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  • Thomas Oschlisniok, Partner |

Das Konzept von Shared Service Centers (SSC) wird auch in Mittelstandsunternehmen immer häufiger genutzt, um von zahlreichen SSC Vorteilen zu profitieren. Im Gegensatz zu Konzernen werden Effizienzvorteile hierbei verstärkt aus der Automatisierung und Prozessoptimierung, statt Lohnkosteneinsparung realisiert.

Verbreitung von Shared Service Centern im Schweizer Mittelstand

Das Shared Services Konzept wird immer häufiger auch von Unternehmen in der Schweiz genutzt, nicht nur in grossen Konzernen, sondern vermehrt auch im Mittelstand. Prominent wurden Shared Service Center (SSC), indem Konzerne das Konzept zur Steigerung der Prozessqualität, Erhöhung der Transparenz in den Abläufen und zur Kostensenkung etablierten. In den umliegenden Nachbarländern der Schweiz ist das SSC Konzept mittlerweile so etabliert, dass auch zahlreiche mittelständische Unternehmen von SSC Vorteilen profitieren, wie eine Studie von KPMG mit der Universität Göttingen im Detail darstellt.

KPMG-Studie belegt: Auch der Mittelstand profitiert von Shared Service Centern

Für Grosskonzerne hat sich das SSC Konzept längst bewährt. Unternehmen bündeln repetitive Prozesse und Supportfunktionen in einer organisatorischen Einheit, um die Prozessqualität und Transparenz zu erhöhen während gleichzeitig die Kosten gesenkt werden.

Eine Studie von KPMG und der Universität Göttingen zeigte, dass der deutsche Mittelstand SSCs intensiv nutzt. So haben bereits mehr als die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in Deutschland mindestens ein SSC implementiert. Davon wurden knapp fünfzig Prozent erst in den vergangenen vier Jahren eingeführt, welches die hohe Dynamik des Themas SSC unterstreicht.

Für die Studienerhebung wurden 121 Mittelständler zum Umsetzungsstatus und zu Herausforderungen des SSC-Konzepts befragt. Die Antworten zeigten, dass mittelständischen Unternehmen mit SSCs andere Ziele verfolgen als Grosskonzerne. Der Kostenaspekt spielt im Mittelstand eher eine nachrangige Rolle, sodass die überwiegende Anzahl SSCs am Stammsitz des Unternehmens realisiert werden. Es geht vielmehr darum, die Qualität der Prozesse und die Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten nachhaltig zu verbessern. SSCs werden besonders in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Informationstechnologie eingesetzt.

Darüber hinaus sind die Befragten Unternehmen zufrieden mit ihrem SSC, denn die gesetzten Ziele werden laut Umfrage grösstenteils erreicht. Verbunden mit der relativ kurzen Amortisationsdauer erweisen sich SSCs somit als ein sicheres Investitionsprojekt. Entsprechend fällt das Fazit deutlich aus. Das Thema SSC im Mittelstand wird auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen.

Erfolgsfaktoren für den Aufbau und Betrieb von Shared Service Centern im Mittelstand

Im Vergleich zu grossen Konzernen ist das SSC-Konzept im Mittelstand weniger verbreitet. Der Grund dafür liegt häufig in den Voraussetzungen und Herausforderungen für einen erfolgreichen Aufbau eines SSCs. Die Beratungspraxis von KPMG hat jedoch gezeigt, dass auch mittelständische Unternehmen ein SSC erfolgreich implementieren und von dem Konzept langfristig profitieren können.

Kosteneinsparungen ergeben sich im SSC-Konzept primär aus der Realisierung von Arbitrage-Vorteilen. Voraussetzung dafür ist, dass das SSC an einem Standort mit niedrigen Lohnkosten aufgebaut wird und die Ressourcen in den Unterstützungsfunktionen gleichzeitig reduziert werden. Bei mittelständischen Unternehmen stehen diesem Ansatz jedoch die Unternehmensgrösse, die Regionsverbundenheit und das Transaktionsvolumen häufig entgegen. Mittelständler können Vorteile aus anderen Aspekten des Konzepts ziehen.

Neben der Kostensenkung können auch Effizienzvorteile aus der qualitativen Optimierung von Strukturen und Prozessen gehoben werden. Dafür existiert eine ganze Reihe von Ansätzen, wie z. B. die Standardisierung, Zentralisierung und Harmonisierung von Prozessen und IT, die Automatisierung, und das Einsparen von Arbeitsschritten. Auch die Neustrukturierung der betroffenen Bereiche nach Prozessen statt nach Funktionen, die Benennung von Prozessverantwortlichen, oder die Einführung von einheitlichen bereichsübergreifenden Workflow-Lösungen sind Massnahmen, die der Optimierung dienen.

SSCs haben im Mittelstand ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerungen, da oftmals historisch gewachsene Strukturen dadurch aufgebrochen werden können. Die Priorisierung der qualitativen vor quantitativen Zielen (Optimierung vor Kostensenkung), macht das Konzept für kleinere Unternehmen attraktiv, ohne dass dabei die Realisierung von Skaleneffekten zu stark forciert werden müssen. Die meist geringere Anzahl an betroffenen Mitarbeitern im Vergleich zu Konzernunternehmen ermöglicht es, die betroffenen Arbeitskräfte in anderen Unternehmensbereichen einzusetzen, um so Entlassungen zu vermeiden.

Fazit

Beim Aufbau und beim Betrieb von SSCs in Konzernen sowie im Mittelstand sind unterschiedliche Faktoren zu beachten, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Für die Implementierung im Mittelstand gelten besondere Voraussetzungen für einen erfolgreichen Aufbau und Betrieb des SSC. Der Unternehmensstandort und die persönlichen Bindungen haben einen hohen Stellenwert, sodass Effizienzvorteile verstärkt aus der Automatisierung und Optimierung von Prozessen und Strukturen und nicht allein aus Kostensenkungsmassnahmen gehoben werden. Die Entwicklung der Finanzfunktion bleibt sowohl in Konzernen als auch im Mitteltand mit Fokus auf Ausbau und Optimierung bestehender Shared-Services-Strukturen spannend.

Mit unserem Fach- und Projektmanagementwissen implementieren und optimieren wir seit Jahren SSC Strukturen und helfen die Komplexität solcher Transformationsprojekte zu reduzieren, und pragmatisch und umsetzungsorientiert Lösungen effizient zu gestalten.

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