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¿Cuál es el rol del departamento Recursos Humanos ante una pandemia?

En KPMG le brindamos opciones y oportunidades de mejora para enfrentar los retos organizacionales en torno al COVID-19. Tomando en cuenta que el activo más valioso de su empresa es el personal, el departamento de Recursos Humanos puede ser un aliado estratégico como hacerle frente a esta crisis. 

Gestionar adecuadamente el cambio ante esta crisis

Mantener una comunicación clara y transparente con el personal es clave para evitar mensajes inconsistentes o aumentar la preocupación del personal. Algunas medidas que se pueden implementar son:

  • Desarrollar un mensaje corporativo por parte de la Alta Gerencia: Informar la posición de la empresa ante la situación clave. Esto ayuda a reflejar que hay una preocupación genuina y que la organización está preparada para afrontarlo. El hecho que el emisor del mensaje sea una persona de alta gerencia genera mayor peso y la empresa se asegura que tenga un mayor alcance en la audiencia. El área de comunicación puede ser un aliando para la divulgación, mientras que Recursos Humanos guía la gestión.
  • Unificar el mensaje: Ya que las organizaciones tienen diferentes equipos de trabajo, es importante alinear el mensaje para todo el personal. Recursos Humanos juega un rol esencial al ser el punto de contacto para todo el personal por igual, tanto de recepción de consultas como en las respuestas dadas. Una propuesta puede ser anteponerse a un mapeo de las preguntas más comunes con sus debidas respuestas. Por ejemplo: aspectos relacionados a incapacidades, horarios de trabajo, medidas para flexibilizar el trabajo, posible disminución de jornadas laborales, etc.
  • Mensaje claro:  disminuye el malestar emocional del personal, haciendo que los pensamientos y emociones no sean un distractor tan fuerte que les impacte en su desempeño laboral.
  • Identificar los canales efectivos de comunicación:  Los correos son usualmente el medio más común y más formal; sin embargo, no siempre son los más efectivos. Es importante explorar otros medios aún creativos. Por ejemplo: videos cortos con información puntual, imágenes que permitan una lectura más rápida, el uso de la intranet para publicar las medidas y recomendaciones de la empresa.  
  • Implementar una comunicación bidireccional: Aunque la organización debe establecer su lineamiento y comunicarlo, también es importante escuchar la voz de sus clientes internos: entender sus preocupaciones y ansiedades.

Una opción de canal interno de comunicación es habilitar un buzón virtual de preguntas para que lo utilice el personal y asignar a una persona de Recursos Humanos aclare las interrogantes y consultas presentadas.

Adicionalmente, también se puede liberar una encuesta que funcione como “termómetro” y que evalué el estado del personal, para determinar planes de acción que les facilite adaptarse a la nueva realidad.

Gestionar la productividad del personal a cargo

Al ser conscientes de que las personas están viviendo una situación donde surgen emociones y pensamientos que se pueden transformar en preocupaciones o cuadros de ansiedad, la salud mental se ve afectada y, con esto, su productividad.  

Algunas organizaciones han incorporado el teletrabajo para enfrentar la situación, lo que representa una oportunidad para “probar” esta modalidad de trabajo flexible y, en caso de que resulte positiva, se podría establecer de manera permanente. Algunas acciones para implementar podrían ser:

  • Facilitar guías de recomendaciones para teletrabajar: El área de Recursos Humanos puede desarrollar y compartir una serie de acciones que pueden implementarse en los hogares para mejorar la productividad: manejo de tiempo, acondicionamiento de espacios (iluminación, ventilación, ergonomía), mejor uso de los recursos tecnológicos, cómo lidiar con las posibles distracciones u otras responsabilidades del hogar, entre otros.  
  • Fomentar el uso de metodologías agiles: Se pueden establecer reuniones virtuales diarias de 10 a 15 minutos con el fin de que cada persona presente el avance del día anterior y se organice el trabajo y las metas esperadas para el presente día. También se puede trabajar por prototipos no terminados, esto se refiere a entregables en “versión borrado” con el fin de ir ajustándolos en el momento y no esperarse hasta el final de la semana/quincena o mes para realizar los comentarios al entregable final. Por último, también se puede trabajar por Sprint o fases, lo que permite mejorar el foco de atención e  ir ajustando los resultados.   

Gestionar el bienestar del personal

La salud emocional muchas veces se traduce en salud física, donde las consecuencias emocionales se pueden convertir en problemas de salud físicos, teniendo un gran impacto en el aumento de incapacidades, desmotivación, baja productividad, bajo nivel de compromiso, entre otros. La institución puede hacer uso de herramientas que motiven a las personas: 
  • Crear espacios de reuniones sociales virtuales: lo anterior con el fin para compartir temas de interés. Se pueden aprovechar las plataformas tecnológicas para realizar capacitaciones, temas o iniciativas que quieran compartir o simplemente espacio para conversar sobre aquellos aspectos que le preocupan en este momento. Esta medida es de gran relevancia cuando estamos alejados físicamente.

Hay que  recordar que el ser humano es un ser social y además muy diverso, donde algunos podrán tener fuertes redes de apoyo; pero otros no tanto, por lo que estas oportunidades promueven un buen ambiente colaborativo y fomentan la conexión humana.

  • Contenido sobre ejercicios tanto físicos como de meditación: El área de Recursos Humanos podría evaluar el trabajo en conjunto con profesionales en la salud o gimnasios, con los cuales tengan algún convenio, ya sea directamente con la empresa o la Asociación Solidarista de la misma, para que profesionales en el área puedan participar en videoconferencias o facilitar material que puedan utilizar el personal. Asimismo, pueden generar contenido o enviar alertas sobre la realización de pausas activas. Esto debido a que la movilización está siendo limitada, la actividad física también teniendo un impacto directo en la salud de las personas. 

 

Para más información contactar a: 

                        Cristina Gutiérrez                                                    Daniela Zeledón

                        Gerente de Consulting                                            Asesora Senior de Consulting

                        +506 2201-4100                                                        +506 2201-4100

                        cristinagutierrez@kpmg.com                                dzeledon@kpmg.com