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Digitalisierung: Rechnungswesen vs. Treasury

Rechnungswesen vs. Treasury

Ein Vergleich des aktuellen Stands der Digitalisierung im Rechnungswesen und im Corporate Treasury

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Die durch die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die Ludwig-Maximilians-Universität München durchgeführten empirischen Studien zur Digitalisierung im Rechnungswesen von 2017, 2018 und 2019 bilden eine Bestandsaufnahme des Digitalisierungsgrades im Accounting und Controlling von 172 (2018), respektive 151 (2019)  befragten Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ab. Hierbei wird auch auf die Entwicklungsfelder, in denen sich das Rechnungswesen aktuell befindet, eingegangen. Insbesondere stellt das Humankapital und dessen adäquates IT- und Fachwissen sowie in sich inkonsistente Systemlandschaften und ungenügende Datenqualität das Rechnungswesen derzeit vor wesentliche Herausforderungen. Den Stand der Digitalisierung im Rechnungswesen möchten wir anhand ähnlicher empirischer Studien mit der Digitalisierung im Treasury vergleichen, um abschließend den relativen Grad der Digitalisierung der Abteilungen zueinander zu erkennen und Implikationen für das Corporate Treasury ableiten zu können. Wir beziehen uns im Rahmen dieses Artikels in einigen Fällen auf die Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen von 2018. Der Grund hierfür ist, dass beide Studien einen gewissen unterschiedlichen Schwerpunkt haben. Während die Studie von 2018 in einem noch recht frühen Stadium der Umsetzungsbemühungen eher größere Unternehmen, die tendenziell eher eigene Treasury- und Treasury-Accounting-Abteilungen haben, in den Fokus nahm, konnten im Rahmen der 2019er Studie diese dagegen schon näher auch bei kleineren und mittleren Unternehmen festgestellt und analysiert werden.

Aktuelle Prioritäten im Rechnungswesen

Derzeit befasst sich das Rechnungswesen vorrangig mit der technischen Homogenität. Sowohl die Homogenisierung der im Rechnungswesen eingesetzten Systeme als auch die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis, mit denen das Accounting und Controlling arbeiten, haben höchste Priorität, da hierdurch die Voraussetzungen für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen werden können. Die Prioritäten haben sich über alle drei Studien zur Digitalisierung im Rechnungswesen hinweg nicht geändert, was den Fokus auf die oben genannten Prioritäten durchaus validieren lässt.

Aber auch die Standardisierung von Workflows sowie die Qualität der Stammdaten stehen im Fokus der aktuellen Entwicklungen im Rechnungswesen.

Die Verantwortlichen im Rechnungswesen haben erkannt, dass sich damit einhergehend neue Rollenbilder der Mitarbeiter entwickeln werden und die Mitarbeiter andere Kenntnisse und Eigenschaften vorweisen müssen, als noch vor Zeiten der Digitalisierung. So sind Prozessverständnis, Affinität zu IT-Systemen sowie das Wissen über Datenanalysen aktuelle Schwerpunkte, mit denen sich Mitarbeiter sowohl im Accounting, als auch im Controlling, befassen müssen.

Vorteile durch die Digitalisierung

Der Gewinn an Effizienz und Transparenz, welcher mit der Digitalisierung einhergegangen ist, ist ein wesentlicher Vorteil, den die Befragten der Studien benennen.

Die Möglichkeit zur Steigerung der Effizienz im Rechnungswesen wird dadurch möglich, dass viele Tätigkeiten, wie unter anderem die operative Buchhaltung, bei der viele transaktionale, standardisierte Prozesse durchlaufen werden, stark automatisierbar sind und künftig kaum noch manuelle Eingriffe erfordern sollen. Hierbei ist das automatisierte Verbuchen von Geschäftsvorfällen anhand systemgestützter und selbstlernender Analysen vorliegender Rechnungen sowie von Kontoauszügen im MT940-Format von wesentlicher Bedeutung. Aber auch unternehmenseigene Machine-Learning-Algorithmen zum automatischen Auslesen von Verträgen, im Zusammenhang mit IFRS 16, sind derzeit vereinzelt in der Entwicklungsphase.

Hieraus lässt sich analog auch ein Vorteil für operative Tätigkeiten im Treasury ableiten, in welchem, vor allem in Bezug auf die Transaktionsdokumentation sowie das Accounting der Finanzinstrumente, ein Effizienzgewinn durch die Automatisierung von Standardprozessen erreicht werden kann. Dies wird durch das aktuell verbreitete Bedürfnis, regulatorische Reportings (beispielsweise nach EMIR) automatisiert und revisionssicher dokumentiert zu prozessieren, bestärkt. Das Automatisieren des regulatorischen Reporting wird üblicherweise häufig im Zusammenhang mit der Automatisierung der Transaktionsdokumentation im Treasury eingeführt.

Durch die mit der Digitalisierung einhergehenden Transparenz entsteht der Vorteil, dass weniger Fehler und Betrugswahrscheinlichkeiten in repetitiven Prozessen auftreten, jedoch entstehen damit einhergehend neue Haftungsfragen in Bezug auf durch das System verursachte Fehler. Schlüssig ist jedoch, dass durch die Digitalisierung verlässlichere und entscheidungsnützlichere Informationen geliefert werden können und somit vor allem ein Gewinn an Transparenz über alle finanzwirtschaftlichen Risikoarten die logische Schlussfolgerung ist.

