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VAT-Web: Elektronische Umsatzsteuererklärung

VAT-Web: Elektronische Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärungspflichten werden immer umfangreicher und komplexer. Unsere Software VAT-Web unterstützt Sie dabei, die Anforderungen effizient und elektronisch zu erfüllen.

Ansprechpartner

Peter Rauß

Partner, Tax

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

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Durch Umsatzsteuer-Sonderprüfungen haben die Finanzämter 2017 Mehreinnahmen bei Unternehmen in Höhe von 1,53 Milliarden Euro erzielt. Die gestiegene Effektivität lässt sich insbesondere auf automatisierte Prüfprozesse der Umsatzsteuer zurückführen.

Mittelständische und Kleinunternehmen verzichten hingegen oft noch auf Automatisierungslösungen bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung. Sie setzen weiterhin auf manuelle Erfassung der steuerrelevanten Vorgänge und befüllen die Formulare händisch. Entsprechend hoch ist die Fehlerquote. Hinzu kommen intern oft unzulänglich organisierte Erstellungsprozesse.

Besondere Anforderungen für Konzerngesellschaften im Ausland und für ausländische umsatzsteuerliche Registrierungen

Das wiegt umso schwerer, wenn deutsche Unternehmen Umsatz im Ausland erzielen. Die Steuererklärungserfordernisse in Belgien, Österreich, Großbritannien und in den Niederlanden unterscheiden sich erheblich von den deutschen Voraussetzungen. Da bedarf es genauen Fachwissens, um allen Anforderungen in Bezug auf die ausländischen umsatzsteuerlichen Registrierungen rechtsicher nachzukommen.

So ist es z. B. in Großbritannien ab April 2019 im Rahmen von „Making Tax Digital“ nur noch erlaubt Umsatzsteuer-Erklärungen über entsprechende Software einzureichen. Eine manuelle Einreichung über das Portal der britischen Finanzbehörde wird dann nicht mehr erlaubt sein.

Elektronische Übermittlung der Umsatzsteuererklärung

Die Lösung für die händische Erfassung samt einhergehender Fehleranfälligkeit und der unzulänglichen internen Prozesse findet sich in der Digitalisierung. Unsere Software VAT-Web unterstützt Unternehmen bei den Umsatzsteuererklärungen. VAT-Web hat einen Fristenkalender, ein Fristenfrühwarnsystem, dokumentiert den Review-Prozess, konsolidiert im Falle der Organschaft automatisch unabhängig von den jeweiligen ERP-Systemen und arbeitet medienbruchfrei. Es hat zudem ein Verprobungscenter, kann die elektronischen Erklärungen untereinander abgleichen und die Abweichungen auf Belegzeilenebene identifizieren.

Des Weiteren werden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IDNr.) auf Gültigkeit geprüft. Die Software für Umsatzsteuerdeklarationen dokumentiert revisionssicher alle Änderungen und Bearbeitungen und kann als Teil eines Tax CMS dienen. Dabei ist VAT-Web nicht nur für Deutschland, sondern auch für ausgewählte EU-Mitgliedsstaaten zur elektronischen Übermittlung der Steuererklärung erhältlich. Die landesspezifischen Formulare sind in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar.

Die Vorteile der Steuererklärung auf elektronischem Weg mittels VAT-Web:

  • Zeitersparnis für den Kunden und Minderung manueller Fehlerquellen durch Automatisierung
  • Prozessoptimierung dank Vertretungsfunktion und Workflow-Prinzip
  • Risikominimierung durch Sicherstellung des 4-Augen-Prinzips
  • Verbesserung der Dokumentation gegenüber dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung
  • Verprobungscenter (automatische Prüfroutinen)
  • Fristenkontrolle

Besondere Anforderungen in UK: Making Tax Digital

Auch die britischen Finanzbehörden (HMRC) haben den Wandel zur Digitalisierung erkannt und gehen seit April 2019 diesen Weg.

Umsatzsteuererklärungen sind grundsätzlich elektronisch einzureichen. Eine Einreichung über das Online-Portal bei HMRC ist allerdings nur noch für bestimmte Gruppen bis Oktober 2019 möglich. Nach Ablauf dieser Übergangsfrist müssen alle Daten direkt aus dem ERP-System bzw. mittels einer zwischengeschalteten Software, die besondere Anforderungen erfüllen muss, an HMRC übermittelt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Daten weder manuell eingetragen werden (z. B. mittels „Copy-and-paste“) noch abänderbar sind.

Neben den Daten für die Umsatzsteuererklärungen werden auch weitere Informationen, wie z. B. eine Übersicht über offene oder eingereichte Erklärungen zwischen dem ERP-System/der Software und HMRC ausgetauscht.

Diese Anforderung betrifft dabei nicht nur in UK ansässige Unternehmen, sondern auch ausländische Unternehmen mit einer umsatzsteuerlichen Registrierung in Großbritannien.

VAT-Web ist für das englische „Making Tax Digital Verfahren“ zertifiziert. Die Software kommuniziert direkt mit der Schnittstelle des HMRC und ist nicht nur medienbruchfrei, sondern auch revisionssicher. 

Um VAT-Web online zu bestellen, besuchen Sie KPMG Direct Services.

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