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Treasury im Mittelstand

Treasury im Mittelstand

Warum Maßanzug, wenn auch der Standard passt?

Michael Gerhards

Partner, Audit, Finanz- und Treasury Management, Finance Advisory

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

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Treasury im Mittelstand

In Großkonzernen und im DAX gelisteten Unternehmen hat es jeder: Ein professionelles Treasury Management System (TMS). Betrachtet man dagegen nicht nur die 1. Liga, sieht es schon anders aus. Reine Cash Management Systeme (CMS) oder auch TMS finden sich im Mittelstand noch nicht flächendeckend. Auffällig, aber nicht verwunderlich, ist hierbei, dass die Verbreitung von CMS und TMS proportional zur Unternehmensgröße ansteigt.

Viele Mittelständler schrecken vor der Entscheidung zurück, ein Treasury Management System einzuführen. Häufig verwenden sie individuell entwickelte, sehr spezifische Excel- Lösungen und verschieben die Entscheidung in die Zukunft. Begründet wird dies mit mangelnder Erfahrung bei solchen Projekten, Angst vor hohem, zusätzlichen Ressourcenaufwand und nicht zuletzt hohen Kosten, bzw. fehlendem Budget.

Gute Gründe, warum Mittelständler sich mit der Auswahl eines TMS beschäftigen sollten sind:

  • Das alte TMS erfüllt nicht mehr die Anforderungen der Abteilung, bzw lässt keine benötigte Erweiterung zu
  • Die Firma ist gewachsen und agiert international oder sogar global in unterschiedlichen Währungen 
  • Treasury relevante Buchungssätze müssen zeitaufwändig per Hand in das ERP System eingegeben werden
  • Im Rahmen des Risikomanagements sollen Compliance-Strukturen und -Prozesse revisionssicher abgebildet werden
  • Der IT Spezialist hat die Firma verlassen und nun weiß keiner mehr, wie die Excel Makros anzupassen sind 

Diese Liste stellt nur einen kleinen Ausschnitt dar und lässt sich (fast) beliebig erweitern. 

Trifft einer, oder treffen sogar mehrere der oben genannten Gründe zu, heißt dies aber noch lange nicht, dass die Unternehmen sich schnellstmöglich um ein neues System bemühen. 

Was in vielen Fällen anscheinend nicht bedacht wird, ist, dass ein Wechsel zu einem anderen TMS, bzw. eine Neuimplementierung auch viele Chancen bietet. So können repetitive, manuelle Prozesse automatisiert werden. Bestehende Workflows in der Abteilung und technische Anbindung an Drittsysteme können überdacht werden. Aus einem dezentralen Ansatz, kann endlich ein zentraler werden. Auch können neue Steuerungskennzahlen definiert und in neuen Reporting-Anforderungen umgesetzt werden. Die Anpassungen von Workflows, die Neudefinition von Verantwortlichkeiten und die Umstellung von Basis-IT-Systemen erfolgt zumeist Inhouse, aber auch externe Beratungsfirmen oder sogar der Software Vendor können hier unterstützen und zuarbeiten. 

Ist dann irgendwann doch die Entscheidung gefallen, dass es ein Projekt ‚Neues TMS‘ gibt, stellt sich die nächste richtungsweisende Frage: Wie finde ich heraus, welches System am besten zu meinen Anforderungen passt? Und die Frage muss genau so formuliert werden. Es gibt nicht ein ‚bestes System‘ was passt. Es gibt viele unterschiedliche Systeme, die vieles gleich gut können in bestimmten Bereichen aber auch Stärken oder Schwächen haben. Somit muss zuerst ein Anforderungskatalog erstellt werden, um sich dann über einen Auswahlprozess die Lösungsvorschläge der Systemhäuser anzusehen. Dieser Auswahlprozess wird oftmals von Experten der Big4 oder anderen Beratungshäusern begleitet. Diese haben Standard-Tools und jede Menge Erfahrung, um den Prozess effizient zu gestalten. 

