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Privacy - Karriere-Bereich

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Stand 03.12.2019

Datenschutzhinweise für das Bewerbungsverfahren bei der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und verbundenen bzw. assoziierten Unternehmen (KPMG)

Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren bei KPMG.

Das Bewerbermanagement bei KPMG wird von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zentral für alle unter Ziff. 1 dieser Erklärung aufgeführten mit KPMG verbundenen und assoziierten Unternehmen in Deutschland durchgeführt. Grundlegende Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung von KPMG-Webseiten sind unter www.kpmg.de bzw. unter www. kpmg-law.de abrufbar.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren ist immer das nachfolgend aufgeführte KPMG-Unternehmen, an welches die Bewerbung gerichtet ist: 
 

1.1

    KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
    Klingelhöferstr. 18
    10785 Berlin

    Telefon:  +49 30 2068- 0
    Fax:  +49 30 2068-2000
    E-Mail:  information@kpmg.de
 

1.2 

    KPMG IT Service GmbH
    Klingelhöferstr. 18
    10785 Berlin

    Telefon:  +49 30 2068- 0
    Fax:  +49 30 2068-2000
    E-Mail:  information@kpmg.de
 

1.3 

    KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
    Theodor-Heuss-Straße 5
    70174 Stuttgart

    Telefon:    +49 711 781923-400
    Fax:    +49 711 781923-455
    E-Mail: information@kpmg-law.de


Bei konkreten Rückfragen zu einer Bewerbung können sich Kandidaten für alle KPMG-Unternehmen direkt an folgenden Kontakt wenden:

KPMG-Bewerberhotline: 0800 5764 562
E-Mail: recruiting@kpmg.com

 

2. Wie kann der Datenschutzbeauftragte erreicht werden?

KPMG Datenschutzbeauftragter
Klingelhöferstr. 18
10785 Berlin
E-Mail: de-datenschutz@kpmg.com

 

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Kandidatendaten und auf welcher rechtlichen Grundlage?

Wenn nachfolgend nicht ausdrücklich anders erwähnt, verarbeitet KPMG Kandidatendaten zum Zwecke der Begründung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses (Durchführung des Bewerbungsprozesses sowie ggf.  Vertragsanbahnung /Begründung eines Arbeitsverhältnisses) auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
 

a) Hinweise zur Bewerbung über KPMG-Webseiten (KPMG-Bewerbertool)

Bei einer Bewerbung über die KPMG-Webseiten müssen Kandidaten sich im KPMG-Bewerbungstool registrieren und ein persönliches Nutzerkonto einrichten. Hierbei ist die Angabe von Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Wohnsitz  zur Durchführung des Registrierungs-/Login-Prozesses und zur Verwaltung des individuellen Nutzeraccounts erforderlich.    

Bei Registrierung, Anmeldung und Nutzung des Nutzerkontos werden auch die IP-Adresse des Kandidaten und der Zeitpunkt der jeweiligen Nutzung erfasst.  Ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f EU DS-GVO ergibt sich für KPMG aus Sicherheitsgründen (z. B. Schutz vor Missbrauch, unbefugte Nutzung).

Im Zuge der Anlage eines Nutzerkontos im KPMG-Bewerbungstool können Kandidaten per Klick zustimmen (Art. 6 Abs. 1a DSGVO) regelmäßig per E-Mail über neue Stellenausschreibungen und/oder generell über Karrieremöglichkeiten bei KPMG informiert zu werden. Wenn dies nicht mehr gewünscht ist, kann diese Zustimmung jederzeit wieder per E-Mail an recruiting@kpmg.com bzw. direkt im KPMG-Bewerbungstool widerrufen werden. 
 

b) Generelle Datenschutzhinweise zum Bewerbungsprozess bei KPMG

(1) Bewerbungsverfahren

Folgende Kategorien personenbezogener Daten sind im KPMG-Bewerbungsprozess anzugeben:

- Persönliche Daten (z. B. Name, E-Mail, weitere Kontaktdaten)  
- Daten zu Aus- und Berufsbildung (z. B. Schule, Universität, Abschlusszeugnisse, bisherige Arbeitgeber, Arbeitszeugnisse, ggf. erfolgte Weiterbildung)
- (Sofern vom Kandidaten angegeben) Ggf. Angaben zu besonderen personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DS-GVO (z. B. Schwerbehinderteneigenschaft)

Nach Anlage eines Nutzerkontos (siehe oben Ziff. 3a) können die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Daten im KPMG-Bewerbungstool hinterlegt werden. Geht eine Bewerbung auf anderem Wege ein (z. B. per E-Mail), wird im KPMG-Bewerbungstool ein Kandidatenprofil des Kandidaten durch KPMG angelegt und dieser entsprechend informiert und aufgefordert die Registrierung im KPMG-Bewerbungstool abzuschließen.  

Grundsätzlich koordinieren die internen, mit dem Bewerbungsprozess beauftragten Mitarbeiter von KPMG, im Rahmen des Bewerbungsprozesses die jeweilige Bewerbung und geben nur den Stellenverantwortlichen der betreffenden Fachbereiche im jeweiligen Unternehmen Zugriff auf das Kandidatenprofil (inkl. angefügter Anlagen) zur Prüfung. Zusätzlich können sich die mit dem Bewerbungsprozess beauftragten Mitarbeiter zur Administration des unternehmensweiten Bewerbungsverfahrens  Details zu den einzelnen Stellen anzeigen lassen (z. B. Bewerbungseingang auf Stellen oder Anzahl / Art der Stellen, auf die sich ein Kandidat beworben hat).

