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Ein wesentlicher Aspekt der GoBD ist die Erstellung von Verfahrensdokumentationen, bei der die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher und sonstiger Aufzeichnungen sowie die Ordnungsmäßigkeit aller damit im Zusammenhang stehenden Verfahren sowie des Einsatzes von DV-Systemen sichergestellt wird. Darin müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der dem System zugehörigen Prozesse enthalten sein.

Gängige Beispiele sind die Erfassung und Verarbeitung elektronischer Belege oder das sogenannte ersetzende Scannen mit der Vernichtung der originalen (Papier-)Belege. Ein Augenmerk liegt dabei auf dem Internen Kontrollsystem (IKS), das für die Organisationsstruktur ein Rollen- und Verantwortlichkeitskonzept darstellt.

Die Leistungen von KPMG beinhalten die Analyse des Status quo zur Ermittlung des Handlungsbedarfs, zum Beispiel für welche Systeme Verfahrensdokumentationen erstellt oder angepasst werden müssen. Dazu werden sämtliche Daten und Dokumente gesammelt und zentralisiert. Im nächsten Schritt werden Prozesse anhand von Richtlinien, Organisationsunterlagen oder auch Interviews mit Stakeholdern aufgenommen.

Als Ergebnis steht eine umfangreiche Dokumentation der Verfahren, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch als Handbuch in der Organisation genutzt werden kann. Im Rahmen der Erstellung wird so Optimierungspotenzial aufgedeckt.

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