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Die Ist-Cashflow-Analyse als Basis...

Die Ist-Cashflow-Analyse als Basis...

... für eine direkte Liquiditätsplanung – auch ohne Einsatz von SAP

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Das Thema Liquiditätsplanung zur Sicherstellung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit bleibt ein Dauerbrenner in deutschen Treasury Organisationen und stellt einen essentiellen Bestandteil des Cash- und Liquiditätsmanagements dar. Einen Vergleich der unterschiedlichen Planungsansätze zogen wir bereits in unserem Artikel „Liquiditätsplanung – ist der zusätzliche Planungsaufwand für eine direkte Liquiditätsplanung gerechtfertigt?“.

Das Corporate Treasury bedient sich meist der Methode der direkten Liquiditätsplanung. Hierbei wird jede operative Planposition separat ermittelt, wie beispielsweise Einzahlungen aus Umsatzerlösen, Auszahlungen für Lieferanten oder Personalzahlungen. Häufig werden dabei Ist-Cashflows nach der direkten Methode für die Entwicklung der Planungsansätze, zur Hochrechnung, zum Reporting und zur Optimierung erforderlich. 

Die Basis: Realitätsnahe Abbildung historischer Zahlungsströme

Die Ermittlung von historischen Cashflows hat im Kern zwei Ziele: Zum einen ist ohne eine saubere Ist-Rechnung und entsprechende Transparenz der Cashflows die Plangenauigkeit der Liquiditätsplanung nicht hinreichend zu beurteilen. Anomalien und Trends können nur schwer nachvollzogen werden. Es entsteht hoher Abstimmungsaufwand bei der detektivischen Suche nach ursprünglichen Geschäftsvorfällen hinter den Transaktionen auf dem Kontoauszug.

Zum anderen kann eine detaillierte und tagesgenaue Ist-Rechnung mit einem valutarischen Ausweis einen Aufsatzpunkt für die Liquiditätsplanung mittels Hochrechnungsmethoden oder statistischen Prognosemodellen bilden. Dabei können die historischen Cashflows anhand von treiberbasierten Extrapolationsrechnungen in die Zukunft fortgeschrieben werden. Extrapolationsansätze bieten auch entsprechenden Spielraum für einen höheren Automatisierungsrad, beispielsweise durch die Einführung von Predictive Analytics Methoden. Sondereffekte wie anstehende Investitionen bleiben natürlich weiterhin individuell zu berücksichtigen.

Liegt keine Ist-Rechnung vor, bedient sich das Treasury oftmals am Datentopf der Nachbarabteilung, der klassischen Controlling-Planung. Als Planungsergänzung absolut sinnvoll, jedoch kritisch zu betrachten, wenn die Controlling-Daten als einzige Datenquelle dienen. So beinhalten Plandaten aus dem Controlling doch zumeist gewisse Zielbudgets und nehmen eine andere Perspektive ein („Was sollte sein?“) als das Treasury („Was wird sein?“). So kann beispielsweise eine aggressive GuV-Planung eine zu risikofreudige Liquiditätsplanung mit sich ziehen. Die Konsequenz: Kurzfristiger Kapitalbedarf, der nur teuer gedeckt werden kann. Wie lässt sich also eine realitätsnahe Ist-Rechnung ableiten?

Die Herausforderung: Generierung von Ist-Cashflows in heterogener IT-Landschaft

Weit verbreitet zur Erzeugung von Ist-Cashflows ist die Methodik des Auslesens von Kontoauszugsinformationen anhand von Regeln wie Belegtext oder Geschäftsvorfallcode. Zumeist decken diese Informationen nicht den Informationsbedarf, da beispielsweise zwischen OPEX und CAPEX anhand von Kontoauszugsinformationen nicht unterschieden werden kann.

Diesen zusätzlichen Bedarf an Granularität können Werkzeuge wie der SAP Liquidity Planner (SAP-LP) zur Analyse der Ist-Cashflows aus dem SAP FI-Buchungsstoff abdecken. Er liefert die Ist-Rechnung durch eine Belegkettenanalyse, die ausgehend von Bankkonten den Buchungsstoff durchleuchtet und Beträge bestimmten Liquiditätspositionen anhand der letzten Kontierung zuordnet. Hat man es allerdings nicht mit SAP oder mit einer sehr dezentralen oder heterogenen SAP-Landschaft zu tun, sind Alternativen zur Generierung der Ist-Cashflows zu betrachten.

Im Falle von vielen unterschiedlichen Quellsystemen sind Tools notwendig, die in die bestehende Systemlandschaft leicht implementierbar und entsprechend über mehrere Systeme hinweg übergreifend anwendbar sind. Die Lösung bieten sogenannte ETL-Tools (engl. „Extract, Transform, Load“), die flexibel in IT-Architekturen integriert werden können und es dabei schaffen, Datenflüsse aus unterschiedlichen Quellsystemen zu bündeln. Potenziell geeignete ETL-Tools liefern beispielsweise Pentaho, Talend oder Alteryx. 

