Schreibtisch mit Utensilien
  • Mathias Oberndörfer, Partner |

Keyfacts

  • Viele Verwaltungsmitarbeiter erledigen ihre Aufgaben derzeit im Homeoffice, digitale Lösungen und Lücken rücken verstärkt in den Fokus

  • Noch gehören digitalisierte Prozesse zur Ausnahme. Sie sollten aber zur Regel werden; auch mit Blick auf mögliche kommende Krisenzeiten

  • Bund, Länder und Gemeinden sind gefordert, aus den Erfahrungen der Corona-Krise die richtigen Schlüsse zu ziehen und die Digitalisierung voranzutreiben

Noch vor zwei Monaten ahnte wohl kaum jemand, in welchem Umfang das Arbeiten von Zuhause für Tausende Menschen in Deutschland zum Alltag wird. In diesem Zusammenhang rücken digitale Lösungen noch stärker in den Fokus. Die Corona-Krise ist ohne Frage eine der größten Herausforderungen der letzten Jahrzehnte, die sich den Unternehmen, Einrichtungen und Verwaltungen jetzt stellt. Und sie ist für den öffentlichen Sektor eine große Chance, sich für die Zukunft besser und digitaler aufzustellen. Denn dank Homeoffice merken gerade sehr viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber, dass viele Aufgaben ins Digitale verlegt werden können und es funktioniert. 

Dennoch sind zurzeit digitale Prozesse noch häufig die Ausnahme. Sollte es jedoch wieder zu einer vergleichbaren Ausnahmesituation kommen, sollten digitalisierte Prozesse und die Entscheidungsautomatisierung bereits gut erprobter Alltag sein, um die wichtige Aufgaben schneller als jetzt bewältigen zu können.

Digitale Infrastruktur besteht Bewährungsprobe

Das Homeoffice gilt zwar schon seit vielen Jahren als eine wachsende neue Arbeitsform. In Zeiten der Corona-Krise ist es jetzt zur Lösung geworden, um Prozesse in Industrie und öffentlicher Verwaltung am Laufen zu halten. Die gute Nachricht ist, dass unsere digitale Infrastruktur diese erste Bewährungsprobe ordentlich bestanden hat: der nationale Internetknoten in Frankfurt verzeichnet zwar 50 Prozent mehr Traffic durch Videokonferenzen. Die Datenflut konnte aber verarbeitet werden. 

Verwaltungen waren auf Homeoffice-Lösung wenig vorbereitet

Zugleich zeigen sich aber auch Lücken und Defizite im System: Exchange-Server von Unternehmen arbeiteten oft nicht schnell genug und in der Verwaltung mangelt es an der mobilen Hardware. In vielen Verwaltungen war es bislang eher unüblich im Homeoffice zu arbeiten. Das hat sich mit der rapiden Ausbreitung des Coronavirus geändert. Wenn zu der fehlenden Hardware noch Lücken in der elektronischen Aktenführung kommen, kann das die Arbeit in Verwaltungen zum Erliegen bringen. 

Dank der zügigen Maßnahmen durch Bund und Länder, aber vor allem dank der Disziplin der Menschen, bin ich überzeugt, dass wir auch diese Krise meistern. Wir sollten sie aber als Chance begreifen, in einem „Echtzeit-Labor“ das zu erproben, was künftig Standard werden sollte: Jeder, der nicht an einer Werkbank steht oder im Fahrstand einer Arbeitsmaschine sitzt, sollte seine Aufgaben auch von einem anderen Ort als seinem angestammten Büro aus erledigen können.

Digitalisierung bedeutet auch Entlastung

Für den öffentlichen Sektor bedeutet dies die konsequente Umstellung auf elektronische Aktenführung. Hybridsysteme sollten der Vergangenheit angehören. Die notwendige Hardware sollte bereitstehen, um die wichtigsten hoheitlichen Aufgaben und Dienstleistungen für den Bürger im Homeoffice erledigen zu können. Die Mitarbeiter können außerdem durch Entscheidungsautomatisierung so stark von Standardprozessen entlastet werden, dass sie sich auf die Erledigung der komplizierteren Aufgaben konzentrieren können. Dazu sollte die öffentliche Hand die Infrastruktur ausbauen. Was nutzt es, wenn zwar alle Beschäftigten eines Landkreises mit mobilen Geräten ausgestattet sind und ein leistungsfähiges Datenmanagementsystem /Vorgangsbearbeitungssystem im Landratsamt besteht, dann aber die Verbindung zwischen Heimarbeitsplatz und Amt am fehlenden Breitbandausbau scheitert?

Schwierige Zeiten mit wertvollen Erfahrungen

Bund, Länder und Gemeinden sind jetzt gefordert, aus den Erfahrungen während der Corona-Krise die richtigen Schlüsse zu ziehen und die Digitalisierung voranzutreiben. Digitalisierung bedeutet auch, einen leistungsfähigen Staat zu gewährleisten und den Menschen im Land verlässlich zur Seite zu stehen. Egal, ob eine Sturmflut an unseren Küsten tobt, Hochwasser Straßen unpassierbar macht, Lawinen Orte von der Außenwelt abschneiden oder wir zur Eindämmung einer Pandemie in unseren Häusern und Wohnungen bleiben müssen: Der Staat muss weiter funktionieren, damit die Menschen das Vertrauen in ihn nicht verlieren.

Deshalb mein Appell an die Entscheidungsträger: Wir machen jetzt schwierige Zeiten durch, gewinnen aber auch unendlich viele neue Erfahrungen. Das ist eine besondere Chance. Bleiben Sie gesund und nutzen Sie die Chancen, die sich jetzt für die Zukunft ergeben.