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Hat die Drehbank die Lizenz, um mit der Fräse zu sprechen?

Hat die Drehbank die Lizenz mit der Fräse zu sprechen?

Im Rahmen von Digitalisierung und Industrie 4.0 steigt die Vernetzung von Maschinen und Technologie in Unternehmen an. Oftmals vernachlässigt: die hierfür notwendige Lizenzierung der Software.

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Industrie 4.0 – wohl kaum ein anderer Begriff steht so exemplarisch für den massiven technologischen Wandel welcher Deutschlands Unternehmen erfasst hat. Immer mehr bestehende Abläufe werden von agilen und automatisierten Verfahren abgelöst. Die Komplexität der IT-Landschaft nimmt zu, Cloud Computing und das Internet der Dinge (IdD) erzeugen eine bislang unbekannte, selbsttätige Kommunikation zwischen Geräten und Systemen.

Hierbei sollten Unternehmen nicht den Überblick verlieren – und ein besonderes Augenmerk auf Tool- und Programm-Implementierungen sowie damit verbundene Nutzungsrechte richten.

Industrie 4.0 erfordert im Zuge der Digitalisierung passgenaue Plattformen und Software – welche regelkonform lizenziert sein müssen.

Durch den technologischen Wandel und der Digitalisierung in Form von hybriden Umgebungen, erfordert Industrie 4.0 zusätzliche Nutzungsrechte über die standardisierten Lizenzmodelle der Hersteller hinaus. Betroffen sind hiervon insbesondere Anwendungen von SAP. Klarheit herzustellen, hinsichtlich der bestehenden Vertrags- und Nutzungsbestimmungen in Bezug auf die zukünftige Zielarchitektur des Betriebes und der Interaktion mit Fremdsystemen, ist deshalb essentiell.

Beschäftigt sich ein Unternehmen nicht mit den lizenzrechtlichen Gegebenheiten, kommt es in vielen Fällen zu Abweichungen von und Verstößen gegen vertragliche Regelungen. Straf- und hohe Nachzahlungen sind dann oftmals die Folge. Unsere Erfahrung zeigt, dass entsprechendes Know-how zu den neuesten Entwicklungstrends bei SAP-Lizenzen im Zuge der Digitalisierung und indirekten Nutzung (Digital Access) in vielen Organisationen fehlt. Das Resultat: Es wird nicht lizenzkonform gearbeitet und ineffizient gegenüber SAP verhandelt.
 

Komplexe Compliance-Strukturen

Die Industrieproduktion digitalisiert sich zunehmend. Das IdD bildet ein Netzwerk aus physischen Objekten, welche mit APIs (Application Programming Interface) und Sensoren ausgestattet sind. Dies ermöglicht den angeschlossenen Devices einen Direktzugriff ins Internet und somit einen schnellen Datenaustausch mit den SAP-Systemen.

Um in diesem Bereich eine unternehmensweite Compliance sicherzustellen, wird Transparenz auf allen IT-Ebenen angestrebt. Ein beliebtes Compliance-Thema des Softwareherstellers SAP ist die Frage danach, was passiert, wenn Dritt-Applikationen auf SAP-Programme zugreifen: Hier gilt es den Geschäftsprozess, sowie die dahinterliegende IT-Architektur mit allen Anwendern inklusive ihrer Nutzungsrechte zu ermitteln und eine kontinuierliche Einhaltung der Lizenzbestimmungen zu gewährleisten, sowie die Profitabilität des Business Cases zu ermitteln.

Die Szenarien für Industrie 4.0 werden immer komplexer, so können gigantische Massen an Daten ohne menschlichen Eingriff in Echtzeit verarbeitet werden. Virtuelle Umfelder können an reale Schnittstellen angeschlossen werden oder eine Machine-to-Machine-Connection (M2M) bilden. IdD-Devices können als neue Produkte entstehen und sich im eigenen Unternehmen, auf Kundenseite oder bei Geschäftspartnern befinden. Auch der Wechsel vom ursprünglich schnellsten LTE/4G- (max 300 Mbit/s) auf das 5G-Netz (max ~10 Gbits/s) garantiert einen enormen Qualitätssprung, da mit Hilfe der neuen Datenverbindung intelligente Maschinen und IdD-Devices über ihre Sensoren extrem schnell standortungebunden Daten austauschen können.

Entscheidend ist hierbei die Frage, welche Auswirkung dieser Trend auf das Lizenzmanagement hat.
 

Die Qual der Wahl – welches Lizenzmodell passt?

