BPO: la clave para que los empresarios se enfoquen en el core de su negocio

La tercerización de procesos permite minimizar riesgos, reducir cargas administrativas y sacar provecho de personal altamente calificado.

La tercerización de procesos permite minimizar riesgos, y reducir cargas administrativas

El Business Process Outsourcing (BPO) se refiere a la tercerización de procesos de una compañía u organización, es decir, la delegación de algunos procesos del negocio a un proveedor externo a la compañía, quien se encarga de la gestión y administración de los mismos. La oferta de servicios es muy amplia y comprende tanto procesos de Front Office (servicio al cliente, ventas, soporte técnico o cobranza), como el Back Office (gestión de recursos humanos, contabilidad, cumplimientos de impuestos, cumplimiento de aportes en seguridad social, procesos de nómina, cumplimiento cambiario y aduanero, facturación, entre otros).

Según datos de la Asociación Colombiana de BPO BPrO, las ventas del sector en 2020 sumaron más de 12 billones de pesos, registrando un crecimiento del 15,4% y creando más de 605.000 empleos directos. Colombia es uno de los destinos más destacados para el sector no solo por sus costos competitivos, sino también por la estabilidad jurídica y macroeconómica.

Normalmente las compañías contratan externos para tercerizar los procesos mencionados anteriormente, pero la realidad es que casi cualquier proceso que sea repetitivo, técnico, operativo o que se relacione con recursos humanos se puede delegar a través del outsourcing.

¿Por qué contratar servicios BPO?: enfoque, mitigación de riesgos y experiencia

Seguramente muchos empresarios se preguntan cuál es el beneficio de externalizar procesos que ya se llevan a cabo de forma interna en sus organizaciones, y si realmente vale la pena. El BPO ofrece tres beneficios principales: enfoque, mitigación de riesgos y experiencia.

El enfoque se refiere a la posibilidad que ofrece la tercerización al empresario en términos de atención y prioridades. Al subcontratar algunos procesos de la compañía, el empresario puede enfocarse en el core de su negocio. Las labores administrativas pueden ser una “distracción” y generar procesos o complicaciones adicionales a los que normalmente se derivan del negocio como tal.

La tercerización de procesos como la nómina, la gestión de recursos humanos, entre otros, permite al empresario apoyarse en un tercero para eliminar cargas administrativas. Esto no significa que se desligue de estas obligaciones, porque las decisiones finales en estas materias siguen siendo su responsabilidad, pero sí le permite delegar y enfocarse en lo que más le interesa.

Eso nos lleva al segundo beneficio, la mitigación de riesgos. Muchas de las labores que se delegan a un tercero a través del BPO son técnicas y especializadas. El manejo de aspectos como la nómina, la contabilidad, o la presentación de declaraciones tributarias debe ser impecable si una organización quiere evitar sanciones o multas. Al delegar el manejo de estos procesos se minimizan los errores, y con ello los riesgos, así en algunos casos implique un mayor costo para la compañía.

Los dos beneficios anteriores están muy relacionados con el tercero, la experiencia. Precisamente para que la compañía pueda enfocarse en el core de su negocio, y minimizar el riesgo de incurrir en sanciones y multas, el tercero contratado debe contar con la suficiente experiencia y habilidad técnica.

El prestador externo de los servicios cuenta con el conocimiento y la experiencia necesarios: desde el proceso de contratación del personal idóneo para la tarea, hasta la actualización en materia de legislación y normativa. Esto le permite a la compañía confiar en su capacidad para llevar a cabo de forma eficiente las tareas que le sean encomendadas.

¿BPO para Pymes?

La subcontratación a través de BPO es un servicio que suele asociarse con las grandes compañías. Sin embargo, para todo tipo de organización supone beneficios, independientemente de su tamaño.

Para las Pymes, el BPO puede ser una excelente herramienta para impulsar el crecimiento. Este tipo de compañías, al tener recursos más limitados, ven en el BPO una salida costosa, y no siempre están dispuestas a asumir contrataciones adicionales. El problema es que, a raíz de esas limitaciones, las Pymes también se exponen a mayores riesgos por su falta de experiencia y conocimiento técnico en áreas específicas.

El outsourcing permite a empresas más pequeñas y jóvenes cometer menos errores en el camino, y minimizar los riesgos de incurrir en sanciones o multas por incumplimiento. Las labores administrativas y contables no deberían ser llevadas a cabo por cualquiera, y la experiencia de un tercero capacitado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Lo que ofrecemos

En el sector de BPO, KPMG en Colombia ofrece sus servicios en cuatro áreas específicas: Tax, relacionado con la elaboración y presentación de declaraciones tributarias ( Renta, IVA, ICA, retenciones), y declaraciones aduaneras, cambiarias etc; Accounting, en todo lo relacionado con estados financieros y contabilidad de la compañía; Nómina, específicamente la nómina electrónica y su presentación ante la DIAN; y, por último, lo que hemos denominado Administración de empleados, que se refiere a la gestión de recursos humanos con tareas como el cobro de incapacidades, el registro de novedades y los procesos de selección desde el punto de vista técnico.

En todos los campos anteriores, KPMG se encarga de la gestión y administración, dejando la toma decisiones finales a la compañía. En todos los servicios ofrecemos a la organización el personal idóneo por su preparación, actualización y experiencia. Además, gracias a nuestra presencia global, contamos con un vasto conocimiento de distintas jurisdicciones, y mantenemos una constante actualización y capacitación en materia normativa.

Adicionalmente, para la prestación del servicio, KPMG utiliza herramientas tecnológicas alienadas con el sistema de facturación electrónica, que ayudan al adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales digitalmente. 

El BPO le permite al empresario delegar labores y cargas administrativas a una Firma entrenada y con experiencia, para reducir incumplimientos, minimizar riesgos y enfocarse 100% en el core de su negocio. En muchos casos, contar con mayor enfoque y con el apoyo de profesionales especializados puede ser la clave del éxito.