Hedefi 12'den vurmak için RPA Hedefi 12'den vurmak için RPA

Dijitalleşmenin yıkıcı etkilerinden korunmak isteyen firmalar için en önemli teknoloji ‘Robotik Süreç Otomasyonu’ (RPA) teknolojisine geçen firmalar, hem iş yapış süreçlerini daha hızlı hale getirecek hem de iş gücünü katma değeri yüksek işlere yönlendirebilecek

Akıllı sistemler ve yapay zeka, her sektörde iş yaşamına dâhil olmaya başladı. Artık rekabet ortamında başarılı olabilmenin sırrı devrim niteliğindeki bu büyük değişimin önemini iyi anlamak ve ona hızlı adapte olmaktan geçiyor.

‘Robotik Süreç Otomasyonu’ (RPA) teknolojisi kuruluşları bu anlamda bir adım öne geçirecek. RPA faturaların Faturaların ve giderlerin sisteme girilmesi, müşterilerin teknik sorularının yanıtlanması, şüpheli finansal faaliyetlerin tespiti ve vergi beyannamelerinin hazırlanması gibi sorularının yanıtlanması gibi pek çok sürecin daha hızlı, güvenli ve verimli olmasını sağlıyor. Böylelikle insan iş gücü, bu tip rutin işlerden kurtarılıp katma değeri yüksek işlere aktarılmış oluyor. 

RPA, insan iş gücü tarafından yürütülen standart süreç adımları ile gerçekleştirilen, standart verilerin ve girdilerin kullanıldığı, kuralları belli olan ve ekstra karar alma aşaması gerektirmeyen, tekrar eden, yüksek hacimli ve iş gücü anlamında maliyetli süreçlerin robot yazılımlar vasıtasıyla otomatikleştirildiği, insan müdahalesinin en aza indirilmesiyle daha güvenli ve verimli bir hale getirildiği teknoloji olarak tanımlanabilir. 

RPA teknolojisi, çalışanın bir görevi yerine getirirken kullandığı tüm adımları bire bir taklit ederek uygulamalara girebilir, ihtiyacı olan tüm verileri okuyup işleyebilir, analizler yapabilir ve bunları gerçekleştirirken sistem entegrasyonuna ihtiyaç duymadan ve kullanılan sistem platformundan bağımsız olarak gerçekleştirir.

Robotik süreç otomasyonu, finans, sigorta, sağlık, üretim, teknoloji, telekomünikasyon, lojistik gibi pek çok sektöre uygulanabilir. Finansal raporlama, sipariş ve fatura yönetimi, müşteri hizmetleri ve işe alım süreçleri robotik süreç otomasyonunun uyarlanabileceği potansiyel işler arasında yer alıyor. 

Bordrolama işlemleri: Bordrolama, pek çok yönetmelik ve şirket politikasına uygun düzenli olarak işlenmeyi gerektirir. Bu süreçte RPA teknolojisi ile manuel eforun yaklaşık yüzde 25 oranında azalması, işlem hızının ise yaklaşık yüzde 85 oranında artması öngörülüyor. 

Satın alma: Satın almadan ödemeye kadarki süreçler, fatura vb. ödeme dokümanlarından ilgili verinin alınarak ERP, CRM gibi sistemlere girilmesini ve bankalara, tedarikçi firmalara çeşitli verilerin iletilmesini kapsıyor. Bu sistemler arasında veri akışı adına entegrasyonu sağlayan kolay bir arayüz olmaması sürecin yürütülmesi için yüklü bir manuel işgücünün sarf edilmesini gerekli kılıyor. Ortalama fatura işlem süreci 6-8 dakika sürerken, robotik süreç otomasyonu geliştirmeleri ile birlikte bunun 30-40 saniyeye düşürülmesi mümkün.