Aus SAP-Sicht ist es die Aufgabe des Kunden, permanent einen wahrheitsgetreuen Überblick über seine Lizenzbilanz zu besitzen und somit eine Compliance-sichere Lizenzlandschaft im Unternehmen zu etablieren. Mit der alljährlichen Lizenzvermessung analysiert SAP die Nutzung der Software eines Unternehmens. Im Vergleich zur herkömmlichen Vermessung sucht SAP hier verstärkt Indikationen für die indirekte Nutzung, sowie für Drittanwendungen und Eigenentwicklungen basierend auf SAP-Technologie und die bekannten Nachlizenzierungsformen (fehlerhafte User-Zuordnungen, Klassifizierungen, Duplikate oder Mehrbedarf). Bei Identifikation solcher Lizenzverstöße fordert SAP, neben der Nachlizensierung, den Wechsel zum neuen Preismodell, sowie den Wechsel auf neue Technologien (Cloud oder On-Premise).

Hierbei ist die „NetWeaver Lizenz for 3rd Party Applications“ mit einzubeziehen. Add-Ons, welche unabhängig vom SAP-ERP-System arbeiten und auf Netweaver-Technologie (ABAP/ JAVA) aufbauen sowie neue Funktionalitäten anbieten und auf SAP-Inhalte zugreifen, benötigen die „NetWeaver for 3rd Party Lizenz“. Besitzt ein Kunde viele Add-Ons, bei denen die oben genannten Kriterien alle zutreffen, können diese zu einem erheblichen Kostenfaktor führen. Es kommt erschwerend hinzu, dass SAP die Begriffe der „Unabhängigkeit“ und „neue Funktionalitäten“ sowie „betriebswirtschaftlich“ für sich einseitig im Falle einer Vermessung / Audit definiert, es jedoch hierzu keine exakte Definition in den AGBs sowie den Lizenzbestimmungen zu finden sind. Dies führt oftmals zu Unstimmigkeit und Streitigkeiten.

Wenn ein User über eine Non-SAP-Drittapplikation auf SAP-Funktionalitäten und das SAP-Environment zugreifen kann, entsteht möglicherweise eine indirekte Nutzung des SAP-Systems durch die zwischengeschaltete Non-SAP-Drittapplikation. Die indirekte Nutzung basiert auf Transaktionsdaten, dazu zählt das Schreiben, Erstellen, Modifizieren oder Löschen der Daten im ERP-System, unabhängig von der genutzten Schnittstelle. Die Frage danach, ob es sich tatsächlich um eine indirekte Nutzung handelt ist nicht immer ganz eindeutig und kann nur mit Hilfe einer Nutzenanalyse geklärt werden.

Um indirekte Nutzung zu lizensieren, bietet SAP zwei Lizenzformen an. Der Zugriff von Benutzern über Drittapplikationen kann über die alte Named-User-Lizenz oder über das neue Preismodell Digital Access entsprechend der erforderlichen Menge abgedeckt werden.

Der Lizenzbedarf für das aktuelle Preismodell Digital Access wird hierbei anhand von neun Dokumententypen ermittelt. Die Art der Dokumente beschränkt sich auf Sales, Invoice, Purchase, Service und Maintanace, Manufacturing, Quality Management, Time-Dokumente welche mit dem Faktor 1 gezählt werden, sowie Financial- und Material-Dokumente, welche mit dem Faktor 0.2 berechnet werden. Sales, Invoice und Purchase, sowie Financial- und Material-Dokumente werden nach der Gesamtzahl der Dokumentenpositionen (Line Items) gezählt. Bei Digital Access ist zu berücksichtigen, dass lediglich die Erstellung der Dokumente relevant ist. Es entstehen keine Kosten durch weitere Lese-, Aktualisierungs- oder Löschverfahren für das gezählte Dokument.

Um zu entscheiden, welche Lizenzform passend ist, ist eine Kosten-Nutzen-Analyse des alten im Vergleich zum neuen Preismodell Digital Access durchzuführen. Hierbei sind die wichtigsten Szenarien für beide Preismodelle hinsichtlich ihrer Nutzung und der Gesamtanzahl der Dokumenttypen aufzunehmen und zu bewerten.
 

Zwei Beispiele

Welche Auswirkungen die digitale Entwicklung von Industrie 4.0 auf die Software-Lizenzen hat, zeigt das folgende einfache Fallbeispiel: IdD-Devices und Intelligent Systems können sich im Unternehmen nun automatisch mit dem SAP-ERP-System verbinden und Transaktionen von Daten durchführen.

