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Bei international tätigen Unternehmen steht die Lohnbuchhaltung oftmals vor besonderen Herausforderungen. Gibt es beispielsweise Expatriates, Grenzgänger oder Mitarbeitende, die vorübergehend im in- oder ausländischen Homeoffice arbeiten, ist die Koordination und Umsetzung der Gehaltsabrechnung komplex. Alle relevanten Gehaltsbestandteile müssen steuer- und sozialversicherungsrechtlich nach lokalem Recht korrekt beurteilt werden. Darüber hinaus sind Heimat- und Gastland-Payroll zu synchronisieren. So müssen die Daten eines Landes ins jeweils andere Land gemeldet und dort verarbeitet werden können. Dabei sind immer auch die lokalen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Zusätzlich ergeben sich Herausforderungen beispielsweise aus der Kostenweiterbelastung bei grenzüberschreitenden Sachverhalten. 

Software, die unterstützt

Mit dem Global Payroll Manager von KPMG können Sie die globalen Gehaltsabrechnungsprozesse für Ihre entsandten Mitarbeitenden steuern und überwachen. Zur Datengenerierung greift die Softwarelösung auf die relevanten Daten- und Zahlungsquellen zurück, zum Beispiel aus dem ERP-System. In einem standardisierten Datenverarbeitungsprozess findet eine steuer- und sozialversicherungsrechtliche Würdigung der Gehaltsbestandteile statt – unter Berücksichtigung der Steuermerkmale der Mitarbeitenden (Mitarbeitergruppen-Tax-Grid) und der steuerlichen Rahmenbedingungen im jeweiligen Land (Länder-Tax-Grid). Bei Redundanzen oder fehlenden Daten informiert eine Systemfehlermeldung die Anwender:innen und bei Bedarf auch die lokal Verantwortlichen. Nach automatisierter Prüfung der Daten überführt der Global Payroll Manager diese in eine zentrale Gehaltsdatenbank. Darauf basierend erstellt die Software monatliche und jährliche Gehaltsinformationen für die Mitarbeitenden und das Reporting.

Global Payroll Manager im Überblick

  • Aufbereitung der Gehaltsabrechnung: Automatisierte Aufbereitung der Gehaltsdaten aus allen Zahlungsquellen der KPMG-Mandant:innen
  • Überprüfung der Daten: Konfiguration mandantenspezifischer Prüflogiken zur Sicherstellung der Datenqualität und Datenvollständigkeit
  • Systemimmanente Kommunikation und Fehlerbehebung: Kommunikation zu Datenabnormalitäten und Fehlerbehebung mit Mandantenansprechpartner:innen innerhalb einer geschlossenen Umgebung
  • Steuerliche Würdigung der Gehaltsbestandteile: Verknüpfung der Gehaltsbestandteile mit steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Würdigung pro Land
  • Payroll Instructions: Erstellung von (Global) Payroll Instructions zur Instruktion der lokalen Mandaten-Payrolls zur Sicherstellung der Payroll Compliance auf globalem Level (vollständiges Reporting der Daten in die relevanten Payrolls)
  • Reporting: Erstellung der Gehaltsnachweise für die Mitarbeitenden und für alle relevanten steuerliche Prozesse (z. B. „Year-end Compensation Accumulation Overview“)
  • Verrechnung: Mandantenspezifische Automatisierung des Kostenweiterbelastungsprozesses im Zusammenhang mit internationalen Mitarbeiterentsendungen zwischen den relevanten Kostenstellen (z. B. zwischen der entsendenden und aufnehmenden Gesellschaft / Kostenstelle)
  • User Dashboard: Kostenübersichten des Entsendungsprogramms sowie pro Mitarbeitenden auf Basis von Echtzeitdaten

Ihre Vorteile:

  • Flexible IT-basierte Compensation-Management-Lösung, die schnell und kosteneffizient implementiert werden kann
  • Erfüllung der lokalen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen durch Anwendung einer flexiblen Beurteilungslogik auf Mitarbeitenden- und Lohnartenebene
  • Einfache und bedarfsgerechte Konfiguration von Reports ermöglicht den schnellen Datenaustausch
  • Mandanten- und länderspezifische Konfigurationen sind jederzeit möglich
  • Einfache Integration relevanter (interner und auch externer) Zahlungs- und Informationsquellen
  • Automatisierung von Prüfschritten bei Datenverarbeitung und Reporting
  • Einfache Bedienung und nachvollziehbare Arbeitsschritte für ein einfaches Onboarding lokaler Kontaktpersonen (Global Mobility und Payroll)