Mit Abschluss des Bewerbungsverfahrens wird der Zugriff auf das Kandidatenprofil wieder auf die mit dem Bewerbungsprozess beauftragten Mitarbeiter beschränkt. Im Falle einer Zusage werden die erforderlichen Angaben für den weiteren Vertragsanbahnungsprozess in der HR-Abteilung verarbeitet. 

Um nach erfolgreichem Abschluss des Bewerbungsverfahrens allen Beteiligten einen zügigen Fortgang des Prozesses zu ermöglichen, versendet KPMG alle relevanten Unterlagen (einschließlich Vertragsentwurf) nach Zusage auch an die im Bewerbungsverfahren angegebene E-Mail-Adresse. KPMG bietet hier standardmäßig eine Transportverschlüsselung (TLS – Transport Layer Security) an, wenn der Mail-Server des Kandidaten TLS unterstützt. Wird eine Versendung per E-Mail vom Kandidaten generell nicht gewünscht, dann bitten wir im Zuge der Bewerbung um einen entsprechenden Hinweis (z. B. an recruiting@kpmg.com).  

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, werden personenbezogene Daten für den Betriebsratsanhörungsprozess auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO an den zuständigen Betriebsrat weitergeleitet.
 

(2) KPMG-Bewerberpool

Nach Ablauf des regulären Bewerbungsprozesses besteht grundsätzlich die Möglichkeit auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a EU DS-GVO in den KPMG-Bewerberpool aufgenommen zu werden. Die Zustimmung hierzu kann bereits im KPMG-Bewerbungstool bei Abgabe der Bewerbung gegeben werden. Alternativ werden Kandidaten vor der regulären Löschung ihres Kandidatenprofils gesondert kontaktiert. Stimmt ein Kandidat dann der Aufnahme zu, bleibt das Kandidatenprofil weiter bestehen und unsere mit dem Bewerbungsprozess beauftragten Mitarbeiter prüfen regelmäßig, ob das Profil auf eine offene Stelle passt und fordert den Kandidaten gegebenenfalls zu einer erneuten Bewerbung auf.

 

4. An wen können Kandidatendaten weitergegeben werden?

Die im Rahmen der Bewerbung erfassten Daten nutzt KPMG dafür, um die Eignung des Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen. Ggf. prüfen wir eine Bewerbung auf eine konkrete Ausschreibung auch auf weitere freie Vakanzen bei KPMG. Grundsätzlich werden Bewerbungsdaten aber nur an den Unternehmensbereich bei KPMG, an den die Bewerbung gerichtet ist, weitergegeben.

Eine Weitergabe an andere Unternehmensbereiche und ggf. andere KPMG-Unternehmen erfolgt nur auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a EU DS-GVO, die im Laufe des Bewerbungsprozess erteilt werden kann.

 

5. Wie lange werden Daten gespeichert? 

Wenn nicht ausdrücklich anders angegeben, speichert KPMG personenbezogene Daten, solange diese für die Durchführung der vorstehend aufgeführten Zwecke erforderlich sind. Dies steht unter dem Vorbehalt gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. KPMG-Mitarbeiter sind angewiesen, die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten regelmäßig zu überprüfen und diese ggf. zu löschen.

Wurde ein Kandidatenprofil für einen Kandidaten durch KPMG eingerichtet und der Kandidat loggt sich trotzt Aufforderung nicht ein, wird das Kandidatenprofil nach Ablauf von drei Monaten nach der Anlage automatisch gelöscht. Ein vom Kandidat selbst eingerichtetes Kandidatenprofil im KPMG-Bewerbungstool wird bei Inaktivität sechs Monate nach der letzten Anmeldung im System gelöscht.  

Bewerbungsunterlagen werden - vorbehaltlich einer Aufnahme in den KPMG-Kandidatenpool -  spätestens sechs Monate nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens aus dem System gelöscht. Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung, werden die für die Beschäftigung erforderlichen Daten vorher in die Personalakte des Beschäftigten übertragen. 

Kandidaten können die Löschung ihrer Daten bei KPMG direkt im KPMG- Bewerbungstool oder per E-Mail an recruiting@kpmg.com jederzeit selbst veranlassen.   

 

6. Welche Datenschutzrechte stehen betroffenen Personen zu?

Kandidaten und anderen Betroffenen stehen Auskunftsrechte gemäß Art. 15 EU DS-GVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch KPMG (u. a. auch über den Zweck der Verarbeitung, etwaige Empfänger und die voraussichtliche Dauer der Speicherung), Rechte auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 EU DS-GVO), Löschung (Art. 17 EU DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit der eingebrachten Daten (Art. 18, 20 EU DS-GVO) sowie das Recht auf Widerspruch gegen eine Verwendung für Marketingzwecke sowie aufgrund einer Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von KPMG (Art. 21 EU DS-GVO) zu.

Einmal erteilte Einwilligungen können grundsätzlich gegenüber KPMG jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Wahrung dieser Rechte kann sich jeder Betroffene an den Datenschutzbeauftragten von KPMG wenden (siehe Ziff. 2). Daneben besteht auch ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Betroffene können ihre Beschwerde an die Behörde ihres Wohnsitzes, grundsätzlich aber auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde, wenden.

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