CRM-, ERP- oder Dokumenten-Management-Systeme: In vielen Unternehmen spielen Softwarelösungen bei der Planung und Steuerung von betrieblichen Abläufen eine große Rolle.

Doch bei der Systemtransformation befinden sich Firmen nicht selten in einer komplizierten Situation: Die Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB § 257) schreiben ihnen vor, historische Daten zu speichern. 

Gleichzeitig lassen sich nicht alle Daten in die neue Software migrieren. Das führt häufig dazu, dass alte Applikationen beibehalten werden. Daraus ergibt sich die nächste Herausforderung: Auch für „post-produktive“ - also nicht mehr in Regelbetrieb befindliche - Systeme gilt es, die DSGVO-Bestimmungen vollständig umzusetzen. 

Wie gehen Unternehmen mit diesen Herausforderungen um? Das untersucht die Studie „Die Rolle post-produktiver Systeme im Rahmen der digitalen Systemtransformation“, die KPMG - in Kooperation mit der Management-Beratung Böcker Ziemen erstellt hat. Die Untersuchung basiert auf einer Umfrage in der DACH-Region aus dem Frühjahr 2020. Teilgenommen haben 159 Unternehmen.

Die zentralen Ergebnisse:

• Umgang mit Altsystemen: Rund die Hälfte der Unternehmen gibt an, dass sie post-produktive Systeme meist in Archivsysteme überführt. 21 Prozent lassen die Anwendungen laufen, weitere 21 Prozent schalten sie ab. In 4 Prozent der Fälle ist der Umgang von der Art des Systems abhängig.

• Datenschutz-Management: 45 Prozent der Befragten setzen ein Datenschutz-Management-System (DSMS) ein, um den Datenschutz zu organisieren und zu unterstützen. Weitere 38 Prozent planen, ein DSMS einzuführen.

• Compliance: Nur knapp die Hälfte der befragten Unternehmen beachtet innerhalb post-produktiver Systeme datenschutzrechtliche Belange vollumfänglich. Beim Umgang mit produktiven Systemen sind es immerhin 75 Prozent der Umfrage-Teilnehmer.

Neben einer detaillierten Analyse der Umfrage-Ergebnisse enthält die Studie auch eine Reihe von Handlungsempfehlungen, wie sich Firmen - entlang den Phasen des Transformationsprojekts - auf eine Systemtransformation vorbereiten sollten.

Welche Anforderungen die DSGVO an die IT-Landschaft stellt und welche Herausforderungen bei einem Wechsel von Altsystemen zu beachten sind, haben unsere Experten diskutiert. Mit dabei waren Dirk Distelrath, Director Consulting bei KPMG, Prof. Dr. Jens Böcker, Gesellschafter Böcker Ziemen und Marketingprofessor der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, und Gerald Hoff, Director of Strategic Partnerships bei T-Systems. Die Aufzeichnung finden Sie hier.