RPA teknolojisinin büyük dönüşüm gerektirdiği için maliyetli olacağına ve işletmelerin buna hazır olmadığına dair bazı yanlış algılar mevcut. Ancak iyi bir planlama, önceliklendirme ve iş süreçlerinin doğru sınıflandırılması ile çok kısa sürede fayda sağlanabilecek otomasyona geçilebilir. Bu doğrultuda süreçlerin seçilmesinde aşağıdaki gibi bir yaklaşım kullanılabilir: 

• Temel düzey: Makro ve komutların yardımı ile olgunlaştırılmış süreçler, standart bir yapıda verilerin bulunduğu, basit görevlerin yer aldığı işlemler gibi alanlar bu sınıf altında konumlandırılabilir ve hızlı kazanım olarak RPA teknolojisine uyarlanabilir. 
• İleri düzey: Girdilerin karmaşıklığına, veri kaynağının farklılığına ve verilerin işlenmesi aşamasında izlenecek kuralların fazla olmasına bağlı olarak yürütülen işlemler ileri düzey olarak değerlendirilebilir. Bu süreçler de RPA teknolojisine hızla uyarlanabilir.
• Bilişsel düzey: Muhakemeye ve makine öğrenimi gibi gelişmiş teknolojilerin de devreye alınmasına ihtiyaç duyulan süreçler bu kapsamda değerlendirilebilir ve sonraki fazlarda uygulamaya konulabilir.

Önümüzdeki 10-20 yıl içinde, insanların yaptığı işlerin yüzde 47'sinin robotik iş gücü ile yapılacağı ve destekleneceği öngörülüyor. RPA teknolojisinin rutin işleri yapması sayesinde çalışanlar zamanlarını daha verimli kullanabilecek ve yaratıcılıklarını ön plana çıkarabilecekleri işlere daha çok vakit ayırabilecek. Böylece çalışanlar, katma değer yaratacak süreçlere odaklanabilecek ve kurumların hedeflerine hızla ulaşmasına katkı sağlayabilecek.

Ayrıca RPA teknolojisinden aşağıdaki konularda da fayda sağlanabilir;

• Gizlilik ve uyumluluk: RPA, hassas verilere insan müdahalesini sınırlar. Uyumluluk ile ilgili görevlerde oluşabilecek insan hatalarını en aza indirir. Yeni iş gücüne ihtiyaç duymadan güvenlik ve yönetişim yetkinliklerini artırır.
• Veri kalitesi ve doğruluğu: RPA, verilerin elle girilmesinden kaynaklanan veri kalitesi sorunlarını azaltır. İş gücü gerektirmeyen yeni veri entegrasyon yöntemleri uygular. Tamamlanmış işleri düzeltme veya yeniden yapma ihtiyacını azaltır.
• Süreç iyileştirme ve verimlilik: RPA, izlenebilirliği ve sürekli iyileştirmeyi sağlamak için süreç verilerini etkin şekilde kullanır. İş gücünü katma değeri daha yüksek işlere aktarmayı sağlar. Personel değişimi sebebiyle oluşabilecek maliyet ve riskleri azaltır.
• Hız: Robotlar, 365 gün boyunca 7/24 çalışabilir. İnsan gücüne kıyasla görevleri tamamlama oranı daha yüksektir. İşlem hacimlerinde oluşan herhangi bir değişimde çok hızlı ölçeklendirme yapar.
• Maliyet azaltma: Robotik süreç otomasyonu iş gücü maliyetini daha iyi yönetmek için fırsatlar sunar ve karlılığın iş gücünden bağımsız olmasını sağlar. KPMG tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, RPA teknolojisinden faydalanan firmaların yüzde 50’si maliyet azaltma hedeflerine tamamen, yüzde 50’si ise büyük ölçüde ulaştıklarını belirtmişti.

RPA, dijital dönüşümün temel adımlarından biri. Robotik süreçlerin iş süreçlerine uyarlanması, şirketlerin katma değerli iş sonuçlarına ulaşması için önem taşıyor.