Elektronische Unterlagen

GoBD – Regulatorik und Effizienz

  • Patrick Stadler, Manager |

Keyfacts

  • Die Neufassung der GoBD sieht viele Erweiterungen vor, aber auch einige Konkretisierungen - wir geben einen Überblick.

  • Für Unternehmen ergeben sich dadurch Chancen, zahlreiche Prozesse effizienter zu gestalten.

  • Zum Beispiel können Kosten für Lizenzgebühren und doppelte Systempflege eingespart werden.

Am 28. November 2019 wurde die Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) durch das Bundesministerium der Finanzen mit einer Übergangsfrist zum 01. Januar 2020 verabschiedet. Das Thema GoBD ist seither bei Unternehmen und Betriebsprüfern gleichermaßen wieder stärker auf dem Radar. So sind zum Beispiel insbesondere in Zeiten von Home- und Remote-Working formale und robuste Prozesse notwendig. Diese sollte in einer Verfahrensdokumentation verschriftlicht werden. Dazu zählt auch die Existenz eines umfassenden internes Kontrollsystems.

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Bin ich als Unternehmen betroffen?

Grundsätzlich findet die GoBD für alle Unternehmen Anwendung. Mit der zum November 2019 veröffentlichten Version wird nun im Speziellen der Aspekt des Verhältnisses der Anwendbarkeit für Kleinstunternehmen hervorgehoben. Einschlägige Bewertungskriterien für die Umsetzung bei Kleinstunternehmen sind jedoch nicht aufgeführt. Daher hat die grundsätzliche Anwendbarkeit der GoBD für alle steuerpflichtigen Unternehmen weiterhin Bestand. 

Welche hauptsächlichen Änderungen ergeben sich aus der Neufassung?

Die Neufassung der GoBD ist durch diverse Erweiterungen, aber auch durch Konkretisierungen geprägt. Die grundsätzliche Haltung der GoBD, d.h. die Spezifikation der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, die sich aus außersteuerlichen Rechtsnormen, steuerlichen Ordnungsvorschriften und den Steuergesetzen ergeben, bleibt unverändert. Abseits einzelner, fachlich getriebener Anpassungen (u.a., aber nicht abschließend sind hier die Konkretisierung im Kontext der Einzelaufzeichnungspflicht und die erforderlichen Erfassungszeiträume für periodenweise Buchungen zu nennen), ergeben sich aus technischer Sicht primär die nachfolgend aufgeführten Änderungen:

  • Unternehmenseigene oder mittels Service-/Dienstleistungsvertrag genutzte, jedoch ausgelagerte Hard- und Software ( unter anderem Cloud-Anwendungen) werden im Kontext der Anwendbarkeit der GoBD gleichgestellt. Das verdeutlicht nochmals, dass die Steuerpflichtigen alleine dafür verantwortlich sind, dass ihre elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnung ordnungsgemäß geführt sind.
  • Im Hinblick auf die Art der Erfassung von analogen Belegen wird innerhalb der GoBD nunmehr erstmalig die mobile Erfassung, zum Beispiel via Smartphone, erwähnt. Die Erfassung über mobile Endgeräte kann auch im Ausland stattfinden, sofern die Belege im Ausland entstanden sind oder dort empfangen wurden.
  • Entsprechend der Neufassung ist es daher nunmehr auch möglich, papierbasierte Belege, die im Rahmen einer Auslagerung der Buchhaltung im Ausland ebenfalls bildlich erfasst werden (eine gem. §146 AO genehmigte Verlagerung der Buchhaltung vorausgesetzt) am Ort der Erfassung aufzubewahren.
  • Werden im Rahmen der Verarbeitung empfangene Handelsbriefe konvertiert (sog. Inhouse-Format), bestehen nun neben dem pauschalen Erfordernis der Aufbewahrung beider Versionen (Original und Inhouse-Format) auch klare Kriterien, unter welchen eine ausschließliche Aufbewahrung des Inhouse-Format ausreichend ist.
  • Im Kontext der Datenzugriffe für die Finanzverwaltung wird konkretisiert, dass die Datenträgerüberlassung als alleinige Zugriffsart nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf einen Systemwechsel oder eine Auslagerung der betroffenen Unterlagen aus dem Produktivsystem folgt, ausreichend ist. Voraussetzung ist, dass mit einer entsprechenden Außenprüfung zum Zeitpunkt der benannten Jahresfrist noch nicht begonnen wurde.

Welches Potentiale verbergen sich nun hinter diesen Änderungen?

Bei einer genaueren Betrachtung, insbesondere im Hinblick auf die techniknahen, oben aufgeführten Änderungen, ergeben sich für Unternehmen deutliche Chancen der Effizienzsteigerung:

So kann beispielsweise durch eine standortunabhängige Erfassung von (Reisekosten)-Belegen durch mobile Endgeräte der Administrationsprozess deutlich schlanker und flexibler gestaltet werden. 

Auch die Planung der Langzeitarchivierung von Daten und die dahingehenden Bereitstellungsformate für Außenprüfungen bergen Potential insbesondere für die Einsparung von Lizenzgebühren und die Vermeidung einer doppelten Systempflege.

Bei entsprechender Berücksichtigung der Anforderungen an Inhouse-Formate kann auch die Mehrfachablage von empfangenen und konvertierten Handelsbriefen vermieden und somit der Speicherbedarf zum einen  - aber auch der Administrationsaufwand zum anderen deutlich gesenkt werden.

Wie stelle ich fest, in welchem Umfang ich Potentiale unternehmensintern realisieren kann?

Die Neufassung der GoBD birgt Effizienzpotentiale, unabhängig von dem derzeitigen umgesetzten Grad der Automatisierung innerhalb von Unternehmen. Eine aktuelle Standortbestimmung zwischen den derzeit implementierten, unternehmensinternen Abläufen und den Anforderungen der Neufassung der GoBD lohnt sich daher sowohl aus regulatorischen  - als auch aus Effizienzgesichtspunkten und stellt die Ausgangsbasis zur Ermittlung der erreichbaren Effizienzpotentials dar.