wie beispielsweise dem Vier-Augen-Prinzip.

Das Praxisbeispiel eines unserer Kunden aus der Logistikbranche verdeutlicht das Ausmaß dieser Herausforderung: die Möglichkeit der Zahlungsfreigabe an der Laderampe. Konkret geht es um Fälle, in denen Ware angeliefert wird, der LKW bereits auf dem Hof steht, doch die Ware erst nach Zahlungserhalt durch den Lieferanten zum Entladen freigegeben wird. Hier können erhebliche Kosten durch Leerzeiten entstehen, wenn herkömmliche Freigabeprozesse und Zahlungsmethoden herangezogen werden müssen. Durch eine Zahlungsfreigabe direkt an der Laderampe, beispielsweise durch einen Mitarbeiter der Warenannahme, und die anschließende Zahlung via Instant Payments können Optimierungspotenziale geschaffen werden. Voraussetzung ist allerdings in diesem Fall, dass der gesamte Freigabeprozess so ausgelegt ist, dass die finale Zahlungsfreigabe in der Warenannahme bereits vorher autorisiert wurde.

Risikominimierung im Kontext von ausgehendem Zahlungsverkehr, wie zum Beispiel die mehrfache Überprüfung von korrekt übertragenen Zahlungsdaten, gewinnt im Zuge der Echtzeitzahlungen umso mehr an Bedeutung. Die (beinahe) sofort ausgeführte Zahlung kann bei Fehlern oder in Betrugsfällen nicht mehr über die Bank rückgängig gemacht werden. Es erfolgt eine unmittelbare Gutschrift auf dem Empfängerkonto. Ehe Sie also nach zwei Minuten zu Ihrem Bankberater durchgestellt werden, wurde die Zahlung bereits über zehn verschiedene Konten weitergeleitet und verteilt. Im Fraud-Fall heißt das also, das Geld ist weg. Beinahe täglich treten Betrugsversuche auf, so wie erst kürzlich ein erfolgreicher Angriff einer weiterentwickelten Version des „Fake President Fraud“ mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Stimmimitation auf die britische Tochter eines deutschen Konzerns, bei dem die Betrüger über 200.000 Euro erbeuteten. Umso mehr Sensibilisierung für Betrugsversuche muss durch die Einführung von Instant Payments als neuen Standard geschaffen werden. Doch im Kampf gegen solche „Deep Fake“-Angriffe ist eine bloße Sensibilisierung nicht ausreichend. Durch den Einsatz von Machine Learning kann eine automatische Fraud Detection im Sinne einer Echtzeitanalyse des ausgehenden Zahlungsverkehrs durch die direkte Aufdeckung von Anomalien Schlimmeres verhindern.

Nicht nur in Anbetracht von fehlerhaften Überweisungen oder Betrugsversuchen ist das Thema Compliance genauer zu betrachten. Zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wird auch ein Embargo- und Sanctions Screening für jedes Unternehmen immer wichtiger. Grundsätzlich gilt: Das Screening muss unmittelbar vor Versand der Zahlungsdatei an die Bank erfolgen, um aktuelle Embargo- und Sanktionslisten in Echtzeit zu prüfen. Eine reine mehr oder minder regelmäßige Überprüfung der Stammdaten reicht schon lange nicht mehr aus. An dieser Prämisse ändert sich auch in Zusammenhang mit der Einführung von Instant Payments nichts. Vielmehr muss dafür gesorgt werden, dass die eingesetzte Systemlandschaft dies auch leisten kann.

Cash Management

Die EZB drückt erneut den Zins für Bankeinlagen – eine Besserung ist nicht in Sicht. In Zeiten von Negativzinsen gewinnt die Sicherstellung einer effizienten Umverteilung in der täglichen Cash Disposition immer weiter an Bedeutung. Der Einsatz von Instant Payments bedeutet in diesem Kontext, dass rund um die Uhr Gelder auf den eigenen Konten eingehen können, sodass eine Automatisierung der Finanzmitteldisposition unabdinglich ist, um auch außerhalb der Geschäftszeiten (insbesondere auch an Wochenenden und Feiertagen) möglich ist. Denn die eingehenden Gelder warten mit Sicherheit nicht bis Ihre Mitarbeiter im Treasury am Montagmorgen um 8:30 Uhr ins Büro kommen.