In diesem Beispiel betrachten wir einen intelligenten Drucker als IdD-Device. Der intelligente Drucker verfügt über spezielle Sensoren welche die Füllstände der Farbpatronen tracken. Sobald die Farbpatronen annährend aufgebraucht sind, senden die Sensoren automatisch eine Update-Benachrichtigung an das ERP-System des Lieferanten. Dieses gibt die Bestellung der entsprechenden Farbpatrone weiter über ein Bestellsystem, tätigt gleichzeitig die Transaktion zwischen dem Kunden und dem Lieferanten, und bringt das Inventarsystem im Kundenunternehmen automatisch auf den neuesten Stand.

Im Sinne des Digital-Access-Lizenzmodells, muss das Unternehmen in diesem Szenario nicht mehr darauf achten, wer und was Zugriff auf das ERP-System hat. Lizenzrelevant ist hier das Outcome des IdD-Device, was bedeutet, dass das Unternehmen nach Dokumententypen lizensieren muss. In diesem Beispiel sind die zu lizensierenden Dokumente die automatisierte Bestellung vom intelligenten Drucker des Kunden an das ERP-System des Lieferanten, sowie die Transaktion und das Aktualisieren des Inventars.

Ein Wechsel vom ursprünglichen Pricing-Modell der indirekten Nutzung auf Digital Access kann jedoch auch erhebliche Nachteile für SAP-Kunden haben, wie das folgende Fallbeispiel deutlich macht: Nehmen wir an, es handelt sich nun um einen mittelständigen Online-Seller. Das Lizenzmodell Digital Access wird nach einem Staffelpreismodell abgerechnet. Das bedeutet, jedes Finanzdokument des Online-Sellers, welches durch den Kauf eines jeden Produkts erstellt wird, berechnet sich mit einem Verrechnungsfaktor.

In diesem Fall liegt der Verrechnungsfaktor bei 0.2 für die initiale Erzeugung der Finanzdokumente pro Produkt. Die Preise pro Dokument variieren in diesem Staffelpreismodell zwischen 0,11 und 0,50 Euro. Das bedeutet für unser Beispiel, wenn ein Produkt des Online-Sellers im Schnitt 10 Euro kostet, können Lizenzgebühren in Höhe von 0,50 Euro pro Produkt auf ihn zukommen. Dieses Preismodell würde seinen Business Case gefährden. Das Volumen der erstellten Dokumente ist zu hoch, im Vergleich zur eigentlichen Wertschöpfung, sodass der Kunde in diesem Fallbeispiel einen erheblichen Wettbewerbsnachteil erfährt.

Dennoch ist bislang für Bestandskunden unklar, wie viele Dokumente ganz genau gezählt werden müssen und wie das Lizenzmodell bei komplexeren Geschäftsprozessen greift. Ob es tatsächlich preisgünstiger oder gar unbezahlbar wird, muss kundenspezifisch untersucht werden. Fest steht, für alle SAP-Kunden rentiert sich die Betrachtung des Digital Access-Modells im eigenen Unternehmen und sollte als mögliche Option durchkalkuliert werden.
 

Innovation schlägt Nicht-Compliance

Einen weiteren Angriffspunkt bieten komplexe, neue technologische Trends und ihre Produkte. Diese können beispielsweise in einer virtuellen Struktur, mit unterschiedlichen Schnittstellen- sowie Cloud-Technologien angesiedelt sein.

Dramatisch für SAP-Kunden ist, dass sich ihr Risiko auf Nicht-Compliance nicht bloß aus betriebswirtschaftlichen oder technischen Problemen zusammensetzt, sondern auch einer zusätzlichen Lizenz-Willkür von SAP unterliegt. Deshalb ist es ratsam, sich die oftmals über viele Jahre vereinbarten SAP-Verträge genauer zu betrachten. So können gegebenenfalls abgestimmte Sonderrechte wie Nutzungsbestimmungen für die indirekte Nutzung oder die vertragliche Hierarchie für anzuwendende Regelungen in Bezug auf bestimmte Business Cases, genau bestimmt werden.

Die juristische und technische Sicht auf das Lizenzmanagement kann durch neue Governance-Prozesse effektiv gestaltet werden – ein wichtiger Aspekt, damit Unternehmen mit dem rasanten technologischen Wandel mithalten können. Gut eingegliederte Governance-Prozesse helfen mögliche Lizenzverstößen zu vermeiden und IT-Risiken frühzeitig zu identifizieren. Unternehmenseinbußen aus diesen Gründen sollten so zukünftig der Vergangenheit angehören.
 

Bei Fragen zum Thema und bezüglich optimaler Lizenzmanagement-Lösungen auch für Ihr Unternehmen – kontaktieren Sie uns gerne!

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