Die Lösung: Wie der Einsatz von ETL-Lösungen Abhilfe schafft

Die Herausforderungen, die aus einer nicht SAP-basierten bzw. weitestgehend heterogenen SAP-Landschaft entstehen, können durch die Entwicklung eines flexiblen und systemübergreifenden ETL-Analysetools überwunden werden. Nach Abzug der Daten aus den Quellsystemen (jegliche gängigen Datenbanksystemen oder Flat Files) erfolgt die erforderliche Bereinigung und Transformation der Daten. Das Ganze ist zu vergleichen mit einer Aneinanderreihung von vielen Makros, die nacheinander auf eine sehr große Datenmenge angewendet werden. 

Durch eine direkte Anbindung an das Quellsystem, zum Beispiel ein ERP-System, werden im ersten Schritt die benötigten Daten geladen. Das Tool wird so konfiguriert, dass es Verbindungen zwischen einzelnen Buchungsschritten herstellt und damit die Buchungsketten anhand von Ausgleichsbelegen nachempfinden kann. Im Anschluss werden nur die Belegflüsse berücksichtigt, die zahlungswirksam waren. Jedem Sachkonto wird eine Cashflowposition zugeordnet, sodass das Konto, das am dem Bankkonto gegenüberliegenden Ende der Buchungskette steht, als Indikator für die Cashflowposition dient. 

Ein klassisches Beispiel für eine solche Belegkette ist Materialaufwand – Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung – Bankverrechnung – Bank. Der Analyseprozess startet ausgehend vom Bankkonto und endet im Sachkonto „Materialaufwand“. Wenn dieses Sachkonto der Liquiditätsposition „Auszahlungen an Lieferanten“ zugeordnet ist, wird der Betrag in der Cashflowrechnung entsprechend als solche ausgewiesen. Weiterführende Transformationsschritte sorgen beispielsweise dafür, dass Beträge mit dem korrekten Vorzeichen ausgestattet werden. Darüber hinaus können durch eine granularere Zuordnung der Sachkonten auch die Liquiditätspositionen detaillierter gestaltet werden (im Beispiel können „Auszahlungen an Lieferanten“ nach „Auszahlungen für Rohstoffbeschaffung“, „Auszahlungen für Fertigwaren“ etc. unterschieden werden).

Die Funktionsweise des SAP-LP wird mit diesem Ansatz nachempfunden. Am Ende des Verarbeitungsprozesses entsteht eine modifizierte Datenbasis. Die Ausgabe kann in einer Datenbank oder als Flat File erfolgen, sodass eine flexible Weiterverarbeitung, beispielsweise in einem Reporting-Tool, erfolgen kann.

ETL-Tools wie Alteryx eignen sich besonders gut als Instrument für die systemübergreifende Datentransformation, da sie komplexe Datenverarbeitungsschritte ohne Programmierungs-Know-How ermöglichen. Die Darstellung und Anwendung erfolgt in Form von nutzerfreundlichen Benutzerschnittstellen. Eine Qualitätssicherung kann durch transparente Verarbeitungsschritte jederzeit problemlos erfolgen. Auch große Datenmengen können bei diesem Vorgehen bewältigt werden. Durch Aufgabensteuerung wird die Datenverarbeitung zudem stark automatisiert. Einer regelmäßigen Ausgabe der benötigten Datengrundlage steht damit nichts mehr im Weg.

Das Ergebnis: Liquiditätsplanung auf Basis des Datenoutputs

Schlussendlich kann also der Output des ETL-Prozesses nun als einheitliche Quelle von Ist-Cashflows im Zuge der direkten Liquiditätsplanung eingesetzt werden. Eine Extrapolation der Ist-Zahlen kann als Erweiterung eines bestehenden Bottom-Up Planungsansatzes dienen, bei dem eine Aggregation von Planinputs aus verschiedenen Planeinheiten (zum Beispiel Einkauf, Vertrieb) stattfindet. Diese Top-Down Erweiterung stellt eine Möglichkeit der Referenzwertbildung dar und bietet damit die Möglichkeit, die erhaltenen Plandaten zu validieren und gegebenenfalls zu adjustieren. 

Bei der Extrapolation findet eine Hochrechnung der Ist-Zahlen anhand historischer Zahlungskurven statt. So können beispielsweise durch die Applikation von absehbaren Trends in Form von Prozentsätzen einzelne Liquiditätspositionen als Planwert hergeleitet werden. Weiterführende Ansätze kommen hierbei aus dem Bereich Predictive Analytics, bei dem anhand statistischer Methoden Planwerte zum Beispiel mittels Zeitreihenanalyse vorhergesagt werden können.

Die Ist-Cashflow-Analyse als Basis für eine direkte Liquiditätsplanung lässt sich also auch ohne den Einsatz von SAP bzw. dem SAP-LP abwickeln. Durch die Applikation eines ETL-Tools wie Alteryx wird ein hohes Maß an Flexibilität gewahrt, sowohl in Bezug auf die Quelldaten als auch auf die Weiterverarbeitung der Daten. Die Lösung zeichnet sich durch seine schlanke und kosteneffiziente Implementierung sowie ein geringes Maß an Wartungsaufwand aus. Letzten Endes ist die Lösung der Ist-Cashflow-Analyse auf Basis eines solchen ETL-Tools grundsätzlich weder besser noch schlechter als der Einsatz eines SAP-LP anzusehen. Sie bietet jedoch eine interessante Alternative für Unternehmen ohne vollumfänglich implementierte SAP-Lösungen oder im Falle von heterogenen IT-Landschaften.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 91, Mai 2019

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