Der Digitalisierungsgrad im Vergleich

Beim Betrachten der aktuellen Entwicklungstendenzen im Rechnungswesen wird schnell deutlich, dass einiges davon im Treasury bereits besteht. Insbesondere hat die Digitalisierung, gemessen am Implementierungsgrad von Treasury-Management-Systemen, bereits in Vorjahren ein hohes Level. Dieses konnte sogar noch weiter erhöht werden, wobei verschiedene Studien aktuell ein Höchstmaß an Vorhandensein von Treasury-Management-Systemen von teilweise über 80% über alle Befragten darstellen.

In den KPMG-Studien zur Digitalisierung im Rechnungswesen haben nur knapp ein Viertel aller Befragten eine papierlose Buchhaltung als Ausdruck eines digitalen Unternehmens umgesetzt. Vergleichsweise kann im Corporate Treasury das Electronic Bank Account Management (eBAM) als Standard-Tool eingesetzt werden, um diesen Prozess digital und papierlos durchführen zu können. Auch das automatische Verbuchen von Kontoauszügen im MT940-Format sowie ein Payment-Invoice Matching benennen die Befragten derzeit als wichtige Entwicklungen im Rechnungswesen. Gleichzeitig gibt es im Treasury schon länger die Möglichkeit, digital auf Kontoauszüge zugreifen zu können. Aber auch ein Matching, sei es nun zu externen Zahlungen oder zu systemunterstützten Abschlüssen von Transaktionen und deren Gegenbestätigungen durch die Bank, kann im Treasury bereits jetzt automatisiert ablaufen. Dabei werden aktuelle Entwicklungstendenzen im Treasury in einer Erhöhung der No-Touch-Rate sowie einem Management-by-Exception, bei gleichzeitiger Entwicklung autonomer und selbstlernender Systeme, gesehen.

Humankapital als Erfolgsfaktor

Die mittelfristigen Entwicklungstendenzen in Bezug auf die Mitarbeiter im Rechnungswesen weisen Charakteristika wie unter anderem Prozessverständnis, Affinität zu IT-Systemen sowie Know-how in Bezug auf Datenanalysen, insbesondere Massendaten, auf. Da, wie eingangs erwähnt, die meisten Unternehmen ohne eine Unterstützung durch Treasury-Management-Systeme Prozesse im Treasury nicht mehr effizient bedienen können, sind die oben genannten Eigenschaften bei den Mitarbeitern im Treasury derzeit bereits entwickelt und vorhanden. Dabei deckt sich bei beiden Fachbereichen die Meinung, dass das Accounting- und Controlling-Spezialwissen sowie das Fachwissen im Treasury dadurch nicht obsolet werden, sondern weiterhin eine wichtige Bedeutung behalten, da die Technologie keinen Selbstzweck darstellt.

Die Organisation des Rechnungswesens wird im Zuge der Digitalisierung in Frage gestellt und interdisziplinäre Teams aus Accounting, Controlling und der IT in Aussicht gestellt bzw. teilweise schon gebildet. In großen Unternehmen wird die Interdisziplinarität zwischen dem Treasury und der IT bereits durchgängig gelebt, während die meisten kleinen und einige mittelgroße Unternehmen dazu aktuell noch keine gängige Umsetzung aufweisen.

Die wesentliche Herausforderung: Vollautomatisierung und Compliance im Einklang

Eine Schlussfolgerung scheint zu sein, dass die digitale Transformation, sowohl im Rechnungswesen, als auch im Treasury, nicht über ein einziges Projekt erreicht werden kann und dass ein Einbezug der eigenen Mitarbeiter bei der Transformation ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Die Digitalisierung im Treasury erfolgt dabei nicht durch Disruption, sondern ist durch stetige Veränderungen und Optimierungen, bei gleichzeitiger Gewährleistung von Zahlungsfähigkeit und Compliance, gekennzeichnet.

Während das Rechnungswesen derzeit noch in den Anfängen der Digitalisierung zu sein scheint und deshalb zunächst in der Ausbildung von adäquatem Humankapital sowie in der Homogenisierung der Systemlandschaften, als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung, die wesentlichen Herausforderungen sieht, ist das Treasury bereits einen Schritt weiter. Das Treasury weist vergleichsweise einen hohen Digitalisierungsgrad auf und auch die Mitarbeiter des Treasury sind grundsätzlich täglich durch systembasierte Entscheidungsgrundlagen bereits bestens ausgebildet, weshalb sich im Treasury derzeit mit Fragestellungen zu Prozessoptimierungen in Form von Management-by-Exception sowie einer Automatisierung von Prozessen als gängigen Standard beschäftigt wird.

Dabei stellt sich in aktuellen Diskussionen vor allem ein Bedarf an vollautomatisierten Compliance-Reportings, sich selbst überwachenden Systemen in Echtzeit sowie eine Resilienz gegenüber Cybercrime heraus, wenngleich den damit einhergehenden Compliance- und Haftungsfragen eine hohe Bedeutung zugeordnet wird. Digitalisierung im Treasury bezeichnet im Allgemeinen die Veränderung und Optimierung von Prozessen und Methoden durch eine umfassende Datennutzung, welche durch computergestützte Benutzungsschnittstellen und leistungsfähige Software ermöglicht wird.

Das Treasury weist beste Voraussetzungen für eine Rolle als Pionier-Abteilung des digitalen Unternehmens der Zukunft auf. Für eine zügige Umsetzung der aktuellen Ideen und Vorhaben erscheint das Hinzuziehen von regulatorischem Expertenwissen mit IT-Bezug für die künftige Rolle als Wegbereiter sinnvoll und ermöglicht gleichzeitig Risiken der Digitalisierung marginalisieren zu können.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 93, Juli-August 2019

KPMG Corporate Treasury News

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