Bei der Systemauswahl spielen neben den erforderlichen Funktionalitäten die Dauer und der finanzielle Aufwand der Implementierung eine große Rolle. Um die Implementierungszeit so kurz wie nötig (nicht kurz wie möglich!) zu halten, gibt es zwei Schlüssel:

  1. Die Auswahl einer Standardsoftware
  2. Die Auswahl einer vorkonfigurierten Software

Was bedeutet das? Eine Standardsoftware bietet, wie leicht zu erahnen, einen standardisierten Ansatz, lässt sich aber trotzdem individuell konfigurieren. Die Softwarehersteller stellen durch ihre langjährige Erfahrung und den Input durch bestehende Kunden sicher das ‚Best Practise‘ für Methoden, Prozesse und Reporting in ihrem Standard enthalten sind. Das System kann natürlich mit kundenspezifischen Daten konfiguriert werden. Man kann individuell entscheiden, ob man innerhalb eines vorgegebenen Prozesses zum Beispiel ein 2-, 4- oder 6-Augenprinzip benötigt, allerdings nur im Rahmen dessen, was das (Standard) System erlaubt. Neue Prozesse, neue Eingabemasken, eine Umbenennung von Feldern, eine Berücksichtigung weiterer Bewertungsmethoden oder zusätzliche Funktionen wird es hier nicht geben. Dies ist jedoch nicht unbedingt ein Nachteil, denn so benötigt der Support kein kundenspezifisches Wissen beim Beantworten von Fragen und auch Updates die vom Vendor kommen werden niemals zu Konflikten führen. Das ist wichtig, da die meisten Systeme der Anbieter von Mittelstands-TMS auf SaaS Plattformen laufen. Das Ergebnis: Das System läuft stabil auf dem neuesten Release und bleibt stabil.

Ein Trend, der sich auch durch fast alle Systeme zieht, ist eine Vorkonfiguration der Datenbank. Dadurch, dass in der Datenbank die der Kunde nach Vertragsabschluss zur Verfügung gestellt bekommt bereits ein Setup für zum Beispiel Währungen, Zinskurven, Länder, Dealtypen, Cash Flow Kategorien oder auch Feiertagskalender hinterlegt sind, verkürzt sich die Implementierungszeit entsprechend. Auch eine große Anzahl von Standardreports bieten die meisten Hersteller an. Hierbei gibt es eine Bandbreite von einfachen Static Data Reports über Cash Position Reports bis hin zur Zinsabrechung für Intercompany Konten oder MtM Bewertungen.  

Durch das oben genannte Toolset verliert eine (Standard) TMS Einführung ihren großen Schrecken, den sie noch bei vielen Mittelständlern auslöst. Die Herangehensweise bis zum ‚Go Live‘ erst einmal möglichst alles im Standard zu machen, setzt sich immer mehr durch. Das hat auch durchaus eine psychologische Komponente, denn durch den Standard hat man das Projekt unter Kontrolle. Zusätzlich hat man Mitarbeiter, die sehen, dass sich die Mehrarbeit lohnt und es voran geht und so auch weiterhin motiviert sind. Außerdem kann man den Mehrwert der Lösung schneller und einfacher an das Senior Management und auch an benachbarte Abteilungen kommunizieren. Überschaubare, kleinere Zusatzprojekte, wie zum Beispiel der Rollout des Liquiditätsplanungsprozesses auf eine Tochtergesellschaft erfolgen dann nach dem ‚Go Live‘ und sind relativ einfach, da der Prozess schon für die Muttergesellschaft im Standard implementiert wurde. 

Unternehmen, denen mit diesem ‚Kauf von der Stange‘ nicht geholfen ist, da sie individuelle, beliebig erweiterbare, frei skalierbare Systeme benötigen, müssen weiter zum Maßschneider gehen, den es zum Glück ja auch immer noch gibt. 

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 97, Dezember 2020

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