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La era digital es ahora

Estamos ante una nueva realidad, que ha traído consigo una serie de cambios sumamente agresivos que ha puesto a prueba a todos los países, los gobiernos, las organizaciones y las personas. Sin embargo, a diferencia de otras épocas, ahora se cuenta con uno de los aliados más importantes: la tecnología.

Muchas organizaciones han indicado que su estrategia digital se aceleró debido a la pandemia que se está viviendo. Las estrategias organizacionales y objetivos de crecimiento tecnológico se han redirigido a la Transformación Digital. Planes de implementación de herramientas tecnológicas que se habían programado para completarse en un año, de pronto se lograron en un periodo sorprendentemente más corto.

El cambio se ha visto en diferentes ámbitos y es la tecnología una pieza clave para la continuidad del negocio,

  • Las oficinas y cubículos físicos en muchas organizaciones se han tornado desiertos, adoptado el teletrabajo, donde los trabajadores tienen la oportunidad de realizar sus labores desde su hogar con metas y plazos definidos; y donde las reuniones con equipos de trabajo, clientes y proveedores se realizan por medio de herramientas de teleconferencia. 
  • Las instituciones educativas cambiaron su enfoque de lecciones presenciales por aulas virtuales con la ayuda de herramientas de videoconferencia, materiales didácticos, contenido visual y donde las asignaciones se comparten mediante correo electrónico y repositorios en la nube. 
  •  Los comercios donde las ventas se han visto afectadas han optado por el uso de plataformas digitales donde pueden presentar sus productos y hacer entregas a domicilio para la distribución de estos.

La pandemia ha retado a las empresas a repensar su estrategia tecnológica y a definir acciones a un largo, mediano y corto plazo, las cuales deben promover la continuidad del negocio.

La capacidad de adaptación es un factor clave del éxito

La pandemia ha confirmado, que la capacidad que tengan las organizaciones de tomar decisiones de manera eficiente, buscando la agilidad de los procesos; innovar en la forma de identificar y satisfacer las nuevas necesidades de sus clientes (internos y externos); diseñar medidas creativas para gestionar a su talento; entre otras, marcará la diferencia en definir las empresas que lograrán sobrevivir con éxito esta pandemia.

Si bien en los últimos años el tema de gestión de cambio en las organizaciones ha tomado fuerza, este es un momento crucial para poner a prueba qué tan efectivo es nuestro proceso y qué tan madura está la organización en este sentido. Es importante para las organizaciones, establecer un procedimiento claro y una serie de métricas para validar que las medidas que se estén implementando sean efectivas.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de gestionar los cambios? Contar con personas comprometidas, fomentar canales de comunicación efectivos y con información real, mantener la productividad de las personas, promover un clima laboral positivo, lo cual, se traduce en un aumento significativo en la probabilidad de que el cambio sea implementado con éxito. 

Empoderamiento y empatía, dos herramientas fundamentales en tiempos de COVID-19

Las formas de gestionar las organizaciones y los equipos también han recibido cambios: equipos que antes compartían el mismo espacio físico, ahora deben coordinarse de forma remota; organizaciones donde antes el cumplimiento de un horario fijo se utilizaba como una medida de desempeño, ahora ha cambiado por un enfoque de cumplir metas y objetivos.

Lo anterior, ha implicado que las empresas aumenten la confianza en su personal y esto tiene como fin que este se empodere y se apropie más de sus responsabilidades y de las decisiones que deben tomar en su día a día, siempre buscando lo mejor para el negocio. Este cambio nos permite visibilizar que, tal vez, no se requiere un control estricto por parte del empleador o un monitoreo constante de la jefatura sobre su personal para que los objetivos se alcancen en el tiempo y la forma esperada.

Es importante mencionar que para que esta modalidad sea exitosa se requiere de la colaboración por parte de la persona colaboradora, manteniendo sus niveles de productividad, como de la organización facilitando herramientas y otras acciones que hagan que la experiencia de trabajar de manera remota sea positiva para las personas de la empresa. En general, se busca que se establezca una relación ganar- ganar donde el individuo pueda disfrutar de los beneficios del teletrabajo y la organización continúe operando de la forma más eficiente.

En esta misma línea, las organizaciones y los líderes deben tener presente que la pandemia es una situación totalmente nueva y que cada persona está descubriendo cómo afrontarlo. Muchas preocupaciones y ansiedades van a surgir y pueden distraer a las personas en su día a día. Por lo tanto, tener consciencia de esto y tener empatía con el talento de la empresa es fundamental para tomar decisiones y comunicarlas de manera tal que sean percibidas de forma positiva o mitigar los impactos negativas que puedan darse.

Acciones como facilitar espacios emocionales seguros en las organizaciones, entender a la(s) persona(s) colaboradora(s), proporcionarle información relevante, clara y oportuna, promover espacios de socialización extralaborales y otras estrategias que les faciliten el afrontamiento, son medidas que ayudan al bienestar organizacional; término que se ha definido de varias manera, pero que en este caso se refiere a los esfuerzos que las empresas implementen para mejorar el bienestar de su personal de manera holística, tomando en cuenta aspectos físicos, mentales y sociales. 

Plan de Continuidad del Negocio no es un "nice to have" es un "must"

De acuerdo con la norma internacional ISO 22301, el estándar internacional para la continuidad del negocio, se define la continuidad de las organizaciones como la capacidad que tienen para seguir prestando sus productos o servicios ante incidentes que interrumpan la actividad.

Estar ante un escenario como el COVID-19 es algo que probablemente ninguna empresa haya pensado tener que afrontar, y es una realidad que tomó al mundo por sorpresa. Sin embargo, algunas empresas cuentas con más herramientas que le han permitido estar mejor preparadas que otras para atender esta emergencia. Una de estas herramientas esenciales ha sido contar con un plan de continuidad del negocio, un plan que tiene como objetivo principal proteger la vida de las personas colaboradoras, así como la búsqueda de recuperación de la operación en su mayor prontitud para minimizar los impactos económicos o una posible interrupción total del negocio.

Un plan que se haya desarrollado y puesto en práctica ha permitido a las empresas y personas estar preparadas para un accionar definido; a diferencia de organizaciones que, al no contar con dicho plan, se han visto en la necesidad de ir construyendo y planificando en la marcha, haciendo que el tiempo de respuesta sea más lento. 

Conclusión

La pandemia ha tenido un impacto indiscutible en aspectos económicos y sociales y esto, entre otras, ha obligado a las organizaciones a replantearse la forma de hacer las cosas. Esta situación ha permitido identificar puntos de dolor a nivel de gestión de personas, procesos y negocios y se evidencian nuevas necesidades y maneras alternativas de aproximarse y mantener relaciones con las partes interesadas (posibles candidatos, colaboradores y sus familias, proveedores, socios, clientes).

Esta experiencia puede y debe convertirse en una oportunidad para definir e implementar estrategias, metodologías y estructuras más receptivas y versátiles que favorezcan el bienestar común, la cooperación y el desarrollo mutuo y sostenible.