Die Nachverfolgung der Zahlungsausgänge wird durch die unmittelbare Rückmeldung der Bank über den erfolgreichen Eingang der Zahlung auf dem Empfängerkonto wesentlich erleichtert. Die Betonung liegt dabei auf „Eingang auf dem Empfängerkonto“ – in Zukunft wissen Sie also nicht mehr nur, ob Ihre Bank die Zahlung akzeptiert hat, sondern auch, ob diese dem Empfänger tatsächlich gutgeschrieben werden konnte. Die Überprüfung über die erfolgreiche Versendung der Zahlungen vom Vortag wird somit überflüssig und erleichtert die täglichen Prozesse im Cash Management.

Direkte Auswirkung auf das Cash Forecasting sowie die Liquiditätsplanung werden wohl nur in einem sehr geringen Maß auftreten. Zwar werden Intraday-Salden durch den Wegfall von Cut-Off Zeiten volatiler, dies wirkt sich aber nur unwesentlich auf die Finanzmittelplanung aus. Künftige Zahlungen können weiterhin auf Basis der im System vorhandenen Zahlungszielen geplant werden. Dennoch lässt sich auch hier durch den Einsatz von Instant Payments leicht an der ein oder anderen Stellschraube drehen und das Working Capital Management optimieren. Mit Hilfe von Echtzeitzahlungen können offene Verbindlichkeiten nämlich tatsächlich auf den Fälligkeitstag terminiert werden und müssen nicht mit einem Puffer von ein oder zwei Tagen im Voraus bezahlt werden.

Eine offene Frage bleibt dennoch bestehen, welche wir heute auch noch nicht beantworten können: Wie werden in Zukunft die Soll- und Habenzinsen für Ihre Bankkonten berechnet, insbesondere im Hinblick auf Cash Pools? Fehlende Cut-Off Zeiten erfordern eine Revolution und ein Umdenken in der Berechnung. Welcher Saldo soll als Berechnungsbasis zugrunde gelegt werden? Der Saldo um 16:00 Uhr? 23:59 Uhr? Oder sogar 23:59:59 Uhr? Selbst diese Festlegung von virtuellen Cut-Off Zeiten durch die Bank wird aufgrund des leichten Manipulationsrisikos vermutlich keine Option darstellen. Salden können immerhin binnen Sekunden innerhalb des Unternehmens „korrigiert“ und zinsfreundlich gestaltet werden. Und wenn doch virtuelle Cut-Off Zeiten definiert werden: welche Bank legt den Stichtag – entschuldigen Sie – die Stichzeit fest? Jede Bank für sich selbst oder wird es die Premiere eines einheitlichen und weltweit gültigen Standards im Zahlungsverkehr geben? Wir könnten das Kapitel mit der steilen These „Cash Pools wird es in drei Jahren nicht mehr geben!“ schließen, aber solch eine Aussage wäre nicht seriös, denn die Zukunft von Cash Pools steht aktuell noch in den Sternen.

Fazit und Ausblick

Zusammenfassend bleibt zu sagen, dass Instant Payments in erster Linie Chancen am Point of Sale bieten und durch die leichte Nachverfolgbarkeit eine höhere Transparenz und Effizienz im täglichen Zahlungsverkehr schaffen. Auch im Berichtswesen bergen Instant Payments einige positive Aussichten. Durch den Wegfall von Cash in Transit lassen sich zum Beispiel Stichtagssalden auf den Cent genau bestimmen, ohne dabei ausstehende Umsätze berücksichtigen zu müssen. Insbesondere im Hinblick auf den Monats- oder Jahresabschluss entsteht hier eine prozessuale Erleichterung.

Andere Bereiche hingegen zwingen Sie zum Umdenken: Wie wird sich zukünftig die Zahlungsfreigabe gestalten? Sind bestehende Workflows überhaupt in der Lage, die Agilität von Instant Payments auch in den Purchase-to-Pay-Prozess einzubringen? Und wird sich das bisher so bewährte Konzept des Cash Pooling überhaupt halten können?

In allen Disziplinen gilt jedoch: Für die optimale Nutzung von Instant Payments müssen alle internen und externen Prozesse in nahezu Echtzeit durchführbar sein. Um dieser Herausforderung gewachsen zu sein, müssen Treasury, Banken und Systemanbieter an einem Strang ziehen. Denn erst dann können sich Instant Payments zum „neue Standard“ im Zahlungsverkehr entwickeln.

Auf unserem Digital Treasury Summit am 22. Oktober 2019 in Frankfurt werden wir ebenfalls zum Thema Instant Payment referieren. Wir freuen uns auf spannende und interessante Diskussionen mit Ihnen. Melden Sie sich also noch heute an.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 94, September 2019

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