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Der Fokus auf Kosten und deren Optimierung kann aus verschiedensten Gründen auf die Tagesordnung treten. Druck auf zu erreichende Ziele, sinkende Margen oder Unzufriedenheit von Eigentümern mit dem Erfolg sind einige der häufigsten Komponenten für Kostendruck. Ein weiterer Fokus ergibt sich jedoch auch aus Zusammenschlüssen oder Zukäufen von Unternehmen und daraus resultierenden Erwartungen an Effizienzgewinne. Die Palette an klassischen Maßnahmen ist groß und reicht oft von Reduzierung der Personaldecke, über Verschlankung von Prozessen und Senkung der externen Ausgaben.

Kurzfristiger Erfolg mit Jojo Effekt?

In der Vergangenheit wurde diesen Zielen oft mit großen, zeitlich begrenzten Kostensenkungsprogrammen entgegengewirkt. Jeder Prozess wird durchleuchtet, jede Ausgabe kritisch hinterfragt, Lieferanten für Verhandlungen und Ausschreibungen eingeladen, Events und Mitarbeitervorteile gestrichen, teils sogar organisatorische Strukturen hinterfragt. Meist mit großem Erfolg. Nach Ende des Projektes atmet die Organisation durch – es schleicht sich der Alltag ein.

Es wird nicht mehr konsequent alles hinterfragt, der extra Aufwand, der im Projekt betrieben wurde um Potentiale zu finden wird eingestellt und durch die vernachlässigten alltäglichen Aufgaben, die nun aufgeholt werden müssen ersetzt. Schnell ist man auf dem Niveau vor dem Projekt, meist sogar darüber. Ein paar Jahre später startet in der Regel das Programm von vorn.

Dauerhafte Reduzierung der Kostenbasis erfordert smarte Ideen

Um dauerhaft bereits die Entstehung von Potential zu verhindern, ist es notwendig nach dem großen Programm, dauerhaft am Ball zu bleiben. Idealweise natürlich ohne die komplette Belegschaft damit zu beschäftigen. Das geht typischerweise nur mit intelligenter, datengetriebener Unterstützung.

Verabschiedete Maßnahmen müssen konsequent umgesetzt werden und das tägliche Geschäft auf die Einhaltung überwacht. Treten Abweichungen auf, z.B. die Bestellung von verhandelten Artikeln ohne die Berücksichtigung der Konditionsvereinbarung, oder die doppelte Zahlung einer Rechnung, Abweichungen in vereinbartem Skonto, so sollten Systeme idealerweise direkt Workflows oder sogar auf Wunsch die Lösung der Abweichung durch Robotics einleiten.

Durch die entstandene Freiheit im Alltag, bleibt mehr Platz für die Ableitung strategischer Elemente um sich in Zukunft sukzessive weiter zu entwickeln. Dies betrifft zum Beispiel die Ableitung von Strategien in der Beschaffung um langfristige und komplexe Maßnahmen umzusetzen, aber auch das Durchleuchten von Prozessen z.B. mit Process Mining und Automatisierung von repetitiven Tätigkeiten durch Robotics.

Warum Data Driven Cost Optimization mit KPMG?

Wir glauben, dass die Zukunft in der Beratung bei Kostenoptimierung nicht allein in der punktuellen Betrachtung liegt, sondern dieser lediglich den Startschuss bildet. Im Nachgang müssen verschiedenste Komponenten ineinandergreifen. Nachdem wir beispielsweise initial mit KREO Einsparpotentiale in der Beschaffung und dem Finanzwesen identifiziert haben, werden diese über die Workflow unterstützende Plattform Sofy nicht nur nachgehalten und die Ausgaben analysiert, sondern Auffälligkeiten auch direkt an den Verantwortlichen delegiert. Mit Hilfe von Intelligent Automation und Robotics können einige der Punkte auch direkt automatisiert gelöst werden (z.B. die Sperrung von Lieferanten, Änderungen in Zahlungsbedingungen, etc.).

Kann ein Bot die Aufgaben nicht übernehmen, helfen auch qualifizierte KPMG Berater den Mitarbeitern bei der Abarbeitung (z.B. der Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen). Insbesondere die Einbindung und Einarbeitung der Mitarbeiter in die enge Zusammenarbeit mit Algorithmen, Plattformen und Data Analytics steht dabei im Mittelpunkt und wird ergänzt durch digitale Erarbeitung von Warengruppenstrategien sowie Unterstützung in der Prozessanalyse durch Process Mining. Hieraus entstehen neue Aufgaben, Ergebnisse und messbare Resultate. Es entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess der die Leistungsfähigkeit der Organisation dauerhaft steigert und immer neue, wertschöpfende Aspekte für Unternehmen ermöglicht – ganz ohne Jojo Effekt.