• Marco Strootmann, Partner |

Keyfacts

  • Auch bei virtuellen Veranstaltungen müssen alle Merkmale einer Betriebsveranstaltung erfüllt werden

  • Der Freibetrag i. H. v. 110€ ist auch bei virtuellen Betriebsveranstaltungen anwendbar

  • Entscheidend wird in der Praxis die Dokumentation der Möglichkeit eines geselligen Austauschs sein

Viele Unternehmen sagen aufgrund der aktuellen Corona Pandemie ihre geplanten Weihnachtsfeiern ab. Auf der Suche nach Alternativen denken viele Verantwortliche über virtuelle Möglichkeiten nach, die die üblichen Feiern mit der Belegschaft ersetzen können. Steuerlich stellt sich dabei die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein virtuelles Event als Betriebsveranstaltung gewertet werden kann.

Definition einer virtuellen Betriebsveranstaltung

Die Finanzverwaltung hat keine Erleichterungen oder besonderen Regelungen zu virtuellen Veranstaltungen aufgrund der Corona-Pandemie erlassen, es muss also die herkömmliche Definition zurate gezogen werden:

 

  • Die virtuelle Betriebsveranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Die Einladung einer Organisationseinheit ist ebenfalls ausreichend, allerdings müssen auch hier alle Mitarbeitenden eingeladen werden, Bevorzugungen zum Beispiel nach Umsatz, Funktion, Hierarchie oder einer anderen Art dürfen nicht erfolgen.
  • Offenstehen bedeutet in der Praxis, dass alle Mitarbeitenden eingeladen werden müssen, teilnehmen müssen sie aber nicht. Auf die tatsächlichen Teilnehmer wird in diesem Fall also nicht abgestellt.
  • Der Teilnehmerkreis der Betriebsveranstaltung muss zudem überwiegend aus aktiven Mitarbeitenden, deren Begleitpersonen, Leiharbeitnehmenden und Konzernmitarbeitenden bestehen.
  • Es handelt sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.

Diese Punkte werden bei virtuellen Veranstaltungen unproblematisch umsetzbar sein. Schwieriger ist dagegen die letzte Voraussetzung, die Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Laut Rechtsprechung wurde entschieden, dass ein reiner Theaterbesuch keine Betriebsveranstaltung darstellt, da der gesellschaftliche Charakter fehlt. Dieser wäre gegeben, würden die Teilnehmenden nach dem Theaterbesuch noch gemeinsam ausgehen, zum Beispiel zum Essen oder auch nur auf einen Drink. In diesem Fall wären alle Bestandteile inkl. des Theaterbesuchs als Betriebsveranstaltung zu qualifizieren. Entscheidend ist bei einer virtuellen Veranstaltung daher ebenfalls der gesellschaftliche Charakter.

Praktische Umsetzung

Damit eine Veranstaltung einen geldwerten Vorteil hervorrufen kann, muss den Mitarbeitenden bei einer virtuellen Veranstaltung etwas zugewendet werden. Dies können visuelle oder akustische Darbietungen sein, zum Beispiel die Zuschaltung zu einem Bandauftritt per Videokonferenz. Denkbar sind aber auch Pakete mit physischen Gegenständen, die die Mitarbeitenden nach Hause geschickt bekommen. Hier sind die Möglichkeiten vielfältig und reichen von (alkoholischen) Getränken über Lebensmittel bis hin zu diversen anderen (Geschenk-)Artikeln.

Damit auch bei virtuellen Betriebsveranstaltungen der gesellschaftliche Charakter erfüllt ist, muss die Möglichkeit bestehen, sich untereinander auszutauschen oder sich aktiv einzubringen, zum Beispiel im Rahmen von Programmpunkten, die speziell auf die Interaktion ausgerichtet sind. 

Diese Möglichkeiten sind nicht gegeben, wenn der Vorstand zum Beispiel eine Ansprache hält, dabei Kennzahlen präsentiert und im Anschluss weitere berufliche oder unterhaltende Elemente geboten werden. Die Teilnehmenden konsumieren während der Vorträge ihre Getränke und Lebensmittel, anschließend endet die Veranstaltung. Die Möglichkeit, während der Veranstaltung Fragen stellen zu können, ist aus unserer Sicht ebenfalls nicht ausreichend, um einen Austausch mit gesellschaftlichen Charakter zu erzeugen.

Stattdessen muss es im Rahmen der virtuellen Veranstaltung Programmpunkte und Zeitfenster geben, in denen der persönliche Austausch stattfinden kann. Diese sollten auch auf der Agenda dokumentiert werden. Das Anbieten eines virtuellen Austauschs und einer Kommunikation unter den Teilnehmenden wäre eine denkbare Variante. Eine Überprüfung, ob tatsächlich alle Teilnehmenden aktiv einen Beitrag geleistet haben, ist dagegen nicht notwendig. Auch auf einer Präsenz-Weihnachtsfeier muss schließlich nicht geprüft werden, ob Personen allein in der Ecke gesessen und sich nicht mit anderen ausgetauscht haben, obwohl die Möglichkeit bestanden hätte.

Zu beachten ist allerdings, dass im Falle eines zu großen Teilnehmerkreises auch der einfache offene Austausch in der gesamten Gruppe zum Nachweis des gesellschaftlichen Charakters nicht ausreichend sein kann. Virtuell müssen Möglichkeiten geschaffen werden, die auch einer großen Gruppe einen tatsächlichen Austausch ermöglichen. Ein Beispiel ist die Aufteilung der Teilnehmenden nach dem allgemeinen Teil in kleinere Gruppen, um dort gemeinsam den geselligen Teil zu verbringen. Nur bei solchen Konstellationen kann überhaupt gewährleistet werden, dass jeder Teilnehmende an dem geselligen Teil aktiv teilnehmen kann. Jeder, der schon an einer größeren Telefonkonferenz teilgenommen hat, wird das Problem kennen. Allein die Vorstellung, sich in einem virtuellen Raum mit 1.000 eingeschalteten Mikrofonen oder gar Kameras zu befinden, wird alle möglichen Gemütszustände hervorrufen, aber bestimmt nicht, dass ein geldwerter Vorteil zugewandt wird.

Der Kreativität sind in diesem Bereich keine Grenzen gesetzt – egal, ob es die Teilnahme an interaktiven Spielen für kleinere Gruppen ist oder die Möglichkeit, von einem (virtuellen) Thementisch zum nächsten zu ziehen. Für die anschließende steuerliche Würdigung werden die Gesamtkosten der Veranstaltung summiert und den einzelnen Teilnehmenden anteilig zugeordnet. Dabei sind alle angefallenen Kosten zu berücksichtigen, zum Beispiel auch etwaige Portokosten für den Versand von Materialien. Wurde der Freibetrag von 110 € für das laufende Jahr noch nicht zweimal angewandt, kann dieser ebenfalls abgezogen werden. Für die Dokumentation sind neben diesen Aufstellungen auch eine Agenda und die Teilnehmerlisten abzulegen. Dabei sollte die konkrete Ausgestaltung des geselligen Teils der Veranstaltung genauer beschrieben werden, als dies bei einer herkömmlichen Veranstaltung der Fall wäre.