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Las compañías financieras necesitan dedicar tiempo y recursos a la configuración y formalización de sus planes de continuidad del negocio, definiendo diferentes escenarios que puedan impactar la organización y la productividad de todos sus bienes, ya sean internos o externos.  

Esto requiere una planificación sólida, informada e impulsada por datos (características del proceso, KPI actuales y métricas comerciales). Las consideraciones claves incluyen, entre otras:

  • Determinar escenarios de crisis y recuperación ante desastres, evaluando el impacto potencial en términos de productividad y desempeño (incluye proveedores externos).
  • Abordar las brechas de documentación del proceso actual para garantizar una transición de conocimiento oportuna según sea necesario (flujos de procesos, organigramas, etc.).
  • Probar y aprovisionar hardware y sistemas en un entorno completamente remoto (simulacros de fin de mes / fin de trimestre), para garantizar que la tecnología no falle.
  • Definir objetivos puntuales para realizar un seguimiento durante una posible crisis (métricas de productividad y empresariales en los procesos financieros centrales).

La planificación anticipada reducirá el estrés general en la organización financiera en caso de que ocurra una crisis, mitigará el riesgo general y las posibles caídas de rendimiento, asegurando así que los procesos críticos, como el proceso de cierre, se lleven a cabo de manera oportuna y exitosa.

El papel de la tecnología y la automatización

Las empresas que adoptan la automatización además de la estandarización de procesos pueden lograr ahorros de costos y productividad a largo plazo. Por ejemplo, los centros de servicios compartidos, tanto nacionales, como internacionales, ya estaban configurados en gran medida para capacidades remotas y utilizan procesos de estandarización. Estos centros, que se vieron menos afectados por COVID-19, pueden ser aprovechados o implementados por empresas que aún no los operan.

Mientras tanto, más equipos financieros están explorando aplicaciones basadas en la nube, impulsados por la necesidad de administrar más procesos de forma virtual. El impacto de la implementación de estas aplicaciones no debe subestimarse. Con la introducción de una mayor eficiencia y velocidad, los gerentes podrán reasignar a sus equipos nuevas tareas.

Con los desafíos combinados del trabajo remoto y las demandas de la fuerza laboral para adoptar nuevas herramientas y habilidades, un programa estructurado de gestión del cambio sería beneficioso para ayudar a los empleados a adaptarse y generar confianza en sus roles cambiantes. 

Refinamiento con cada cierre

Con cada cierre, las organizaciones deben tomarse un tiempo para revisar los problemas y determinar los cambios necesarios para el próximo período. Implementar un cierre virtual de calidad no es un proyecto singular, sino un acto de mejora continua.

Los avances mejorados en procesos y tecnología, como la automatización, la inteligencia artificial y el análisis de datos, brindarán a los miembros del equipo el tiempo y la capacidad de pronosticar escenarios detallados y en última instancia, los ayudarán a descubrir los conocimientos valiosos que las empresas necesitan para enfrentar el cambio.

En el futuro cercano, un proceso de cierre mejorado puede proporcionar información sobre las pautas que las empresas necesitan para seguir administrando lo que puede ser el entorno empresarial más difícil al que se hayan enfrentado y comunicar los eventos importantes a los inversores con rapidez, precisión y transparencia.

Varias organizaciones ya estaban en camino de establecer un cierre virtual y COVID-19 aceleró el proceso. A medida que nos alejamos de aquí, los líderes financieros y contables pueden apuntar a un cierre de calidad aún mayor, un objetivo que beneficia a su organización y empresa, independientemente de la necesidad de trabajar de forma remota.

Dependiendo de dónde se encuentren a lo largo de la escala de madurez cercana virtual, las empresas tienen el desafío de impulsar un crecimiento rentable, reducir costos y asumir un conjunto más amplio de responsabilidades. Siempre apoyándose en la automatización, en la búsqueda de recursos adicionales para ayudar a fortalecer la capacidad de trabajo remoto y en la flexibilidad para aumentar y disminuir, según sea necesario. Enfocándose en las prioridades claves: decisiones estratégicas, operaciones eficientes, crecimiento estratégico y gobierno corporativo. 

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