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Wissen ist Macht. Das gilt auch für Unternehmen, die über alle Verträge in ihrem Betrieb den Überblick behalten müssen, wie unser Whitepaper "Contract Lifecycle Management" zeigt. Doch das ist keine leichte Aufgabe, da nahezu jeder Geschäftsbereich und jede Abteilung eigene Verträge schließt, in welchen sich essenzielle Informationen befinden, die im Ernstfall vollständig und stringent zur Verfügung stehen müssen. 

Denn kommt es zu Veränderungen wie etwa neuen Absatzmärkten, Gesetzesänderungen, neuen Compliance-Anforderungen, Absatz- und Lieferengpässen oder auch die unerwartete Insolvenz von Geschäftspartnern, müssen schnell viele Fragen beantwortet werden: Wo ergeben sich neue Chancen und Risiken? Welche Geschäftsbeziehung ist unter welchem Recht betroffen? Wie können Liefer- und Absatzausfälle kompensiert oder Ansprüche geltend gemacht werden?

Viele Unternehmen können aktuell nicht optimal darauf antworten. Das Problem: Sie speichern wertvolle, risikorelevante Vertragsdaten in den vier voneinander getrennten Systemen ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) und HCM (Human Capital Management). Diese funktionieren wie einzelne geschlossene Silos. Kritische und risikorelevante Informationen können von hier aus nicht zusammengeführt werden. Genau das wäre aber wichtig, um drohende Konsequenzen zu erkennen und schnell zu handeln. Viele Unternehmen sind sich dieses Problems bereits bewusst, wie eine Umfrage des Softwareunternehmens Icertis zeigt. Tatsächlich fürchtet knapp die Hälfte der Rechtsabteilungen wegen mangelnder Prozesstransparenz die Anforderungen an Governance, Risikobewertung und Compliance nicht zu erfüllen. 

Vertragsmanagement: Informationen verbinden, Klarheit schaffen

An dieser Stelle hilft ein ganzheitliches Vertragsmanagement (CLM). Es verbindet die einzelnen traditionellen Systeme, bildet alle in den Vertragsdokumenten enthaltenen Informationen ab und macht sie nutzbar. Etwaige Informationslücken werden geschlossen. Das schafft Klarheit und einen vollumfänglichen Überblick über Rechte und Pflichten, aber auch Chancen und Risiken.

Dabei umfasst ganzheitliches Vertragsmanagement den kompletten Lebenskreislauf eines Vertrages von der Vorlagenverwaltung über die Vertragserstellung bis hin zur Vertragsverwaltung. Es sollte unternehmensweit angewendet werden und einem klaren Konzept folgen, das Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Regeln und Schnittstellen definiert. Die Vorgaben dieses Konzepts und deren Einhaltung wiederum sollten im besten Fall in einer Vertragsmanagement-Plattform abgebildet und umgesetzt werden. Ist dieser Grundstein gelegt, kann im nächsten Schritt auch weitere Technologie genutzt werden, um das Vertragsmanagement weiter zu optimieren. So haben Unternehmen jederzeit alle Informationen im Griff, steigern die Effizienz und sparen dadurch Kosten.