Bisher mussten alle Handelsregisteranmeldungen juristischer Personen von zwei Mitgliedern des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans oder von einem Mitglied mit Einzelzeichnungsberechtigung unterzeichnet werden. Neu können nun, "soweit die Gesetzgebung nichts anderes bestimmt", irgendeine oder mehrere für die betroffene Rechtseinheit zeichnungsberechtigte Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder gar eine bevollmächtigte Drittperson, beispielsweise ein Anwalt, die Anmeldungen unterzeichnen (Art. 17 Abs. 1 lit. a und b HRegV).
Zu berücksichtigen ist jedoch, dass beispielsweise bei Aktiengesellschaften trotz der Neuerung die Anmeldung in folgenden Fällen weiterhin zwingend durch Verwaltungsratsmitglieder unterzeichnet werden muss:
- bei der Anmeldung von Kapitalerhöhungen (Art. 652h und 653h OR),
- bei der Anmeldung von zeichnungsberechtigten Personen (Art. 720 OR),
- bei der Anmeldung der Löschung/Wiedereintragung der Revisionsstelle bei Verzicht auf die Revision bzw. Wiederaufleben der Revisionspflicht, sowie diesbezüglichen Statutenänderungen (Art. 727a Abs. 5 OR),
- bei der Anmeldung der Auflösung und der Liquidatoren der Gesellschaft (Art. 737 und 740 Abs. 2 OR);
- bei der Anmeldung von Transaktionen des Fusionsgesetzes (Art. 21 Abs. 1, Art. 51 Abs. 1, Art. 66 und Art. 73 FusG).
Die Flexibilisierung kommt somit nur bei Anmeldungen ausserhalb dieser Fälle in Betracht, somit etwa bei Statutenänderungen, welche nicht die oben erwähnten Situationen betreffen.
Die Vollmacht an die Drittperson ist von einem oder mehreren zeichnungsberechtigten Mitgliedern des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans der betroffenen Rechtseinheit gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung zu unterzeichnen und jeder Anmeldung durch diese Drittperson beizulegen (Art. 17 Abs. 1 lit. b und Abs. 3 HRegV). Allerdings muss die Vollmacht nicht beglaubigt sein und nicht einmal im Original vorliegen, eine Kopie ist ausreichend. Im Weiteren genügt es, wenn in der Vollmacht der Vollmachtgeber und der Bevollmächtigte bezeichnet sind und daraus hervorgeht, dass sie auch für die Vertretung in Handelsregisterangelegenheiten gilt. Somit können Kopien einer einmal an eine Drittperson ausgestellten Vollmacht für mehrere künftige Anmeldungen der betreffenden Rechtseinheit durch diese Drittperson verwendet werden. Die Unterschrift der bevollmächtigten Drittperson auf der Handelsregisteranmeldung muss schliesslich nicht beglaubigt sein (Art. 18 Abs. 2 HRegV; Praxismitteilung EHRA 4/20, Ziff. 3.1.3).