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IKS-Transformation – Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Kontrollaktivitäten

IKS-Transformation

Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Kontrollen fordert Unternehmen ständig heraus, bietet aber auch Chancen.

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Dietmar Glage

Director, Head of Internal Controls, Länderspezialist Japan

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

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Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Kontrollen fordert Unternehmen ständig heraus, bietet aber auch hervorragende Chancen, die Abläufe und Überwachung schneller, effizienter und gleichzeitig wirksamer zu gestalten.

Gemäß der IKS-Studie von KPMG „Unter der Oberfläche“, die 2018 veröffentlicht wurde, wird die Digitalisierung die weitere Entwicklung von Internen Kontrollsystemen entscheidend bestimmen und beschleunigen. So strebt eine Vielzahl der Unternehmen technologische Weiterentwicklungen insbesondere in der Überwachung und Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS) an. Ebenso wollen viele in die Automatisierung manueller Tätigkeiten in ihren Geschäftsprozessen investieren. Auch wenn die Vorteile aus Unternehmenssicht vielfältig sind, ist aus Governance-Sicht zu hinterfragen, welche Besonderheiten Automatisierung im IKS mit sich bringt. Der Prozess der Ausgestaltung des IKS ist bei den meisten Unternehmen noch längst nicht abgeschlossen.

Die der Automatisierung inhärente, verstärkte Ausrichtung hin zu einem präventiven anstatt eines reaktiven IKS ist seit mehreren Jahren zu beobachten. Beispielhaft sind dabei systemgestützte Workflows wie „Continous Controls Monitoring“ (CCM), Automated-Steering-Funktionalitäten und flankierende Datenanalysen wie Process Mining zu nennen. Diese Technologien werden in Zukunft als integraler Bestandteil zum Standard jedes IKS gehören. Insbesondere das stark ansteigende Datenvolumen in der Prozessverarbeitung und die damit einhergehenden Risiken werden adressiert. So kennen Backoffice, HR und Finance neue, automatisierte Abläufe und erbringen andere Dienstleistungen und generieren dabei Unmengen von Daten. Dies zwingt die Unternehmen dazu, auch bei den Kontrollabläufen anders zu denken. Digitaler zu werden, bedeutet eben auch, sich über neue Kontrollanforderungen und Kontrollkonzepte Gedanken zu machen, ohne den Mitarbeiter als integrativen Bestandteil des IKS zu verlieren. Beispielhaft können hier Data Analytics & Realtime Alerts, also Echtzeitkontrollen durch Datenanalysen in Kombination mit anderen Automatisierungslösungen wie zum Beispiel RPA (Robotics Process Automation), genannt werden. Mit dieser Kombination entwickeln moderne Unternehmen das IKS vom reaktiven zum präventiven Kontrollansatz. Das ermöglicht nicht nur die Aufdeckung von Kontrollschwächen und -lücken, sondern unterstützt eine integrierte Prozess-Compliance. Diese Entwicklungen erfordern eine Anpassung in der Prüfung von Prozessen und Kontrollen. Einerseits muss sich die Prüfung aus Effizienzgründen mehr automatisierter Analysemethoden bedienen, andererseits führt die Kontrolltransformation und -automatisierung oft auch zu einem anderen oder zusätzlichen Prüfungsfokus. Es geht beispielsweise nicht mehr nur darum, die Funktionstrennung zwischen Prozessaktivitäten und Kontrollen selbst zu prüfen, sondern die Funktionstrennung in der Entwicklung der Bots zu überprüfen. Damit ist das sogenannte Target Operating Model einer Bot-Factory auch Prüfungsgegenstand.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass der IKS-Industriestandard zunehmend digitaler wird, was die Prozesse innerhalb eines Unternehmens sowie die Entwicklung auf allen Märkten um ein Vielfaches beschleunigen und vorantreiben wird. Geschäftsprozesse und alle damit zusammenhängenden Komponenten werden mittelfristig zunehmend automatisiert und somit in ständiger Veränderung stehen. KPMG begleitet viele Unternehmen auf diesem spannenden Weg der IKS-Transformation, sowohl in der Beratung als auch in der Prüfung. Dieser erfordert neben dem Wissen um die Möglichkeiten der Technologie vor allem auch die Kreativität und das Fingerspitzengefühl für das in einer Organisation Machbare. Damit werden die gewünschten Effizienzverbesserungen gehoben und gleichzeitig die Sicherheit und die Compliance gewährleistet.

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