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Nun liegt er vor, der Referentenentwurf eines „Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“.

Grundlage des  - geleakten - Entwurfs ist die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Er sieht vor, dass „Beschäftigungsgeber“, also Unternehmen und „Dienststellen“ (Behörden, Verwaltungsstellen und Betriebe der Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie die Gerichte) ab 50 Mitarbeitenden ein Hinweisgebersystem einrichten müssen. Damit verfolgt der Entwurf zwei Kernanliegen: Zum einen sollen Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber klar definierte Möglichkeiten zur Meldung von Gesetzesverstößen und Missständen haben. Zum anderen sollen die hinweisgebenden Personen effektiv vor möglichen Repressalien geschützt werden.

Hinweisgebende Person

Hinweisgebende Personen im Sinne des Gesetzes können sowohl Beschäftigte als auch externe Dritte sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Dazu gehören Verstöße gegen das Straf- und Ordnungswidrigkeitenrecht sowie alle sonstigen Verstöße gegen Gesetze, Rechtsverordnungen und sonstige Vorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union. Das sind beispielsweise Verstöße in den Bereichen Terrorismusfinanzierung, Verbraucherschutz, Datenschutz, öffentliches Auftragswesen, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Tierschutz oder Umweltschutz.

Gleichrangigkeit von interner und externer Meldung

Der Referentenentwurf sieht zwei gleichwertige Wege für Meldungen vor. Hinweisgebende Personen sollen die Wahl haben, ob sie sich an ein internes Hinweisgebersystem im Unternehmen wenden oder an eine zuständige externe Meldestelle. Sofern einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber unbenommen, sich anschließend an eine externe Meldestelle zu wenden. 

Ein internes Meldesystem muss bestimmte Mindestvorgaben erfüllen. Es muss Meldungen sowohl in mündlicher als auch in Textform ermöglichen. Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren.

Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen, hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Sie gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Zudem bestehen detaillierte Vorgaben, wie Meldungen zu dokumentieren sind. Der hinweisgebenden Person ist die Gelegenheit zur Prüfung, Korrektur und Bestätigung durch Unterschrift zu geben. 

Folgemaßnahmen

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Andere ihr obliegende Aufgaben oder Pflichten dürfen nicht zu einem Interessenkonflikt führen.

Als Folgemaßnahmen können interne Meldestellen insbesondere

  • interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
  • die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
  • das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
  • das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

Offenlegung

Die Offenlegung von Informationen bleibt wie ursprünglich vorgesehen subsidiär. Eine Meldung an die Öffentlichkeit, beispielsweise an die Medien, wird somit weiterhin als ultima ratio angesehen. Eine Offenlegung ist der Hinweisgeberin bzw. dem Hinweisgeber nur in den folgenden Fällen gestattet:

  • Auf eine zuvor erfolgte externe Meldung wurden keine geeigneten Maßnahmen ergriffen. 
  • Der Verstoß kann eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung für das öffentliche Interesse darstellen.
  • Im Falle einer externen Meldung sind Repressalien zu befürchten.
  • Es bestehen lediglich geringe Aussichten, dass die externe Meldestelle wirksame Folgemaßnahmen einleiten wird.

Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen

Repressalien gegen Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sind verboten. Bei einem Verstoß gegen dieses Verbot drohen den Beschäftigungsgebern Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Diese können z. B. verhängt werden, wenn eine Meldung behindert wird oder dies versucht wird oder Repressalien gegen Hinweisgeber ergriffen werden. Zudem ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person entstandene Schäden zu ersetzen, die durch Repressalien verursacht wurden.

Handlungsbedarf für Unternehmen

Die Frist zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes läuft. Ab dem 17. Dezember 2021 müssen Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten und Behörden ein Hinweisgebersystem installieren. Zwei Jahre später trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten. 

Somit sollten Unternehmen und Behörden bereits jetzt mit der Konzeption und Implementierung des Hinweisgebersystems beginnen. Dies umfasst zunächst die Analyse, welche Rechtsgebiete das Hinweisgebersystem umfassen soll, welcher Personenkreis als Hinweisgeber zugelassen sein soll und wie der Meldekanal auszugestalten ist. Sodann sind Rollen und Zuständigkeiten festzulegen, Prozesse zur fristgerechten Sicherstellung des internen Meldeverfahrens einzurichten und Folgemaßnahmen zu definieren. Zudem sind ein revisionssicheres Dokumentationssystem einzurichten und klare Verhaltensanweisungen zu definieren. Für die sich als Folgemaßnahmen ggf. anschließenden internen Untersuchungen sollten Prozesse, Standards und Maßnahmen konzipiert werden. 

Auch diejenigen Unternehmen, die bereits über eine „Whistleblowing-Hotline“ oder vergleichbare Meldesysteme verfügen, sollten überprüfen, ob und wo Anpassungsbedarf besteht. Dieser ist zu erwarten, da vorhandene Meldesysteme in aller Regel die sehr spezifischen Anforderungen des Gesetzentwurfs noch nicht erfüllen.

Die Expertinnen und Experten von KPMG unterstützen sie bei der Analyse und Bewertung ihrer aktuellen Prozesse sowie bei der Identifizierung von Umsetzungs- oder Verbesserungspotenzialen. Sprechen Sie uns gern an.